Відомості про водія у дорожньому листі. Порядок та правила заповнення дорожніх листів. Хто має видавати дорожні листи водіям. Поняття та необхідність дорожніх листків

дуже частостають об'єктами перевірки як з боку податкових органів, а й внутрішніх аудиторів. Адже на їх підставі бухгалтер здійснює списання витрат на поїздки співробітників компанії, на паливо, ремонт та запасні частини, а також нараховує заробітну плату водія та компенсаційні виплати, якщо працівник використовує свій автомобіль у процесі роботи.

При оформленні слід пам'ятати, що для легкових та вантажних автомобілів передбачені різні форми дорожніх листів. Вони були затверджені Мінтрансом Росії у Наказі №457. У 2019 році наказ зазнав чергових змін.

Варто зазначити, що підприємства можуть, але не повинні застосовувати затверджені форми документів. Про це має бути сказаноу затвердженій організації. Компаніям законодавство дозволяє самостійно розробляти бланки.

Єдиною умовою при цьому є наявність обов'язкової інформації, а саме:

• назва документу;
• порядковий номер;
• інформація про період, на який виписаний дорожній лист;
• інформація про власника автомобіля;
• дані автомобіля, тобто. його тип та модель, державний номер;
• інформація про кілометр на початок та кінець робочого дня;
• дата та час, у який автомобіль залишив паркування та у який повернувся;
• особистий підпис та його розшифровка співробітника, що контролює кілометраж автомобіля та час його роботи;
• відомості про водія;
• відмітка лікаря про огляд водія;
• відмітка про те, що автомобіль перед початком роботи пройшов технічний контроль, із зазначенням дати та часу проведення такої перевірки;
• особистий підпис та його розшифрування співробітника, що випускає автомобіль на виїзд.

Обов'язкові реквізити

Про те, що механік повинен контролювати технічний стан автомобіля перед кожним рейсом, було зазначено Мінтрансом Росії ще у 2014 році. Однак необхідного реквізиту в дорожньому листі не було, що дозволяло організаціям безкарно ігнорувати цю вимогу. Тепер же цей реквізит став одним із обов'язкових.

Потрібно вказувати точну інформацію про власника ТЗ. Юридичні особи тепер вказують ОГРН, ІП - ОГРІП. Друк та штамп у заголовній частині – більше не обов'язкові реквізити.

Уніфіковані бланки вже розроблені та затверджені. Компанії ж, які їх не використовують, повинні доопрацювати свої документи щодо відповідності новим вимогам.

Постійні суперечки ведуться з приводу того, які ж компанії повинні дотримуватися вимог Мінтрансу – транспортні або всі організації, які мають автомобілі. Думка міністерства однозначна. Його вимоги поширюються абсолютно на всеюридичні особи та індивідуальних підприємців, навіть якщо автомобіль використовується керівництвом лише для управлінських потреб.

Якщо компанія не дотримується цієї вимоги, то їй загрожує адміністративний штраф у сумі 30000 руб., і навіть витрати на паливо може бути виключені з бази оподаткування при розрахунку податку на прибуток.

Співробітник, якому доручено проведення контролю за технічним станом автомобіля перед початком його роботи, повинен мати відповідну атестацію. Як правило, він є механіком чи водієм. Якщо в компанії немає такої посади, то поставити потрібну позначку можна в сервісному центрі, з яким доведеться укласти договір обслуговування наявного автопарку.

Спеціальну підготовку може пройти, наприклад, і сам індивідуальний підприємець, якщо його діяльність пов'язана із перевезеннями.

Якщо під час проведення передрейсового контролю було виявлено поломку, то відмітку в дорожньому листі ставити не потрібно, а автомобіль до виїзду не допускається.

Згідно з діючими правилами, дорожній лист повинен виписуватися на кожен транспортний засіб, що виїжджає, навіть якщо це автонавантажувач і працює він у межах складу. Назва бланка має містити тип автомобіля. Йдеться про легковий автомобіль або вантажний.

Крім форми використовуваного дорожнього листа в обліковій політиці має бути зазначено, яким чином проводиться присвоєння номерів бланкам. Пов'язано це з тим, що законодавство вимагає вести облік видачі путівок у спеціалізованому , де протягом року має дотримуватися наскрізна нумерація. Однак, за наявності в компанії декількох типів транспортних засобів, допускається нумерація листів для легкових автомобілів відокремлено від вантажних.

Період, на який видається аналізований бланк, залежить від діяльності компанії. Якщо це транспортна компанія, вона видає його терміном на один робочий день. Виняток становлять відрядження. У цьому випадку дорожній лист діє на весь період службової поїздки.

Для решти фірм жорстких обмежень немає. Вони можуть оформляти документ щодня, а можуть оформити його на місяць. Причому календарний місяць – це максимальнийтермін, який він видається.

Механік або водій, який має відповідні повноваження, повинен завіряти дату та час виїзду та повернення, кілометраж на початок та кінець робочого дня своїм підписом. Підпис обов'язково повинен мати письмове розшифрування або штамп із цією інформацією.

З 2019 року якщо однією машиною можуть виїжджати кілька співробітників, то дорожній лист видається кожному водієві. У такій ситуації дата, час виїзду та показання приладу, що враховує пробіг, вносяться до дорожнього листа водія, який виїжджає з гаража першим, а дата та час прибуття та кілометраж наприкінці робочого дня – до дорожнього листа водія, який повернув автомобіль на місце паркування.

З 2019 року термін "постійна стоянка" замінили на "парковку". Інформація про медичний огляд більше не засвідчується штампом.

Співробітники, яким видаються дорожні листи, повинні бути оглянуті лікаремна початок роботи. Він має завірити лист своїм підписом. Післярейсовий огляд передбачений лише для водіїв, які здійснюють перевезення пасажирів чи небезпечних вантажів.

Ця вимога практично часто порушується, т.к. далеко не кожна компанія може дозволити собі мати посаду медичного працівника у штатному розкладі. Однак, відсутність зазначеної позначки є серйозним порушенням. Щоб уникнути його, керівнику необхідно укласти договір на медичне обслуговування із спеціалізованою організацією.

Таблична частина дорожнього листа призначена для внесення інформації про маршрут працівника. Сюди вносяться дані про місце призначення, час прибуття та виїзду звідти. Причому доцільною є вимога про те, щоб запевняли ці дані відповідальні особи.

Наприклад, автомобіль торгової компанії був направлений із партією вантажу для доставки її до роздрібних магазинів. У цьому випадку директори магазинів повинні підписувати дорожній лист при прибутті до них машини. Цей захід є додатковою функцією контролю, що дозволяє перевіряти пробіг, час роботи, також він підтверджує виробничий характер витрат, що враховуються за цим документом.

У дорожньому листі також вказується інформація про рух палива. На його підставі виробляється. Ця ділянка бухгалтерського обліку завжди була об'єктом пильної уваги з боку різних перевіряльників. І досить часто податкові органи вилучали дорожні листи, а точніше витрати на пальне, з розрахунку податку на прибуток у зв'язку з їхньою некоректністю, що вело до штрафних санкцій та нарахування пені.

Як було зазначено вище, реєстрація виданих дорожніх листів повинна вестись у спеціалізованому журналі. Зазвичай цей журнал складається за календарний рік, т.к. з нового року нумерація починається наново. Зберігатися він повинен, як і вся документація, у тому числі дорожні листи протягом 5 років.

Цього року чинними залишаються Положення федерального законодавства, що дозволяють юридичним особам з організаційно-правовою формою ТОВ та АТ взагалі не користуватися печаткою. Якщо керівництво таких компаній приймає відповідне рішення, воно має бути зафіксовано в їх статуті.

Таким чином, якщо у статуті організації зазначено, що компанія не використовує друк, то вона не ставиться на жодному документі такої організації. Якщо ж компанія приймає рішення про використання печатки, то її необхідно ставити лише на тих документах, на яких законодавство передбачає цей обов'язок.

Отже, Мінтранс Росії, прийнявши на початку року зміни до Наказу №152, просто усунув існуючі розбіжності між його положеннями та наведеними вище нормами. Зокрема, коригування торкнулися п. 12 Наказу, з якого було виключено згадку про штамп та печатку організації, яка є власником автомобіля. Вважається, що дані, що вказуються в бланку дорожнього листа про компанію, цілком достатньодля ідентифікації власника.

Законами регулюється лише мінімальна кількість інформації, яка має бути наведена в бланку, що розглядається. Тому компанія може ухвалити рішення про те, що вона ставить свій друк на дорожньому листі. Помилкою це не буде. Тільки це рішення потрібно зафіксувати у своїй обліковій політиці. І треба пам'ятати, що податкові інспектори не мають права виключати витрати за такими дорожніми листами з бази оподаткування.

Новий бланк 2019 року

Коригування, які були внесені до Наказу Мінтрансу Росії, вимагали зміни затвердженої форми дорожнього листа. Компанії та індивідуальні підприємці повинні доопрацювати бланки, щоб утримували всі обов'язкові дані.

Так, необхідно передбачити місце для заповнення відомостей про технічний стан автомобіля перед роботою та після неї, власником ТЗ, ОГРН та ОГРІП. При цьому позначка ставиться із зазначенням дати та часу, а також підписом відповідального співробітника та її розшифровкою.

Логічним з точки зору наочності та перевірки коректності є внесення даних про технічний стан автомобіля в табличній формі. Приклад такої таблиці наведено нижче.

Дорожні листи посадові особи компанії можуть оформляти за допомогою комп'ютера, а можуть заповнювати і руки. Законодавство допускає обидва варіантиоформлення. Основна вимога – це наявність усіх даних, які перераховані у Порядку оформлення дорожніх листів. У 2019 році дорожні листи оформляють на день або термін, не більше одного місяця.

Якщо співробітники фірми використовують свої автомобілі у службових цілях, то компаніям рекомендується оформляти дорожні листи, інакше податкові інспектори при черговій перевірці можуть порахувати, що вона не нарахувала компенсації за використання особистого транспортного засобу працівника внески на пенсійне забезпечення та соціальне страхування.

Через війну їй загрожує як донарахування зазначених виплат, а й пені, і . У такій ситуації позиція перевіряльників однозначна: відсутність дорожнього листа говорить про те, що автомобіль не був використаний для здійснення основної діяльності фірми, а співробітник отримав заробітну плату, яка, у свою чергу, має оподатковуватись внесками у позабюджетні фонди. У такій ситуації компанії залишається тільки звернутися до суду.

Аналіз арбітражної практики показує, що коректність дорожнього листа – це гарантія для фірми відстояти свою позицію. А ось недбалість в оформленні з великою часткою ймовірності призведе до задоволення вимог податкової інспекції або перевіряючих з боку позабюджетних фондів, адже некоректно оформлений дорожній лист вважається неповноцінним, а отже, він не може підтвердити виробничий характер поїздки.

Такий документ вилучається з обліку, а витрати по ньому відновлюються з бази оподаткування, що в кінцевому підсумку призводить до донарахування податку на прибуток, а в деяких випадках - до відмови у відрахунку з податку на додану вартість.

Неповноцінним може бути визнаний дорожній лист, навіть якщо в ньому були зазначені всі необхідні реквізити, але, наприклад, не було вказано маршрут руху. У такій ситуації позиції суддів усіх інстанцій сходяться на тому, що за таким дорожнім листом не можна підтвердити коректність списання палива, тому такі витрати не можуть бути включені до розрахунку з податку на прибуток.

Інструкція із заповнення дорожнього листа в 1С Бухгалтерія представлена ​​нижче.

У цій статті докладно розглянемо, як необхідно заповнювати Дорожній лист легкового автомобіля (форма №3).

!!! УВАГА!!! У разі неправильного заповнення дорожніх листів витрати організації на придбання ПММ можуть бути не визнані під час проведення податкової перевірки.

Вступ
Досі документом, яким слід було керуватися при оформленні колійних листів, служила Постанова Держкомстату Росії №78 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин та механізмів, робіт в автомобільному транспорті» (далі Постанова Держкомстату від 28.11.78 №78 ). Щоправда, поширюється ця ухвала лише на юридичні особи.

Усього, для юридичних осіб усіх форм власності, які здійснюють діяльність, пов'язану з експлуатацією будівельних машин або автомобільного транспорту, затверджено вісім уніфікованих форм дорожніх листів.
По обліку роботи будівельних машин та механізмів:
- дорожній лист будівельної машини (форма №ЕСМ-2).

По обліку робіт в автомобільному транспорті:
- дорожній лист легкового автомобіля (форма №3);
- дорожній лист спеціального автомобіля (форма №3спец);
- дорожній лист легкового таксі (форма №4);
- дорожній лист вантажного автомобіля (форма №4-С);
- дорожній лист вантажного автомобіля (форма № 4-П);
- дорожній лист автобуса (форма №6);
- дорожній лист автобуса незагального користування (форма №6 спец).

Тому пізніше було випущено Наказ Мінтрансу Росії №68, який діяв щодо індивідуальних підприємців. Форми дорожніх листів, наведені у ньому, відрізнялися від встановлених Держкомстатом для юридичних.

Для індивідуальних підприємців було затверджено такі форми дорожніх листів:
- дорожній лист вантажного автомобіля індивідуального підприємця (форма №ПГ-1);
- дорожній лист автобуса індивідуального підприємця (форма №ПА-1);
- дорожній лист легкового автомобіля індивідуального підприємця (форма №ПЛ-1).

Проте цей документ втратив чинність згідно з п.2 Наказу Мінтрансу Росії №152.
Наказ Мінтрансу Росії №152встановлює лише обов'язкові реквізити та порядок заповнення дорожніх листів, але наведені у ньому правила поширюються як на юридичні особи, так і на індивідуальних підприємців.
Тепер у самостійно розробленій формі мають бути такі реквізити, передбаченіНаказом Мінтрансу Росії №152:
- найменування та номер;
- термін дії дорожнього листа;
- відомості про власника (власника) транспортного засобу;
- відомості про транспортний засіб;
- відомості про водія.

Крім того, у дорожньому листі повинні фіксуватися дата (число, місяць, рік) та час (години, хвилини) проведення передрейсового та післярейсового медичного огляду водія. Вказівки таких подробиць не вимагали ні уніфікованих форм, наведених у Постанові Держкомстату Росії №78, ніНаказ Мінтрансу Росії №68. Юридичним особам необхідно поруч із підписом медичного працівника вказати час проведення огляду. До речі, цей підпис обов'язково має розшифровуватися.

Заповнення лицьового боку
Для наочності, заповнювати дорожній лист будемо наступними даними:

Дані для заповнення
Організація:ТОВ «Автолідер»
Автомобіль:ГАЗ 3110
Держ. номер:у082ее01
Водій:Іванов Олександр Романович
Механік:Васильєв Сергій Миколайович
Диспетчер:Солдатов Андрій Васильович
Залишок палива перед виїздом: 10 л.
Пробіг за час дії дорожнього листа: 163 км.
Заправка палива за час дії дорожнього листа: 40 л.

Поля лицьової сторони:
Номер документа – це один із обов'язкових реквізитів, який необхідно заповнити. Нумерація документів розробляється організацією (наприклад: 0000026 або ПЛ00037) і не повинна повторюватися.
Серія – вказується в тому випадку, якщо бланки дорожніх листів надруковані друкарським способом.
Дата – це теж один із обов'язкових реквізитів, який необхідно заповнити.Допускається видача будь-якого дорожнього листа на день або термін, що не перевищує одного місяця. Якщо дорожній лист виписується на кілька днів, тоді необхідно вписати період (наприклад: 17-24.10.2011).
Організація - Заповнюється найменування, адреса, телефони організації в чиєму розпорядженні знаходиться автомобіль (у нашому прикладі ТОВ «Автолідер»).
Код ДКПО - Заповнюється код (Загальноросійського класифікатора підприємств і організацій) присвоєний організації.
Марка автомобіля - Заповнюється марка автомобіля (у нашому прикладі ГАЗ 3110). Якщо автомобіль знаходиться в оренді, тоді бажано вказати договір оренди (номер, дата та власника автомобіля) (наприклад: за договором оренди № 256-А від 15.03.2009р. з ТОВ «Автолідер»).
Державний номерний знак - Держ. номер автомобіля (у нашому прикладі у082ее01).
Гаражний номер - Заповнюється в тому випадку якщо в організації на балансі кілька машин. При цьому, замість гаражного номера можна записати інвентарний номер автомобіля як основного засобу.
Водій - ПІБ водія (у нашому прикладі Іванов А. Р.).
Табельний номер - табельний номер співробітника, привласнений йому в організації.
Посвідчення № - Номер посвідчення водія водія.
Клас – клас водія.
Ліцензійна картка, вид, серія – нині ліцензії видаються лише на комерційні перевезення пасажирів понад 8 осіб. Тому в Дорожньому листі легкового автомобіля (форма №3) ці поля не заповнюються.
У розпорядження - У чиє розпорядження представляється автомобіль (у нашому прикладі ТОВ «Автолідер»).Якщо машина передана в оренду або для надання послуг сторонній особі (юридичній чи фізичній), то вказується найменування (прізвище) цієї особи. Якщо дорожній лист виписується терміном більше одного дня, то, швидше за все, вказати конкретного користувача буде неможливо, оскільки таких осіб може бути багато. В цьому випадку по даному рядку доцільно вказувати назву самої організації ( у нашому прикладі ТОВ «Автолідер»), а розшифровку прізвища конкретного користувача наводити на звороті аркуша у графі «Підпис особи, яка користувалася автомобілем».
Адреса подачі – адреса, куди має прибути автомобіль для подальшої роботи.
Час виїзду з гаража - Заповнюється час виїзду з гаража. Якщо дорожній лист видається на кілька днів, тоді бажано, крім часу виїзду, вказувати ще й дату.
Диспетчер-нарядник – підпис та ПІБ диспетчера, який видає завдання водієві (у нашому прикладі Солдатов А. В.).
Механік - підпис та ПІБ механіка випускає автомобіль на лінію (у нашому прикладі Васильєв С. Н.). Перед виходом на лінію автомобіль повинен пройти перевірку основних агрегатів на працездатність. Цю перевірку має проводити механік. Якщо всі агрегати працюють нормально, він підписує дорожній лист.
У свою чергу, водій розписується в тому, що прийняв автомобіль у справному стані.
Час повернення до гаража - Заповнюється час повернення в гараж. Якщо дорожній лист видається на кілька днів, тоді бажано, крім часу виїзду, вказувати ще й дату.
Диспетчер-нарядник – підпис та ПІБ диспетчера, що підтверджує своїм підписом час прибуття в гараж. Так само диспетчер робить необхідні позначки (запізнення, очікування, простої в дорозі, заїзди в гараж та інше) (у нашому прикладі Солдатов А. В.).
Автомобіль здав водій – підпис та ПІБ водія в тому, що він автомобіль здав.

У правій нижній частині лицьової сторони дорожнього листа наводиться інформація щодо руху пального:

Марка пального - Заповнюється марка палива яким заправляється автомобіль.
Видано за заправним листом – має вказуватися кількість пального, виданого у самій організації (якщо має запаси палива чи своя заправна станція). Але на практиці зазвичай заносять дані про заправку на сторонніх АЗС.
Залишок пального при виїзді – кількість пального, що знаходиться в баку автомобіля перед виходом на лінію.
Залишок пального при поверненні - кількість пального автомобіля, що знаходиться в баку, після повернення в гараж.
Витрата за нормою – кількість палива, що витрачається цим транспортним засобом на підставі Методичних рекомендацій «Норми витрати палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті» (додаток до розпорядження Мінтрансу Росії від 14.03.2008 р. №АМ-23-р) (далі – Методичні рекомендації). Якщо у представленому в Методичних рекомендаціях переліку автомобіль вашої організації відсутній, то норматив можна визначити за технічно близьким транспортним засобом (приблизні габарити, однаковий об'єм двигуна, схожі технічні характеристики тощо).
Витрата за нормою розраховується за такою формулою:
Витрата за нормою = Пробігх Норма витрати пального / 100 .
Витрата за фактом – кількість палива витраченого за час роботи по колійному листу та розраховується таким чином:
Витрата за фактом = кількість пального перед виїздом + кількість заправленого пального - кількість пального при поверненні.
Показ спідометра при поверненні в гараж - Показ спідометра при поверненні.
Механік фіксує та підтверджує підписом час повернення, показання спідометра та рух пального.
Економія - Якщо витрата палива за фактом менша, ніж витрата палива за нормою, тоді заповнюємо це поле.
Перевитрата - Якщо витрата палива за фактом більша, ніж витрата палива за нормою, тоді заповнюємо це поле.
Мед. сестра – підпис та ПІБ медичного працівника, що допускає водія в рейс.
Під підписом медичного працівника ставиться печатка організації.

Заповнення зворотного боку
Слід зазначити, що як в уніфікованій формі, так і самостійно розробленій формі дорожнього листа інформація про конкретне місце проходження автомобіля є обов'язковою. В іншому випадку, дорожній лист, що не містить інформацію про місце проходження автомобіля, не є підтвердженням вироблених платником податків витрат на придбання ПММ.

Поля оборотної сторони:
Номер по порядку – Усі поїздки машини повинні записуватися під окремим номером.
Код замовника – Якщо автомобіль надає комерційні послуги, то з метою ідентифікації клієнтів у цьому графі відображається їхній код.
Однак, якщо дорожній лист виписаний на кілька робочих днів, у даній графі доцільно заносити дати поїздок.
Місце відправлення – Адреса місця, звідки машина вирушила. Бажано для більшої обґрунтованості поїздки вказувати ще й організацію з якої машина відправлялася.
Місце призначення – Адреса місця, куди машина вирушила. Бажано для більшої обґрунтованості поїздки вказувати ще й організацію, в яку дана машина відправлялася.
Час виїзду - Час виїзду із місця відправлення. Якщо дорожній лист виписується на день, тоді можна вказувати лише час виїзду з гаража (стоянки). Якщо ж він виписаний більш ніж на добу, то бажано вказувати час кожної поїздки.
Час повернення - час приїзду до місця призначення. Якщо дорожній лист виписується на день, то можна вказувати лише час повернення в гараж (на стоянку). Якщо ж він виписаний більш ніж на добу, то бажано вказувати час кожної поїздки.
Пройдено - Вводяться дані про пройдену відстань (причому доцільно вказувати по кожній поїздці).
Підпис особи, яка користувалася автомобілем - У цій графі розписується особа, яка користувалася автомобілем.

Щоб чітко розуміти, кому і навіщо потрібен дорожній лист, слід розібратися, що являє собою цей документ, для яких цілей використовується, і який загрожує штраф за відсутність дорожнього листа у 2019 році.

Цей документ дозволяє людині перебувати за кермом автомобіля, містить всю необхідну інформацію про авто та водія.

Використовуючи шляховий лист, фірми та організації мають можливість контролювати роботу водія, витрати пального, а також прораховувати пробіг автомобіля за його допомогою.

Дорожній лист - це документ, який дає право водієві керувати машиною. Він містить інформацію про:

• організації, що видала дорожній лист;
• водію, який керує цим транспортним засобом;
• автомобільний засіб;
• маршруті, яким слідує автомобільний засіб.

Використовуючи дорожній лист, підприємство веде облік:

• роботи водія;
• витрати паливно-мастильних матеріалів;
• пробігу транспортного засобу

З 2013 року організаціям надано можливість самостійно розробляти формат дорожнього листа. При цьому у ньому мають відображатися обов'язкові реквізити, встановлені ст. 9 закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ, та наказом Мінтрансу РФ від 18.09.2008 № 152.

Не заборонено використовувати уніфіковану форму документа, затверджену Держкомстатом РФ №78.

З цього слідує висновок, що фірми та організації мають право самостійно вирішувати, яку форму дороговказного листа ним використовувати — затверджену державою або складену особисто, але відповідну всім вимогам.

На даний момент терміни зберігання дорожніх листів прописані в таких документах:

1. Наказ Міністерства транспорту РФ № 152 від 18.09.2008 року.
2. Наказ Міністерства культури РФ № 558 від 25.08.2010 року.

Відповідно до першого наказу, ПЛ може зберігатися не менше 5 років. Це означає, що за бажанні, будь-яка організація має право збільшити цей термін.

У наказі Мінкультури уточнюється, що зберігання підводного човна допускається терміном на 5 років, але за умови контролю або перевірки регулюючим органом протягом цього часу.

З вищевикладеного стає ясно, що якщо протягом 5 років перевірки не було, то використовувати дорожні листи фірма не має права.

ПЛ відноситься до первинного документа, тому термін його зберігання також встановлюють:

1. Податковий кодекс РФ.
2. Закон про бухоблік № 402 від 04.11.14.

У Податковому кодексі йдеться, що зберігати дорожній лист можна не менше ніж 4 роки, а в законі про бухоблік — 5 років.

Якщо діяльність організацій немає відношення до автотранспортних послуг, вони мають право видавати дорожній лист терміном від 1 дня до 1 месяца.

Що ж до транспортних організацій, всі вони зобов'язані видавати дорожній лист щодня, винятком є ​​відрядження співробітника — тоді дорожній лист видається весь термін відрядження.

Відповідно до законодавства, використовувати автомобільний засіб без оформлення дорожнього листа забороняється у таких випадках:

• якщо водій займається перевезенням пасажирів;
• під час перевезення багажу, вантажу, товарів;
• при використанні такого наземного транспорту як трамвай, автобус, тролейбус.

У деяких випадках працівник фірми не є водієм, не перевозить пасажирів і вантажі, а просто використовує автомобіль по роботі для пересування.

При цьому відразу постає питання, чи загрожує штраф за їзду без дорожнього листа. Однозначної відповіді поки немає, траплялися випадки, коли судом було дозволено не мати при собі підводного човна.

Але варто враховувати, що співробітники Державтоінспекції вимагають пред'явити дорожній лист, якщо машина зареєстрована на фірму чи фізичну особу, а водій експлуатує її у власних цілях. Тому існує можливість, що свою позицію доведеться обстоювати у суді.

Для запобігання таким проблемам та судовим розглядам, найкраще видавати водієві подорожній лист. Це заощадить час і позбавить суперечок із співробітниками ДПС.

Стати винятком може тільки той випадок, коли фізична особа користується машиною для потреб або оформляє довіреність на іншу людину.

На даний момент штраф за відсутність дорожнього листа прописаний КоАП РФ. Його розмір становить від 500 рублів.

У деяких випадках можна отримати попередження. Крім того, штрафні санкції накладаються за неправильно оформлений дорожній лист, а не лише за його відсутність.

Законом передбачено такі суми штрафів:

1. Якщо за автомобіль відповідає водій, йому випишуть штраф у розмірі 500 рублів або зроблять попередження.
2. Якщо до відповідальності притягується посадова особа організації - сума штрафу становитиме 20 000 рублів.
3. Для юридичної особи розмір штрафу може досягати 100000 рублів.

У деяких випадках можуть бути виконані всі три позиції одночасно. Приватний підприємець несе повну відповідальність, навіть коли він не є юридичною особою.

Якщо організація не вважає за доцільне заповнювати дорожні листи щодня, то їм рекомендується оформлювати довіреності.

Важливо враховувати такий момент, що з погляду економії коштів, путівковий лист є надійнішим підтвердженням, ніж чеки із заправок.

Штраф за їзду без підводного човна для ІП

Штраф за відсутність дорожнього листа для ІП може бути виписаний, незалежно від того, одна ця особа або різні. Максимальна сума штрафу досягає 100 000 рублів.

Таким чином, розмір покарання за їзду без підводного човна може бути досить значним. Тому краще простежити за його наявністю та коректністю заповнення.

Штрафні санкції за відсутність підводного човна для юридичних осіб

Крім загальних моментів, при яких необхідна наявність підводного човна, оформлення путівки має супроводжуватися і пересування на службовому авто співробітників організації.

Штраф за відсутність дорожнього листа на юридичну особу загрожує незалежно від цільового призначення автомобіля. При виїзді він повинен бути забезпечений дорожнім листом.

Штраф за неправильно оформлений дорожній лист може становити від 3000 до 30000 рублів, залежно від суб'єкта. Розроблено певний порядок заповнення дорожнього листа:

Якщо цей порядок не дотримується, співробітник ДІБДР має право оформити стягнення.

Відсутність штампу медогляду

Штраф за відсутність медогляду в дорожньому листі може становити від 30000 рублів - для організацій, а для посадових осіб - 5000 рублів.

У разі коли поїздка оформляється віддалено, і поставити штамп неможливо — цей факт не знімає відповідальності.

Вищезгадані штрафи, як і раніше, загрожують за недотримання правил. Медичний огляд водія це обов'язковий момент в організації перевезень.

Штрафні санкції за відсутність підводного човна

Для вантажного автомобіля наявність дорожнього листа в поїздці є обов'язковою. За невідповідність цій нормі законодавства, загрожує штраф у розмірі 500, 20000, 100000 рублів, залежно від суб'єкта.

Якщо фізична особа є власником машини та використовує її в особистих цілях, то в дорожньому листі немає потреби. Не потрібен підводний човен на легковий автомобіль юридичній особі, власнику машини.

При потребі він може зробити довіреність на водія, яка виключає необхідність підводного човна. У таких випадках штраф не загрожує водієві, ні власнику.

Документ для легкових авто потрібен у тому випадку, коли здійснюється перевезення пасажирів, багажів, вантажів. Ця норма поширюється і легкове таксі. Інакше можливий штраф до 100 000 рублів.

За законом у 2019 році юридичні особи та ІП, що займаються перевезеннями, зобов'язані проводити передрейсові та післярейсові медичні огляди водіїв, а також контролювати технічний стан транспортного засобу. Відсутність підпису механіка вважається порушенням.

Таким чином, за відсутність дорожнього листа як водію, так і організації або індивідуальному підприємцю загрожує штраф. Його розмір безпосередньо залежить від того, на яку статтю пошлеться інспектор ДІБДР, складаючи протокол.

Сума може бути досить відчутною, тому краще заздалегідь подбає про наявність дорожніх листів та коректність їх заповнення.

Відео: Чи потрібний Шляховий Лист директору або начальнику, якщо він їздить у своїх особистих справах і заправляє автомобіль сам

Вас зацікавить:

12 Comments

Основне питання — що таке перевезення пасажирів та вантажу. Якщо 2 співробітники їдуть службовою машиною — чи це буде перевезенням пасажира — Верховний суд вважає, що буде — з усіма витікаючими: Дорожній лист, позначка медика (2 рази) + механіка. - Відсутність: Штрафи від 500 до 30000

У Європі уявлення не мають про ПЛ. А у нас в Росії це пережиток радянського минулого, коли всі водії були найманими і не дай їм Бог було згорнути ліворуч і збити шабашку.

ПЛ в даний час є черговим способом викачувати гроші у трудового народу. Підписи лікаря та механіка за гроші, які не подивляться на стан ні здоров'я водія, ні стан автомобіля. Отримали бабки, а там трава не рости.

Дорожній лист це взагалі марення

Пережиток радянського часу, якщо водій поїхав на кілька днів, де він проходитиме мед огляд, стан здоров'я водія потрібно перевіряти щодня перед рейсом, адже дорожній лист створений не тільки для відстеження кількості заправленого палива, а й безпеку руху, а якщо в поїздці стало погано. водієві, а він проходив техогляд тиждень тому, а другий стан авто, адже підпис механіка говорить про те, що авто справний і допущений до рейсу, а в дорозі поломка, приматав і поїхав далі, а машина по суті не справна, хто відповідатиме за справність, якщо механік бачив машину тиждень тому, а машина через поломку створило аварійну ситуацію. Дорожні листи в радянському союзі видавалися по суті на транспорт, який приїжджав щодня в гараж і перевіряли стан авто та медогляд водія, а зараз коли водій мотається по всій Росії.

Щоб стати професійним водієм, одного вміння керувати транспортними засобами замало. Будні цих людей підпорядковуються строгому розпорядку та графіку, їх пересування плануються заздалегідь та постійно контролюються. Щоб виконати всі завдання вчасно та якісно виконати роботу, їм необхідні такі якості як терпіння, врівноваженість, дисциплінованість та, звісно, ​​пунктуальність. Крім того, хороший водій вміє вести необхідну документацію та уважно стежить за станом автомобіля (попри те, що технічне обслуговування здійснюють інші спеціалісти).

Одним з головних документів, який всюди супроводжує водія, стає дорожній лист. Це перелік відвіданих місць (торгових точок, складів) із зазначенням кількості витраченого палива та кілометражу. Якщо йдеться про транспортування товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), то дорожній лист кріплять до накладної.

Дорожні листи: структура документа та порядок оформлення

Незважаючи на те, що дорожні листи (ПЛ) складають не за стандартним зразком, а так, як зручно самим працівникам, вони вважаються офіційними документами. Завдяки ПЛ бухгалтера можуть виконувати первинний облік роботи транспортних засобів (орієнтуючись на дані, наведені у документі) та нараховувати заробітну плату водіям.

Оформлення дорожніх листів покладають на диспетчера підприємства або того, хто виступає в ролі його представника. Зазвичай підводні човни виписують в одному екземплярі, але при його втраті може бути виданий дублікат (такі ситуації виникають вкрай рідко).

Термін дії (юридичної сили) документа обмежується тривалістю однієї робочої зміни. Якщо фірма практикує заїзди на відрядження тривалістю в кілька днів, то на весь цей період виписується один дорожній лист.

Це основні елементи документа:

1. Номер дорожнього листа.
2. Дата, коли було відкрито путівку.
3. Підпис людини, яка видала документ.
4. Офіційний друк фірми.

Призначення дорожнього листа

Дорожні листи оформляють з очевидною метою: для контролю дій водія та обліку зносу транспортного засобу. У документі відображають пробіг автомобіля, а цю цифру порівнюють із плановим показником. Звичайно, можуть бути відхилення, але загалом маршрут має максимально співпадати з розрахунковим.

Законодавством узаконено кілька основних видів підводних човнів, які розроблені з урахуванням особливостей різних транспортних засобів (для легкових авто, тракторів, автобусів). Якщо водій надасть перевіряючим путівку, в якій неправильно вказано вид автомобіля, він може бути оштрафований.

Різновиди дорожніх листів

На практиці найчастіше використовують такі три види путівок:

1. N 4-с.Таку форму використовують у тих компаніях, які обрали відрядну оплату праці для водіїв. Зарплата таких працівників розраховується за середніми тарифами, що діють у цій сфері.
2. N 4-п.Такі застосовують для обліку робочого часу водія. Працівник одержує гроші за відпрацьований період.
3. N 4-му.Ця форма використовується тими підприємствами, які займаються міжміськими перевезеннями та доставками. Оформлення дорожніх листів для таких поїздок передбачає не лише вказівку більш повної інформації, але й спеціальні бланки (на їхньому лицьовому боці є червона смуга та напис «міжміські перевезення»).

Путівки для легкових автомобілів

Службовим легковим автомобілем вважається транспортний засіб, що належить юридичній особі та її підприємству. Вантажопідйомність таких авто зазвичай невелика.

Службовий транспорт і людина, яка керує ним, можуть бути найняті. У разі обов'язковим стає заповнення дорожнього листа. Цей документ надає гарантії обом сторонам трудових відносин: наймач упевнений у тому, що робота виконана у повному обсязі, а водій має письмове підтвердження своїх дій. Шляховий лист - це своєрідна страховка, яку можуть замінити розписки чи усні домовленості.

Зазвичай у путівці легкового автомобіля вказують такі дані:

• Дату, коли лист був виданий.
• Його номер та серію.
• Прізвище, ім'я та по батькові водія, який використовуватиме документ.
• Дату та час закінчення роботи (кінець робочого дня або повернення з рейсу).

Звичайно, дорожній лист легкового автомобіля повинен бути підписаний людиною, яка зберігає та приймає такі документи. Свій підпис ставить також водій. Перед цим (при отриманні путівки) він має перевірити правильність інформації.

Створення та зберігання бланків дорожніх листів

Багато підприємств вважають за краще використовувати бланки, зроблені в друкарні, інші самостійно розробляють шаблон та друкують ці документи на принтерах. У будь-якому випадку незаповнений дорожній лист - це означає, що всі екземпляри пронумеровані, а рух готових документів (також як зіпсованих) контролюється. Бланки повинні зберігатися в сейфі підприємства або на його складі, відповідальна особа видає необхідну кількість путівок, коли виникає необхідність. Шляховий лист, бланк якого був зіпсований при заповненні, утилізується, яке номер вноситься до списку (це дозволяє уникнути недостачі при перерахунку).

Хто та як заповнює путівку?

Навіть якщо автомобіль не здається в оренду (використовується самим власником), його водієві видають путівку. Перед початком кожного нового рейсу диспетчер або людина, яка виконує його обов'язки, записує в дорожній лист інформацію про водія та обставини поїздки.

Дані, які зазвичай включають у дорожній лист легкового автомобіля, мають бути точними та достовірними. Порядок заповнення путівок описаний постанові Держкомтату РФ №78. Тут же наведено перелік із восьми основних форм, розроблених для різних :

• Будівельний транспорт
• Легковий.
• Транспорт спеціального призначення.
• Таксі.
• Дві форми для вантажних автомобілів.
• Громадський транспорт.
• Замовлені автобуси.

Слід враховувати, що положення постанови є актуальними лише для юридичних осіб.

Заповнення дорожнього листа: лицьова сторона

Оскільки путівка повинна відображати всю інформацію про рейс, її бланк включає досить багато граф. Усі вони заповнюються у порядку:

Витрати палива

Обсяг витраченого бензину чи газу у путівці також вказують, для цього є окреме місце бланку. Тут розміщують інформацію про марку палива, його кількість (те, що було видано і те, що довелося докуповувати на заправках), залишок пального в баку перед поїздкою, а також обсяг після закінчення рейсу.

Диспетчер перед тим, як заповнювати дорожній лист, звіряється з плановими показниками витрати бензину (газу, солярки), які наведені в одному з розпоряджень Міністерства транспорту РФ. Зіставивши дані про фактичну та планову витрату, обчислюють суму економії або перевитрати. Отримані дані записують.

Інструкція про те, як заповнювати дорожній лист, передбачає також наявність підпису медпрацівника, який випустив водія у рейс.

Зворотний бік документа

Тут мають бути вказані такі відомості:

1. Маршрут, яким відбувалося переміщення транспортного засобу.
2. Номер рейсу, який присвоюється кожній поїздці та заноситься до журналу дорожніх листів.
3. Місця відправлення та прибуття.
4. Фактичний кілометраж поїздки та підпис водія.

Інші види путівок: дорожній лист трактора (форма 68)

У разі, коли трактор використовують для перевезення вантажів, його водієві видають путівку. Існує дві форми цього документа: бланк 68 та 412-АПК.

Перший варіант використовують у кількох областях Росії, територіально розташованих біля України. Фермерів із цих двох країн нерідко поєднують господарські відносини, і їм простіше працювати за однаковими документами. Фактично такий дорожній лист трактора є українським бланком, але у російському законодавстві існує аналогічна форма.

Традиційна путівка за формою 412-АПК

Це безпосередньо російський бланк, у якому вказують такі дані:

Путівка для водія автобуса

Як і інші описані вище документи, дорожній лист автобуса призначений для обліку відпрацьованого часу водіїв та необхідний для нарахування їхньої заробітної плати. Це один із найважливіших первинних документів, який включає такі дані:

Якщо один автобус використовується декількома водіями, і вони працюють позмінно, становлять потрібну кількість путівок (зазвичай два). Дорожній лист автобуса для перового водія включатиме дані, зафіксовані на виїзді, а в документ другого працівника вносять інформацію при заїзді транспортного засобу.

Слід знати!

Всі дорожні листи слід заповнювати акуратно та без виправлень. Працівник, що становить документ, повинен використовувати лише достовірні та актуальні відомості. Інакше водій може бути оштрафований органами контролю.

Будь-яка організація, індивідуальний підприємець, що застосовують для здійснення своєї діяльності легковий автотранспорт, повинні чітко уявляти: у чому полягає необхідність подорожніх листів, як вони виглядають та як їх треба заповнювати.

Призначення дорожніх листів

Обов'язок оформлення дорожніх листів визначено Федеральним законом від 8 листопада 2007 № 259-ФЗ.

Чинне законодавство зобов'язує оформлення дорожніх листів для контролю, правильного обліку руху паливних ресурсів та складу водія. Крім того, ведення обліку витрат на використання автотранспорту необхідне з метою оподаткування. Тому дорожній лист можна сміливо назвати головним первинним документом, що служить підставою для здійснення контролю пробігу автомобіля, списання ПММ, оплати праці та розрахунку податків.

Правила ведення

Відповідно до Постанови Держкомстату РФ від 28 листопада 1997 року № 78 для оформлення дорожніх листів передбачені типові форми

• №3 та 3-спец. – для легкових автомобілів;
• №4 – для легкового таксі;
• № 4-С та 4-П – для вантажного транспорту;
• №6 та 6-спец. – для автобусів.

Правила заповненняцих форм обумовлено у Наказі Мінтрансу РФ від 18 вересня 2008 року № 152. Ці Правила зобов'язують виписувати дорожні листи на один день або зміну. Однак у разі необхідності оформлення службового відрядження диспетчеру або уповноваженій особі необхідно вказати дату виїзду та повернення до гаража (число, місяць, рік) згідно з наказом керівника. Дія термінудорожнього листа має перевищувати один календарний місяць.

Щоб виключити можливі причіпки контролюючих органів, дорожні листи треба реєструвати в журналі, який має бути відповідним чином , пронумерований та скріплений печаткою (уніфікована форма №8).

Існує ряд реквізитів, обов'язкових до заповнення:

• найменування («Шляховий лист»);
• дата (має співпадати із зазначеною в журналі реєстрації);
• найменування організації, що надає автотранспорт, із зазначенням контактів;
• марка, державний та гаражний номер транспортного засобу;
• дані співробітника, допущеного до керування транспортом та номер його посвідчення водія;
• дані ліцензійної картки (якщо транспортні послуги підлягають обов'язковому ліцензуванню);
• завдання водію.

В правої табличної частинилиста вказуються дані одометра, рух палива, робляться записи про технічний стан транспортного засобу. На лицьовій стороні бланка проставляється печатка організації.

Дорожні листи оформляє диспетчерабо уповноважена відповідним наказом особа. У невеликих організаціях всю роботу з оформлення дорожніх листів здійснює бухгалтер. Водій в оформленні не бере участі, а лише ставить свій підпис про прийом та здачу автомобіля та про отримання дорожнього листа. Причому нова путівка виписується лише після того, як буде повернуто попередню і в єдиному екземплярі. Термін зберігання цього документа становить 5 років.

Не допускається наявність порожніх граф та рядків!

Маршрутвказується на звороті листа. Пункт призначення (надання послуги) має бути конкретним із зазначенням назви міста (селища), вулиці, будинку. Якщо перевезення здійснюються у межах одного населеного пункту, то мають бути прописані усі вулиці, куди їздив водій. У цьому не варто включати такі фрази, як, наприклад, «За завданням керівництва», оскільки у разі неможливо визначити, що поїздки мали виробничий характер.

Призначення та правила ведення дорожніх листів викладені у цьому відеоматеріалі:

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяяк це стало просто!

Нюанси заповнення

Якщо основним організації не є автоперевезення, то можна використовувати довільну форму путівки, але все ж таки рекомендується для правильного обліку виробничих витрат організації відображати в ній всі вищезгадані реквізити. Крім того, водія необхідно забезпечити, що дає право для керування ТЗ. При виявленні відсутності зазначених документів, співробітники ДІБДР можуть накласти адміністративний штраф і відправити автомобіль на штрафстоянку.

У випадках, коли один автомобіль експлуатується протягом кількох змін, то цей транспортний засіб виписується кілька путівок. Тоді час виїзду фіксується у колійному аркуші першого водія, а час заїзду до гаража – у документі останнього водія. У кожному випадку знімаються показання одометра.

Медичний огляд водія

У дорожньому листі має бути проставлений штамп про медогляд, що свідчить про відсутність алкогольного (наркотичного) сп'яніння, загальний задовільний стан здоров'я та готовність водія до роботи Відсутність подібної позначки медичного працівника буде розцінено перевіряльниками як порушення Закону про охорону праці.

З 1 травня 2015 року посилилися вимоги до проведення медичних оглядів до початку та після закінчення рейсів. Тепер закон зобов'язує проходити медогляд не лише найманим водіям, а й індивідуальним підприємцям, які здійснюють перевезення самостійно, без залучення найманих працівників. Проведення зазначеної процедури сплачує роботодавець. У разі індивідуального підприємництва, коли через відсутність найманих працівників немає сенсу обладнання медичного кабінету, доцільно укласти договір з ліцензованою медичною організацією.

Виявлення співробітником ДІБДР відсутності штампу медпрацівника може послужити визнанням дорожнього листа недійсним, водій у такому разі усувається від керування транспортом та автомобіль вирушає на штрафстоянку.

Контроль із боку податкових органів

Допущені неточностіу путівках можуть спричинити виключення їх податківцями з документів, що підтверджують справжні витрати підприємства. Рішення багатьох судів також вказують на те, що тільки грамотно та повністю оформлені дорожні документи є доказом використання автотранспорту з метою виробництва та отримання доходу.

Податковий кодекс РФ не містить положень про нормування витрат на ПММ та паливоПроте, щоб уникнути конфліктів з ревізорами, краще дотримуватися загальноприйнятих нормативів витрати паливних ресурсів.

На закінчення не зайве нагадати, що лише обґрунтовані економічно та підтверджені документально витрати можуть бути прийняті з метою оподаткування як виробничі витрати. Причинами відмови у наданні податкового можуть послужити виявлені контролюючими органами неточності у реквізитах дорожніх листів.

Безкоштовна програма із заповнення дорожніх листів та правила роботи з нею розглянуті у наступному відео уроці: