Первинна бухгалтерська документація на підприємстві: види та основні поняття. Організація використовує систему інтернет-банк із ЕЦП. Чи є первинним документом виписка, роздрукована з системи "Інтернет-банк" організацією Чи є виписка банку пер

Банківська виписка - фінансовий документ, що видається банком клієнту, що відображає стан рахунку та рух грошових коштівна ньому за певний проміжок часу.

Стаття 9 ФЗ "Про бухгалтерський облік" від 21.11.96 №129 визначає, що операції, які здійснюють підприємство, в обов'язковому порядку доказово підтверджуються. Таким доказом є банківська виписка.

Документ повинен зберігатися на підприємстві та у фінансовій установі не менше 5 років та пред'являтися представникам контролюючих органів, які здійснюють перевірку обліку в компанії.

Банківська виписка з розрахункового рахунку

Банківська виписка з розрахункового рахунку - первинний бухгалтерський документ, що доказово відображає здійснені банківські операції та рух коштів за рахунком.

Порядком ведення бухгалтерського обліку допускається отримання банківських виписок на паперових носіях або електронному вигляді. Федеральний Закон "Про електронного підписувід 06.04.11 № 63 визначає, що оцифровані файли, підписані електронним цифровим підписом, визнаються електронними документами, рівними за юридичним значенням засвідченому паперовому документу.

Ведення банківських виписок

З банківських виписок бухгалтер підприємства може звірити дані обліку з операціями, проведеними банком. Перевірка повинна проводитись у день видачі документа. У разі виявлення розбіжностей бухгалтер повинен повідомити про це банк. Витяг зберігається в архіві підприємства і служить доказом проведення розрахункових операцій при різних перевірках контролюючими органами. Отримавши витяг, бухгалтер зазвичай розносить дані до облікової програми.

Оформлення банківських виписок

Оформлення банківських виписок не регламентується стандартами. У документі обов'язково містяться:
- Назва банку;
- Реквізити;
- штамп та підпис співробітника фінансової установи;
- дата видачі банківської виписки;
- Номер документа;
- суми записів за дебетом та рахунками;
- баланс рахунку початку і поклала край періоду та інші відомості.

До банківської виписки додаються документи, що надійшли від контрагентів і послужили основою руху грошей, і навіть папери, оформлені кредитним установою.

Як отримати банківську виписку

У фінансових установах встановлено певний порядок видачі виписок. Зазвичай це відбувається у зазначений час на день, що йде за розрахунковим. Перший екземпляр документа видається клієнтам безкоштовно. При необхідності отримати банківську виписку повторно, кредитна організація може вимагати оплати своїх послуг. За бажанням клієнта, отримати документ можна в електронному вигляді. Відповідальність за отримання виписок покладено клієнта банку.

Зберігання банківських виписок

Банківська виписка оформляється у двох примірниках. Перший видається клієнту, а другий зберігається в архіві фінансової установи. Усі, не отримані клієнтами виписки, зберігаються в банку 4 місяці, а потім знищуються. В електронних базах даних кредитної організації інформація зберігається протягом 5 років. За письмовою заявою клієнта дані вилучаються з архіву, роздруковуються і видаються на паперовому носії.

Порада від Порівн.ру:При укладанні договору на банківське обслуговування клієнту варто звернути увагу на порядок видачі банківських виписок.

Банківська виписка з розрахункового рахунку – найважливіший фінансовий документ, що доказово відображає зроблені банківські операції та рух коштів за рахунком.

Грошові документи

Крім банківської виписки, до числа також належать:

• касові ордери – як прибуткові, і видаткові;
• чеки;
• квитанції про внесення грошей;
• переклади для отримання;
• талони на бензин;
• поштові марки.

Грошові документи можуть бути двох основних різновидів:

• що надають їх власнику право отримати певні суми грошей або реалізувати інші права при пред'явленні у майбутньому (наприклад, чек);
• що підтверджують фінансові чи товарні операції, вже зроблені в касі суб'єкта господарювання або на рахунку, відкритому кредитною організацією.

Поняття банківської виписки

- Це документ:

• що є точною копією записів фінансової установи про рахунок;
• має фінансовий характер;
• прихід, що відображає, і витрата власних коштівклієнта;
• видатний йому обслуговуючим відділенням на руки, в електронному вигляді або що надсилається поштою щодня або в інший установлений звітний період.

До цього документа обов'язково підлягають прикріпленню:

• документи, що надійшли від контрагентів, які послужили основою руху грошей – зарахування чи списання;
• папери оформлені установою.

Прийом та видача готівки, перерахування на рахунок проводяться кредитною організацією на підставі певних документів, наприклад:

• розрахунковий чек;
• платіжна вимога чи доручення.

Банківські виписки не мають однакового зовнішнього вигляду через різницю у застосовуваній техніці. Однак виписка банку з р/р завжди повинна відображати встановлений набір реквізитів:

• двадцятизначний номер рахунку;
• дата попередньої виписки, залишок власних коштів на момент її формування;
• реквізити документів, що підтверджують, що стали підставою для проведення банківських операцій;
• призначення скоєних платежів;
• , Яким перераховувалися, або від яких прийнято гроші;
• суми дебету та кредиту;
• залишок грошей.

Особливості формування документа

Оскільки рахунок розрахунковий, фінансова установа зберігає гроші, які належать клієнту. Тому воно вважається боржником і відображає залишок по ньому як власну кредиторську заборгованість. При цьому:

• особовий рахунок клієнта для кредитної організації є пасивним;
• зарахування та залишок грошей у банківській виписці відображено за кредитом;
• списані кошти видно за дебетом, оскільки з погляду фінансової установи факт переказу з рахунку зменшує його заборгованість перед клієнтом.

Витяг з банку є повним аналогом та повноцінною заміною регістру аналітичного обліку. Додані до витягу з банку фінансово-розрахункові документи погашаються відповідним штампом.

Якщо з вини клієнта помилково відбулося списання або зараховані, кошти підлягають переказу на рахунок 63 «Розрахунки за претензіями», а кредитна організація негайно повідомляється про цей факт для внесення змін. До наступного документа фінансова установа вносить необхідні виправлення.

Перевірка банківської виписки

Повинна проводитись у день видачі. І тому бухгалтером виробляються такі действия:

1. підбір та кріплення всіх виправдувальних документів, що стали підставами для проведення взаєморозрахунків;
2. максимально ретельна звірка всіх записів банківської виписки з прикладеними до неї первинними фінансовими документами, що дозволяє виявити незараховані або надмірно нараховані суми, непроведені або надмірно проведені платежі або достовірно встановити повну відповідність до документів-підстав;
3. у разі виявлення помилок – негайне повідомлення про цей факт уповноваженому представнику фінансової установи;
4. проставлення кодів бухрахунків кореспондентів з 51 «Розрахунковий рахунок» навпроти відповідних сум на полях банківської виписки;
5. вказівка ​​на документах, що підтверджують, порядкового номера їх відображення у виписці.

Ці дії здійснюються з метою:

• автоматизації робіт бухобліку;
• формування довідкових відомостей;
• проходження можливих перевірок;
• архівації та подальшого зберігання фінансових документів.

Правове регулювання

Статтею 9 ФЗ про бухоблік від 21.11.96 №129 встановлено, що операції, які здійснюють установа, в обов'язковому порядку доказово підтверджуються. Ця норма, як і закон загалом, не встановила чіткого переліку виправдувальних документів. Однак те, що банківські виписки належать до їх числа, незаперечно. Виписки банку за розрахунковим рахунком є ​​первинними бухгалтерськими документами, а відповідно:

1. є підставою твори бухгалтерського та податкового обліку;
2. мають доказову силу у разі, якщо складені у встановленій формі та містять обов'язкові реквізити, встановлені п.2 ст.9 ФЗ №129;
3. установа має власним коштом виготовляти їх копії на паперових носіях:

• для інших учасників господарських операцій;
• на вимогу податкових та інших контролюючих структур, судів та прокуратури.

ФЗ про діяльність банків від 02.12.90 №395-1 встановив серед іншого обов'язок фінансових установ:

• здійснювати та документувати розрахунки за нормами, стандартами та формами, встановленими ЦБ РФ (ст.31);
• зберігати інформацію про здійснені банківські операції в електронних базах даних не менше 5 років, а також забезпечувати можливість доступу до зазначених відомостей за станом на кожен окремо взятий операційний день (ст.40.1).

Сумніви щодо електронних виписок

Чи підлягає обов'язковому роздруку виписка з розрахункового рахунку? Це питання є наріжним для багатьох бухгалтерів, чиї підприємства впровадили систему електронного документообігу, наприклад:

• систему бухобліку 1C;
• «клієнт-банк» з кредитною організацією та одну з існуючих систем– з податковою та контролюючими структурами.

Ситуація посилюється безліччю факторів:

• Нормативних:

1. відсутнє законодавче положення, яке прямо заборонило або дозволило зберігати документ в електронній формі;
2. діє загальне правилост.9 ФЗ №129, відповідно до якого суб'єкт підприємництва на вимогу уповноваженої посадової особи зобов'язаний за свій рахунок виготовити та надати первинну документацію для перевірки.

• Фактичних:

1. при переході на систему інтернет-обслуговування банки масово відмовляються від видачі виписок, пропонуючи клієнтам за необхідності самостійно роздруковувати та завіряти їх;
2. електронний документообіг впроваджують зазвичай середні та великі установи, багато з яких мають не один, а кілька розрахункових рахунків, за якими щодня провадиться понад 100 операцій – паперові виписки мають відповідну довжину;
3. правила зберігання цих документів передбачають необхідність приєднувати до них як додатки документи, що підтверджують, які в більшості теж доведеться роздруковувати; весь цей оберемок паперів потрібно зшивати і зберігати, а це зайві витрати на канцтовари, утримання архіву, заробітну плату працівника.

Зміст законодавчих вимог щодо паперових та електронних документів

• П.7 ст. 9 ФЗ про бухоблік №129 дозволяє складати первинну документацію на машинних носіях.
• Ст. 93 Податкового кодексуРФ встановлено, що якщо витребовані у суб'єкта підприємницької діяльностідокументи складені у належній формі та завірені ЕЦП, він має право направити їх до органу ФНП цифровими каналами зв'язку. Податковий інспектор може вимагати ще й паперового носія лише у разі недотримання зазначених вимог щодо оформлення. Крім того, Податковий кодекс:

1. не вимагає зберігати відомості, що підтверджують господарські операції виключно на паперових носіях;
2. не містить порядку надання банківської виписки платниками податків до територіальної податкової інспекції;
3. встановлює необхідність у ситуаціях, безпосередньо їм не врегульованих, у субсидіарному (додатковому) порядку застосовувати розпорядження банківського законодавства (ст.11 НК РФ).

1. належність особового рахунку конкретній особі;
2. цільове призначення рахунку (наприклад, транзитний, депозитний).

Відповідно до названих Правил, відомості щодо особових рахунків друкуються у встановленій формі у двох примірниках:

• перший підлягає зберіганню у бухгалтерії фінансової установи;
• другий є , і призначений для видачі клієнту руки чи відправки поштою.

Витяг з банку за розрахунковим рахунком передається клієнту на паперових носіях. Клієнт-платник податків на запити контролюючих органів зобов'язаний надавати паперові банківські документи з правильно заповненими реквізитами та штампом фінансової установи, що підтверджує їхню дійсність.

ФЗ про електронний підпис від 06.04.11 №63 встановив, що оцифровані файли, підписані ЕЦП, визнаються електронними документами, за юридичним значенням, рівним власноручно підписаному паперовому документу, крім випадку, коли ФЗ обумовлено інше. Привертають увагу листи Мінфіну, які роз'яснюють можливості подання електронних банківських документів, хоча вони і не є нормативними актами.

Правова політика та нормативна база поступово рухаються у бік комп'ютеризації фінансової та податкової звітності. Про це свідчить той факт, що держава з кожним роком розширює коло осіб, зобов'язаних подавати звітність до ФНП та позабюджетних фондів в електронному вигляді. Сьогодні питання про те, чи може банківська виписка з розрахункового рахунку перебувати в оцифрованому вигляді, однозначно має на увазі позитивну відповідь.

Відсутність роздрукованих виписок надає документообіг деяку специфіку. При паперовому бухобліку банківські виписки з прикріпленими до них паперовими рахунками, виданими контрагентами для оплати, підлягають підшивці та передачі на зберігання. Електронний чи змішаний документообіг передбачає, відповідно, існування оцифрованого архіву. Однак цей процес підлягає належному оформленню локальними нормативними актами (наказ керівника, положення, інструкція), а архівні файли – засвідчення.

Підводять не лише люди, а й техніка. Може вийти з ладу сервер чи жорсткий диск. Є ще одне питання – організаційне. Особливість системи «клієнт-банк» у тому, що у разі реорганізації банківського відділення (укрупнення чи навпаки – роз'єднання), а також ліквідації філії та переведення клієнта на обслуговування до іншої, «старі» документи зникнуть із доступу. Тому потрібно подбати про регулярну (в ідеалі – щоденну) архівацію даних на зовнішній носій.

Передбачається, що організація має забезпечити досить тривале зберігання цих даних. Вони можуть будь-якої миті бути витребовані як під час перевірки власника рахунки, але й аналізу роботи контрагента. Як було зазначено, відповідно до ст. 40.1 від 02.12.1990 р. №395-1 фінансові установи зобов'язані зберігати дані про здійснені операції протягом 5 років. Організації можна відштовхуватися від цього терміну або від загального рядка позовної давності- 3 роки.

Потрібно пам'ятати, що банківська виписка завжди може бути потрібна для власних потреб або для надання податковому органу з метою проведення виїзної або зустрічної перевірки. Тому, будь то паперові чи цифрові документи, вони повинні бути завжди під рукою та впорядковані у зручну для пошуку систему.

Стаття торкнеться основних моментів, що стосуються виписки по рахунку. Для чого потрібний документ, де його брати і як отримати – далі.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Діяльність організації чи індивідуального підприємця передбачає здійснення фінансових операцій.

У банку можна взяти виписку, яка відбиває рух коштів. Як вона виглядає, як отримати і що для цього необхідно?

Що потрібно знати

У будь-якій організації дотримується касова дисципліна. Витяг з банку - це документ, який:

• є аналогічною копією відомостей фінансової організації щодо конкретного рахунку;
• носить фінансовий характер;
• відображає прихід та догляд коштів;
• видається службовцям банку особисто на руки клієнту;
• може бути в електронному та паперовому вигляді.

До цього документа обов'язково прикріплюються – документи контрагентів (зарахування, списання) та оформлені підприємством документи.

Виписка з банківського рахунку завжди різна – це залежить від техніки, що застосовується. Однак, розрахунковий рахунок завжди містить такі дані:

• номер, що складається із 20 цифр;
• дата останньої виписки;
• залишок грошей;
• реквізити документів, що підтверджують банківські операції;
• призначення платежу;
• рахунки контрагентів, яким надходять гроші або від яких надходять;
• сума дебету та кредиту.

Витяг з банку буде готовий протягом 3-х днів з моменту подачі. Деякі банки надають документ протягом кількох годин. Чинить виписка один місяць.

У виписці зазначено дату, номер документа та тип операції, коди банку та власника рахунку. При видачі бухгалтер зобов'язаний перевірити відповідність даних у виписці здійсненим операціям.

Особливості складання:

Буває, що з вини клієнта гроші списуються чи зараховуються помилково. У цьому випадку вони переводяться на рахунок 63, що має назву «Розрахунки за претензіями».

Кредитну організацію необхідно повідомити для внесення змін. У документі відображаються виправлення.

Перевірка відбувається так:

1. Підбираються та кріпляться документи, які є підставою для перерахунку.
2. Відбувається ретельна перевірка записів у виписці – виявлення помилково зарахованих коштів, правильності здійснення платежу.
3. При виявленні помилок повідомляється представник фінансової організації.
4. Проставляються коди рахунків.
5. Висвітлення на документах порядкового номера та відображення у виписці.

Перевірка та обробка даних здійснюється бухгалтером у день видачі документа. Ці дії спрямовані на:

• проведення контролю над рухом фінансів;
• автоматизацію роботи бухгалтерського обліку;
• формування відомостей для довідок;
• проходження перевірки;
• зберігання документів.

Поради:

Існують і нюанси:

• виписку необхідно оформляти у двох примірниках – для клієнта та організації;
• на роздрукованих виписках немає підписів та штампів;
• порядок видачі має право змінити лише власник рахунку.

Основні визначення

Виписка з особового рахунку	Це тип документа, що його видає банк. Містить інформацію про фінансові операції, що здійснюються за конкретним рахунком
Виписка з банківського рахунку	Документ, який видається клієнтам банку. У виписці відображається стан рахунку певний день. Також фіксується різниця між залишками фінансів на рахунку за час, що минув з моменту його оформлення
Розрахунковий рахунок	Запис, який використовує банк або інша установа для ведення обліку за грошовими операціями клієнтів
Дебет та кредит	Методологічні прийоми обліку бухгалтерії. Дебет – прихід фінансів, кредит – витрата

Призначення документа

Цілей, для яких може знадобитися виписка, безліч. Основні з них:

Завдяки виписці з банку можна відстежувати зарахування фінансів, видаткові операції та комісії банку за певні послуги.

Виписка формується на кожен рахунок, тому звернутися по неї можна будь-якого дня. Для фізичних осіб виписка може знадобитися при закритті угоди про .

Це підтверджує виконання зобов'язань перед кредитною організацією. Витяг є підтвердженням того, що рахунок закритий, претензій до клієнта немає. Також може знадобитися тим особам, які мають прострочення в банку.

Деякі посольства вимагають при оформленні візи, щоб перевірити платоспроможність людини, впевнитись у фінансовій стабільності.

Чинні нормативи

• немає необхідності зберігати дані, що підтверджують операції, у паперовому вигляді;
• немає єдиного порядку надання витягу платниками податків.

Згідно з правилами проведення бухгалтерського обліку банками, які затвердив ЦБ свої (26 березня 2007 року), банківські операції клієнтів проводяться за персональним рахунком.

Дані друкуються у кількох примірниках – для фінансової організації та клієнта. У другому випадку видається у паперовій формі.

Порядок отримання виписки за рахунком

На прохання клієнта банк повинен видати витяг за будь-який проміжок часу.

Є можливість отримати розширену виписку, в якій крім основних даних міститься інформація про назву фірми-контрагента та підставу для проведення платежу.

Банк встановив такі правила, які регламентують порядок надання документа:

• виписку можна не завіряти штампом чи підписом керуючого банку. Якщо ж вона необхідна для надання до органів податкової інспекції, то друк обов'язковий;
• при втраті виписки банк видає дублікат (платно);
• надається за будь-яким типом рахунку.

Клієнтів банку цікавить питання, де отримати витяг. Варіантів безліч, найлегший – відвідати банк. Для цього знадобиться паспорт та договір про відкриття рахунку.

Ще один варіант – оформлення інформування поштою чи через інтернет. У разі отримання документа безплатно.

Якщо рахунок прикріплений до картки, отримати виписку можна через банкомат. Єдиний мінус – дані надаються лише за останній тиждень, послуга платна.

Для цього необхідно – вставити картку та набрати пін-код, у меню вибрати пункт «отримати виписку».

Скориставшись платною послугоюінтернет-банкінгу, витяг можна отримати в будь-якому місці. Необхідно зайти в особистий кабінет, вибрати необхідний пункт та набрати період звітності. Далі надрукувати інформацію.

Щоб отримати витяг з особового рахунку, люди можуть звертатися до спеціалізованих центрів, які надають державні послуги.

Якщо населений пунктневеликий, можна відвідати місцеву адміністрацію. Громадянину необхідно надати паспорт, заяву та документи, що підтверджують право на квартиру чи будинок.

Фахівець під час перевірки документації зобов'язаний:

• ідентифікувати особу;
• перевірити повноваження заявника;
• здійснити перевірку документів на відповідність їх вимогам закону;
• встановити мету звернення.

Після прийняття заяви вона реєструється та видається номер. Вручення виписки відбувається на підпис заявника. У разі відмови у видачі документа слід пояснити причину.

Надсилання запиту до банку

Для отримання виписки з розрахункового рахунку необхідно скласти запит. Точної форми немає, проте є дані, обов'язкові до вказівки. Спочатку необхідно вказати повну назву банку.

Для фізичних осіб та індивідуальних підприємцівобов'язковим є вказівка ​​особистої інформації – ПІБ, адреса проживання.

Для юридичних осіб – назва організації та місце розташування. Ці дані вказуються зверху праворуч, на аркуші формату А-4.

Основний текст має містити причину запиту, терміни надання. Також можна зробити посилання на статтю, яка гарантує видачу документа. Після цього поставити підпис та дату.

За розрахунковим

Виписка за розрахунковим рахунком має містити такі пункти:

• номер рахунку для переказу коштів або джерела їхнього приходу;
• дата останньої виписки та залишок на рахунку на той момент;
• порядковий номер документа, на підставі якого відбувається рух коштів;
• шифр рахунку;
• залишок по дебету та кредиту.

За фінансовим особовим рахунком

Фінансово-лицьовий рахунок може відкриватися на будь-яку квартиру чи будинок, незалежно від розміру житлової площі та типу власності – приватна чи муніципальна.

Усі банківські операції з погляду бухгалтерського обліку з'являються лише тоді, коли з'являється відповідний первинний документ, оформлений відповідно до вимог обліку. Немає документа – немає операції, це аксіома бухгалтерського обліку.

Отже, первинні документи призначені оформлення операцій. Розглянемо класифікацію первинних документів. Їх зручно розділити на касові, меморіальні та інші. Із зовнішнім виглядом первинних документів можна ознайомитись у додатках. Перерахуємо їх і розглянемо їхнє основне призначення.

Касові первинні документи призначені для оформлення готівкових операцій. Основними касовими документами є:

Оголошення на внесок готівки призначене для оформлення надходження готівки від клієнтів юридичних осіб до каси банку.

Грошовий чек призначений для оформлення зняття готівки клієнтами юридичними особамиіз каси банку.

Прибутковий ордер призначений для оформлення надходження готівки від клієнтів фізичних осіб до каси банку. Служить оформлення як рублевих, і валютних платежів (валютний прибутковий ордер).

Витратний ордер призначений для оформлення зняття готівки клієнтами фізичними особамиіз каси банку. Служить оформлення як рублевих, і валютних платежів (валютний видатковий ордер).

Меморіальні первинні документи призначені для оформлення безготівкових операцій. Враховуючи банківську та економічну специфіку меморіальних документів за кількістю та різновидами набагато більше, ніж усіх інших. Меморіальний означає безготівковий. Основними меморіальними документами є:

Платіжне доручення - це безумовне доручення на перерахування коштів від платника одержувачу. Використовується для зовнішніх розрахунків у російських рублях.

Меморіальний ордер це найпростіший документ, що оформляє безготівкову операцію всередині банку рублях.

Обидві ці документи часто використовуються у своїх зведених різновидах, коли вони оформляють не одну операцію, а відразу багато, наприклад, зведене. платіжне дорученнячи зведений меморіальний ордер. Так останнім оформляється велика кількістьбанківських операцій

Крім цих документів як первинні можуть використовуватися також наступні документи:

Платіжний ордер - різновид меморіального ордера, що використовується під час операцій з неоплаченими платежами, що у картотеці банку (у позабалансовому обліку).

Акредитив – умовне доручення про здійснення платежу. Клієнт визначає умови, банк перевіряє їх виконання і якщо все здійснює платіж одержувачу.

Платіжна вимога, інкасове доручення - безумовна вимога щодо списання коштів з рахунку платника на користь отримувача. За допомогою цих первинних документів банк за дорученням та за рахунок клієнта на підставі розрахункових документів здійснює дії щодо отримання від платника платежу. Розрахунки по інкасо здійснюються на підставі платіжних вимог, оплата яких може провадитися за розпорядженням платника (з акцептом) або без його розпорядження (в безакцептному порядку), та інкасових доручень, оплата яких провадиться без розпорядження платника (в безперечному порядку).

Платіжні вимоги та інкасові доручення пред'являються одержувачем коштів (стягувачем) до рахунку платника через банк, який обслуговує одержувача коштів (стягувача). У практиці комерційних банків використовується нечасто, переважно під час оплати комунальних витрат. Активно використовується у системі Ощадного банку.

Кредитні документи - призначені для оформлення видачі/повернення кредитів, якщо не використовуються документи, описані вище (меморіальний ордер, платіжне доручення). Наприклад, розпорядження керівництва банку про видачу кредиту може виступати як безпосередній первинний документ.

Повідомлення платіжних та торгових систем – використовується також як первинні документи. Йдеться передусім про повідомлення системи SWIFT, яка використовується в основному для проведення різноманітних розрахункових операцій в іноземній валюті. Наприклад, аналогом платіжного доручення у валюті є повідомлення МТ103 (клієнтський переказ). Також основою для проведення операцій є повідомлення карткових платіжних систем (VISA, MasterCard, American Express) та торгових систем (РТС, Reuters, Bloomberg).

Різні відомості призначені для відображення групових операцій, наприклад, відомість нарахування відсотків. Є первинними документами і вимагають створення інших документів, за своєю суттю є різновидом зведених меморіальних ордерів.

До інших первинних документів можна віднести:

Меморіальний ордер видачі цінностей.

Позабалансовий ордер.

Заявка на підкріплення каси через коррахунок.

Заявка на одержання авансу для каси.

Різноманітні квитанції.

У правилах бухгалтерського обліку (№ 205-П) є перелік умовних позначень документів, який представлений нижче. Цифрові умовні позначення використовуються у самих первинних документах, відповідне поле називається вид операції.

Перелік умовних позначень (шифрів) документів, які проводяться за рахунками кредитних організацій

Умовні Найменування документів, за якими відображено позначення операції документів (шифри операцій) 1 Списано, зараховано за платіжним дорученням 2

Сплачено, зараховано на платіжну вимогу 3

Оплачений готівкою 4

Надійшло готівкою за оголошенням на внесок готівкою 5

Сплачено, зараховано на вимогу-доручення 6

Сплачено, зараховано за інкасовим дорученням 7

Оплачено, надійшло за розрахунковим чеком 8

Відкриття акредитива, зарахування сум невикористаного, анульованого акредитива 9

Списано, зараховано за меморіальним (видатковим, прибутковим касовим) ордером 10

Документи щодо погашення кредиту, крім вищезазначених 11

Документи з видачі кредиту, зарахування кредиту на рахунок, крім вищезазначених 12

Зараховано на підставі авізо 13

Розрахунки із застосуванням банківських карток 16 Списано, зараховано за платіжним ордером

Усі первинні документи мають бути оформлені строго відповідно до вимог нормативних інструкцій, без помарок та виправлень.

Первинна документація у бухгалтерії

Вітаю вас, шановні читачі, на моєму блозі!

Зазвичай, я переглядаю робочу пошту щодня, але цього тижня не зрослося, і листів назбиралося чимало. Сьогодні вирішила розібрати та тема нової статті прийшла сама собою. Будемо говорити про первинної документаціїадже це основа регістрів та важлива частина роботи бухгалтера.

Під час навчання ця тема була не найважливішою, та й важко освоювати її в теорії, але вступивши на роботу, довелося надолужувати втрачене. Давайте заздалегідь розберемо всі нюанси, щоб уникнути труднощів у майбутньому. У попередній темі ми розібрали бухгалтерські регістри, я знаю, трохи важко, але після сьогоднішньої статті стане трохи простіше.

Щоб впевнено орієнтуватися у площині первинної документації, ми розглянемо:

• Поняття та призначення первинної документації підприємства.
• Обов'язкові реквізити та допустимі зміни первинних документів.
• Групи, види, ступеня деталізації та можливі виправлення документів.
• Терміни дії та зберігання первинної документації.

Основна мета – навчитися відрізняти первинний документ від решти маси не менш важливих паперів, запам'ятати їх реквізити та види. Обіцяю, буде цікаво, приступимо!

Як правильно працювати з первинною бухгалтерською документацією

Для початківців, недосвідчених бухгалтерів та підприємців хочеться пояснити принципи роботи з первинною бухгалтерською документацією.

Документи, з якими ви працюватимете, поділяються на дві групи:

• Надійшли від будь-кого;
• Вихідні від вас.

Як працювати з документами, що надходять?

1. Визначте: чи є цей документ бухгалтерським?

Документ, що приймається до обліку повинен містити суттєву для відображення в обліку інформацію, тобто нести в собі інформацію про якусь досконалу господарську подію.

Наприклад, касовий чек «каже» про оплату будь-кому (витрата грошей), накладна – про переміщення ТМЦ (прихід-витрата) тощо. А от, наприклад, заява співробітника з проханням видати аванс без візи керівника до роботи приймати не можна .

Не є бухгалтерськими документами будь-які записки, чернетки, газетні вирізки та інше. А також документи, складені з порушенням встановлених для них правил.

2. Визначте: чи ставитися цей документ до вашої організації чи ні?

Документ, простіше кажучи, повинен мати відношення до цього підприємства, тобто в ньому мають бути реквізити саме вашої організації, або вони повинні бути виписані на вашого співробітника.

Буває, що з різних причин вам приносять документи, що не належать до цієї організації. Це, можливо, просто помилка. А може бути й так, що співробітник усвідомлено, що прагне списати з себе підзвітні суми.

Можливо ще, що документи на закупівлю ТМЦ (робіт, послуг) свідомо виписуються на це підприємство з метою отримати додаткові суми на відрахування з податків.

У випадку, якщо невідповідність між вашим видом діяльності та суттю документа впадає у вічі, то краще цей документ не брати до обліку.

Ще один момент - можливо контрагент не має підстав виписувати на вашу адресу, даний документ, тобто у вас немає з ними договірних відносин.

Наприклад, енергопостачальна організація виставила вам рахунок, не розібравшись, що споживану електроенергію оплачує інша організація, наприклад, орендодавець.

3. Перевірте реквізити.

Контрагент відповідає за правильність своїх реквізитів сам. Зараз багато підприємств використовують комп'ютерні програми і тому помилок у своїх реквізитах, як правило, не допускають, хоч і таке буває. А ось ваші реквізити варто перевіряти ще раз - у них часто можуть бути помилки.

Окремо треба сказати про рукописні документи - крім того, що в них бувають помилки, так само буває, що документ підроблений, тобто наприклад, виписані від імені неіснуючого підприємства.

Існує чи ні таке підприємство, можна перевіряти ще раз через реєстр платників податків на сайті Податкового комітету РК.

Підписи у документі мають бути справжніми, тобто саме тих людей, кому вони належать, і ці люди повинні мати право підписувати такі документи. У документах не допускається факсимільний підпис.

Друків в одній організації може бути декілька. Перевірте, чи друк на цьому документі. Наприклад, на рахунок-фактурі не повинен стояти друк із написом «Відділ кадрів».

Ще буває, що документ помилково виписаний на схожу за назвою організацію. У всіх таких випадках треба звернутися до цієї організації та вимагати переробити документ.

4. Чи була фактично скоєно подію, яка відображена в документі?

Можливо, постачальник не постачав ці ТМЦ або не надавав вам цих послуг. Або, можливо, контрагент виставив рахунок на більший ніж потрібно обсяг, ціну і відповідно суму.

Наприклад, на ваш склад не привозили вказаний у рахунку товар. Ваші спеціалісти цей документ мають акцептувати (підтвердити). У цьому прикладі це має підтвердити завсклад, підписом про отримання товару.

А ціну, обсяг та умови закупівлі треба порівняти з умовами договору. Або це має підтвердити економіст – маркетолог чи постачальник.

5. Визначте: до якого періоду належатиме документ.

Періоди можуть бути:

• поточний місяць,
• поточний квартал,
• поточний рік,
• минулий місяць,
• минулий квартал,
• минулий рік.

Від цього залежить, чи потрібно ухвалювати цей документ до обліку. Так буває і таке, що, наприклад, приносять Рахунок-фактуру за минулий період - на ваш розсуд приймати його до обліку чи ні.

Загалом, звичайно, ви зобов'язані прийняти документ до обліку, але якщо прийміть, це викличе необхідність коригувати звіти, у тому числі й податкові.

Однак якщо звіти минулого періоду поточного року (минулий квартал, минулий місяць) виправити не важко, звіти минулого року відкоригувати буває дуже важко. Вибір за вами;

Можливо, цей документ вже був (є) у вас. Тоді або це дублікат (копія), або цей документ від вас забирали для чогось і тепер повернули. Будьте обережні – не проводьте один документ двічі. Це створить подвійні обороти, тобто необґрунтовано збільшить ті чи інші суми.

6. Визначте: до якого розділу обліку належить документ.

Розділи обліку:

1. Каса,
2. Банк,
3. Матеріали,
4. Товари,
5. Основні засоби,
6. Підзвітні особи,
7. Постачальники,
8. Покупці тощо.

Як працювати з документами, що надходять

Існує регламентація документів у розділах обліку. Це можна прочитати у будь-якому підручнику бухобліку. Наприклад, Виписка банку - це документ розділу "Банк", так само називається і регістр, куди ви підшиєте цей документ.

Це просто. А ось з документами, що стосуються приходу ТМЦ, справа складніша.

Визначте, чим для вашої компанії є ТМЦ, що надійшло: матеріалом, товаром, основним засобом, нематеріальним активомчи послугою/роботою (та й таке буває)?

Матеріал- Це те, що використовується в роботі і при цьому витрачається, тобто закінчується. Наприклад, це папір, бензин, цемент та інше. Матеріал змінює свою форму: був цемент – став бетонний виріб.

Товар на відміну матеріалу не використовується в роботі, воно купується для подальшої реалізації, тобто для продажу. Це єдина його відмінність. А на практиці товаром може бути і папір, і бензин, і цемент – дивлячись, чим ми торгуємо.
Довідник товарів у програмі "1С" називається "Номенклатура".

Основний засіб- це якесь знаряддя праці, використовуване у роботі, що на відміну матеріалу не змінює своєї фізичної форми. Т. е. не закінчується і не витрачається.

Наприклад, це стіл, комп'ютер, автомобіль і т. д. І через кілька років експлуатації вони залишаться столом, комп'ютером та автомобілем. Тільки в процесі експлуатації відбувається амортизація (знос) ОС.

У програмі "1С" ОС називаються фіксованими активами.

Буває так само, на що якусь послугу (роботу) виписують документ, ніби вам продали товар. Наприклад, СТО замінило масло в двигуні вашого автомобіля, а рахунок-фактурі замість «заміна масла» пишуть «моторне масло така-то, така-то кількість, за такою то ціною».

Запитайте: а ми отримували фактично це товар на руки? Ні. Тоді - це послуга (робота) і надходити цей документ потрібно відповідним чином.

7. У який регістр (журнал) ви підшиєте цей документ?

Визначте це відразу, і бажано відразу після обробки підшийте документ на своє місце. Буває правда, що документ поки що не можна «прибрати» - він ще потребує якогось доопрацювання чи з'ясування якихось обставин. Бажано завести окрему папку для таких паперів чи окремий лоток.

Одна з найгірших недоліків, які можуть бути у бухгалтера - це лінь. Документ відкладений «на потім» може викликати масу неприємностей.

Тому краще документи обробляти якомога одразу після отримання. Документи, відкладені з об'єктивних причин, треба доопрацьовувати відразу ж як така можливість.

8. Визначте: чи будуть надалі якісь події, пов'язані з цим документом?

Деякі документи можуть у майбутньому спричинити будь-які наслідки. Наприклад, Повідомлення податкового комітету може викликати у майбутньому неприємні наслідки: арешт рахунку тощо. Тому з такими документами потрібно зайнятися негайно, відклавши всі інші справи.

Бувають також документи, які можуть мати неприємні наслідки після вашого підтвердження їх правильності. Наприклад, Акт звірки із зазначенням вашої кредиторської заборгованості - це може бути підставою для подання позову до суду проти вашої компанії.

Тому якщо не впевнені, краще залиште подібні документи на розсуд керівника. Інші документи можуть вимагати отримання інших документів.

Наприклад, накладні на прихід товару без рахунок-фактури. Можливо, так встановлено, що ваш контрагент пізніше виставить вам загальну рахунок-фактуру за певний період чи обсяг товару.

У такому разі ці накладні треба збирати і відразу після закінчення періоду або отримання обумовленого обсягу нагадати постачальнику про рахунок-фактуру.

Тут же слід згадати про таке: бухгалтер має контролювати своєчасне отримання необхідних документів.

Документи, про очікуване надходження яких ви знаєте, треба вимагати від контрагента чи відповідального співробітника у разі не отримання у встановлені терміни.

Джерело: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Первинні документи у бухгалтерському обліку

Підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку є первинні документи.

Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, відповідно до Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності Російської Федерації, Затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 № 34 н (в ред. Від 26.03.2007 № 26н)

При необхідності до типового бланку можуть бути включені додаткові рядки, графи, але всі реквізити, передбачені затвердженою формою, повинні бути збережені. Зміни, що вносяться, повинні бути оформлені відповідним наказом (розпорядженням).

Не підлягають зміні лише бланки документів щодо обліку касових операцій згідно з Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженим Постановою Держкомстату Росії від 24.03.1999 № 20.

У формах, затверджених Держкомстатом Росії, передбачені зони кодування інформації, що заповнюються відповідно до загальноросійських класифікаторів.

Коди, за якими немає посилань на загальноросійські класифікатори (наприклад, графи з назвою «Вид операції»), призначені для узагальнення та систематизації інформації при обробці даних засобами обчислювальної техніки та проставляються системою кодування, прийнятої в організації.

Крім того, до обліку приймаються самостійно розроблені малим підприємством форми, що містять відповідні обов'язкові реквізити, передбачені Федеральним законом "Про бухгалтерський облік".

Самостійно розробляти можна лише ті документи, які не містяться в альбомах уніфікованих форм.

Реквізити первинних облікових документів

До обов'язкових реквізитів первинних облікових документів належать:

• Назва документу;
• дата його складання;
• найменування організації, від імені якої складено документ;
• зміст господарської операції у натуральному та вартісному вираженні;
• найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особисті підписи вказаних осіб.

Своєчасне та якісне оформлення первинних облікових документів, їх передача до бухгалтерії у встановлені терміни для відображення в обліку, а також достовірність даних, що містяться в них, забезпечуються особами, які склали та підписали ці документи.

Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, затверджується керівником організації за погодженням із головним бухгалтером.

Документи, якими оформлюються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером. Замість керівника та головного бухгалтера у первинних документах можуть розписуватися інші посадові особи, але їх перелік має бути затверджений керівником організації та погоджений з головним бухгалтером.

Первинний документ - це письмове свідоцтво вчинення господарської операції (оплати товару, видачі готівки під звіт тощо) і має бути складено в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення.

Види документів

Усі первинні документи можна поділити на такі групи:

1. організаційно-розпорядчі;
2. виправдувальні;
3. документи бухгалтерського оформлення

Організаційно-розпорядчі документи – це накази, розпорядження, вказівки, довіреності тощо. Ці документи дозволяють проведення тих чи інших господарських операцій.

До виправдувальних документів належать накладні, вимоги, прибуткові ордери, акти приймання тощо. Ці документи відображають факт проведення господарської операції та інформація, що міститься в них, заноситься в облікові регістри.

Деякі документи є водночас і дозвільними, і виправдувальними. До них відносяться, наприклад, видатковий касовий ордер, платіжна відомість тощо.

Графік документообігу у створенні

Для правильного ведення первинного обліку розробляється та затверджується графік документообігу, в якому визначаються порядок та строки руху первинних документів усередині підприємства, надходження їх до бухгалтерії.

Первинні документи, що надходять до бухгалтерії (бухгалтера) повинні бути перевірені:

• за формою (повнота та правильність оформлення документа, заповнення реквізитів);
• арифметично (підрахунок сум);
• за змістом (зв'язок окремих показників, відсутність внутрішніх протиріч).

Облікові регістри

Після приймання інформація з первинного документа переноситься в облікові регістри, а на самому документі робиться відмітка, щоб унеможливити його подвійне використання (наприклад, проставляється дата запису в обліковий регістр).

Облікові регістри- це спеціально пристосовані аркуші паперу для реєстрації та групування облікових даних. Ведуться у спеціальних книгах (журналах), окремих листах і картках, як машинограм, отриманих під час використання обчислювальної техніки, і навіть на магнітних стрічках, дисках, дискетах та інших машинних носіях.

Господарські операції повинні відображатися у регістрах бухгалтерського обліку в хронологічній послідовності та групуватися за відповідними рахунками бухгалтерського обліку.

На вигляд облікові регістри є:

1. книги (касова, головна);
2. картки (облік основних засобів, обліку матеріалів);
3. журнали (вільні чи розграфлені листи).

За видами записів регістри поділяються на:

1. хронологічні (реєстраційний журнал);
2. систематичні (головна книга рахунків);
3. комбіновані (журнальні ордери).

За ступенем деталізації інформації, що міститься в облікових регістрах, вони бувають:

1. синтетичні (головна книга рахунків);
2. аналітичні (картки);
3. комбіновані (журнали-ордери).

Записи в первинних документах повинні проводитися засобами, що забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого їх зберігання в архіві.

Первинні та зведені облікові документи можуть складатися на паперових та машинних носіях інформації. У разі організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях інших учасників господарських операцій, і навіть на вимогу органів, здійснюють контроль відповідно до законодавством Російської Федерації, суду і прокуратури.

Для здачі в архів документи підбираються в хронологічному порядку, комплектуються, переплітаються та підшиваються до папок. Здача документів до архіву супроводжується довідкою.

При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку має забезпечуватися їхній захист від несанкціонованих виправлень. Виправлення помилки у регістрі бухгалтерського обліку має бути обґрунтовано та підтверджено підписом особи, яка внесла виправлення, із зазначенням дати виправлення.

Особи, отримали доступом до інформації, що у регістрах бухгалтерського обліку й у внутрішній бухгалтерської звітності, повинні зберігати комерційну таємницю. За її розголошення вони відповідають, встановлену законодавством Російської Федерації.

Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах. Відповідно до ст. 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» не допускається внесення виправлень до касових та банківських документів.

До інших первинних облікових документів виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що має бути підтверджено підписами тих самих осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.

Той реквізит первинного документа, який підлягає виправленню, закреслюється чіткою, але тонкою рисою, таким чином, щоб було видно початкове значення (зміст) реквізиту, що виправляється. Поруч від руки робиться позначка «Виправленому вірити», і виправлення засвідчується підписом особи, яка внесла виправлення, із зазначенням прізвища та ініціалів.

Термін зберігання первинних облікових документів

Відповідно до ст. 17 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» організації зобов'язані зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом термінів, що встановлюються згідно з правилами організації державної архівної справи, але щонайменше п'ять років.

Відновлення первинних документів

Законодавство про бухгалтерський облік не містить чітко встановлених правил, що регламентують порядок відновлення первинних документів у разі їхньої втрати.

У низці нормативних актів визначено лише терміни зберігання первинних облікових документів. Законодавством не встановлено, що має зробити організація у разі втрати документів з причин, що не залежать від неї. У Листі УМНС Росії по м. Москві від 13.09.2002 № 26-12/43411 керівнику організації рекомендується у разі зникнення або загибелі первинних документів:

• призначити наказом комісію з розслідування причин зникнення, загибелі первинних документів, для участі в якій за необхідності запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду;
• вжити заходів щодо відновлення первинних документів, які підлягають відновленню та зберіганню протягом встановленого законодавством строку. Наприклад, копії виписок про рух грошових коштів за рахунками в банках можна отримати у банків, у яких відкрито рахунки організації; договори, акти, накладні можна запросити у контрагентів тощо.

Але не завжди можна отримати дублікати всіх втрачених документів, наприклад, за наявності великої кількості контрагентів через відсутність постачальників (покупців) за раніше відомими адресами або через відсутність таких контактів. Таким чином, з об'єктивних причин організація зможе відновити всі втрачені первинні документи.

Практичне питання: що робити у цьому випадку? Чи слід повідомити податковий орган?

На думку низки фахівців, повідомити податкову інспекцію необов'язково, тим більше що це не допоможе уникнути можливої ​​відповідальності, а відсутність первинних документів може загрожувати штрафом відповідно до ст. 120 НК РФ.

У цьому випадку платник податків може вибрати три варіанти дій:

1. По можливості відновити втрачені документи (хоч би частково).
2. Здійснити виправні записи щодо не підтверджених документально витрат та відобразити виправлення в уточненій декларації з податку на прибуток за звітний рік, адже не підтверджені документально витрати у податковому обліку витратами не визнаються.
3. Дати можливість представникам податкового органу у разі податкової перевіркивизначити суми, що підлягають сплаті до бюджету, розрахунковим шляхом на підставі наявних у платника податків даних, а також на підставі даних про інші аналогічні платники податків (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Вилучення первинних документів

Можуть вилучатися лише органами дізнання, попереднього слідства та прокуратури, судами, податковими органамита органами внутрішніх справ на підставі їх постанов відповідно до законодавства Російської Федерації.

Листом Мінфіну РРФСР від 26.07.1991 №16/176 затверджено Інструкцію про порядок вилучення посадовою особою державної податкової інспекції документів, що свідчать про приховування (заниження) прибутку (доходу) або приховування інших об'єктів від оподаткування, у підприємств, установ.

Головний бухгалтер або інша посадова особа організації має право з дозволу та у присутності представників органів, які проводять вилучення документів, зняти з них копії із зазначенням підстави та дати вилучення.