Який термін зберігання рахунків-фактур? Реєструємо та зберігаємо рахунки-фактури по-новому Правила зберігання рахунків фактур та товарних накладних

Термін зберігання рахунків-фактуру різних ситуаціях може бути різним. Від чого він залежить, як правильно його розрахувати і що загрожує компанії за його порушення, ви дізнаєтесь із нашої статті.

Комерційна діяльність - без документів не обійтися

Будь-яка комерційна діяльність не обходиться без документів. Деколи для їх зберігання компанії змушені створювати архіви, виділяти чималі площі та трудові ресурси. Понад те, документи як супроводжують компанію протягом періоду її діяльності, а й змушені продовжувати своє існування після її закриття (ліквідації, банкрутства та інших.).

Навіть якщо комерсант пропрацював лише 1 місяць, до закриття компанії збирається цілий пакет документів: податкова звітність, документи щодо реалізації товару, надходження ТМЦ, нарахування зарплати та ін. До цього переліку можуть входити й рахунки-фактури (якщо комерсант був платником ПДВ). Про проблеми, що виникають під час зберігання документів після рішення комерсанта припинити свою діяльність, поговоримо далі.

Закрив бізнес - зобов'язаний зберегти рахунки-фактури та інші документи

Розглянемо приклад. ІП Рябінін К. Н. прийняв рішення припинити комерційну діяльність. Оскільки орендодавці терміново вимагали звільнити приміщення, всі документи комерсант перевіз до себе додому та розмістив на вільній площі у господарському приміщенні. Рахунки-фактури займали чималий обсяг, оскільки реалізація товару здійснювалася дрібними партіями на адресу численних контрагентів. Минуло певний час і документи, що зберігалися в непристосованому приміщенні, вицвіли, відволожилися і втратили свій первісний вигляд.

Однак закон говорить, що комерсанти зобов'язані забезпечити збереження архівних документів протягом термінів їх зберігання (ч. 1 ст. 17 закону «Про архівну справу в РФ» від 22.10.2004 № 125-ФЗ) – інакше їх можуть покарати за ст. 13.20 чи 13.25 КоАП РФ. Не слід забувати також, що податківці мають право провести виїзну перевірку за останні 3 роки діяльності ІП, тому і після закриття підприємцю доведеться зберігати документи (у тому числі рахунки-фактури), якщо вони підтверджують розрахунок податків та їхню сплату (п. 48 Порядку обліку доходів) та витрат та господарських операцій для ІП, утв.

Як довго потрібно зберігати документи

Терміни зберігання для різних документів можуть відрізнятися. Так, податкові документи підлягають зберіганню протягом щонайменше 4 років (подп. 8 п. 1 ст. 23, підп. 5 п. 3 ст. 24 ПК). Строк зберігання документів, що утворюються в процесі діяльності організацій, встановлений також Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури від 25.08.2010 № 558 (далі – перелік №558). Так, п. 368 переліку №558 для рахунків-фактур також встановлено 4-річний термін їх зберігання.

В окремих випадках цей термін може збільшуватись до 6 років. Наприклад, 6-річний термін передбачено для учасників регіональних інвестиційних проектів (п. 3 ст. 89.2 ПК). Річна ж бухгалтерська звітність разом з аудиторськими висновками чекає на постійне зберігання (ч. 1 ст. 29 закону «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402, п. 351, 408 переліку № 558).

Якщо в компанії працювали наймані працівники, у неї збирається пристойний обсяг документів, які потрібно зберігати значно довше за зазначені терміни. Наприклад, акт про розслідування нещасного випадку на провадженні з матеріалами розслідування потрібно зберігати не менше 45 років (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт про випадок профзахворювання – протягом 75 років (п. 33 положення «Про розслідування та облік профзахворювань », Утв.

Скорочувати законодавчо встановлені терміни зберігання документів не можна. За порушення термінів зберігання облікових документів штраф передбачено ст. 15.11 КпАП.

Інформацію про те, яка відповідальність передбачена для комерсанта за податкові порушення, див. .

Організуємо правильне зберігання рахунків-фактур

Продовжимо приклад. Степанова П. А., що раніше працювала головбухом у ІП Рябініна К.Н., знайшла аналогічну роботу в компанії ТОВ «Відродження», що знову відкрилася. Пам'ятаючи про упущення попереднього роботодавця щодо забезпечення збереження рахунків-фактур та інших документів, вона вирішила взяти це питання у новій компанії під свій контроль.

Оскільки компанія тільки-но почала працювати, необхідно було в першу чергу організувати зберігання документів, у тому числі рахунків-фактур. Спеціальних вимог щодо зберігання рахунків-фактур у законодавстві вона не знайшла, тому вирішила дотримуватися порядку зберігання, встановленого для бухгалтерських документів, згідно з яким бухгалтерські документи слід зберігати у спеціальних приміщеннях, сейфах або шафах (п. 6.2 положення, затв. листом Мінфіну від 29.07. 1983 № 105).

Тим часом рахунки-фактури не належать до бланків суворої звітності та не є документами, що містять комерційну таємницю, тому зберігання їх можливе без сейфів та металевих шаф. Керівництво ТОВ «Відродження» виділило для цього окреме ізольоване приміщення в офісі компанії. Головбух визначив відповідальних за безпеку документів (пп. 6.2–6.4 положення, затв. листом Мінфіну № 105).

Підшивати рахунки-фактури до журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур у ТОВ «Відродження» не стали, тому що з 01.01.2015 компанії цей журнал не ведуть, якщо вони не є забудовниками чи експедиторами та не здійснюють посередницьких операцій.

Окремі підшивки рахунків-фактур теж вирішили не робити – просто підшивали рахунки-фактури разом із накладними.

Вчимося правильно розраховувати термін зберігання рахунку-фактури

Тепер настав час розібратися із визначенням дати початку терміну зберігання рахунків-фактур.

Порядок зберігання рахунків-фактур описаний у п.10 Правил ведення рахунків-фактур (до 01.10.2017 – п. 14 Правил ведення журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур), затверджених постановою Уряду від 26.12.2011 № 1137. рахунки-фактури повинні зберігатися у хронологічному порядку відповідно до дати їх виставлення чи отримання за відповідний податковий період.

Мінфін РФ у листах від 19.07.2017 № 03-07-11/45829, від 30.03.2012 № 03-11-11/104 роз'яснює, що термін зберігання починає відраховуватись після закінчення періоду, в якому рахунок-фактура востаннє використовувався для складання податкової звітності, нарахування та сплати податку, підтвердження доходів та витрат. Тобто, якщо ПДВ із зазначеного рахунку-фактури компанія відобразить у декларації за 3-й квартал 2017 року, відлік терміну зберігання почнеться з 01.10.2017.

Про те, як правильно заповнити декларацію з ПДВ, читайте у матеріалі .

Насправді часто буває, що з підшивці документів рахунки-фактури від накладних не відокремлюються і їх зберігання встановлюються однакові терміни. Такий підхід пояснюють тим, що добровільне збільшення терміну зберігання (згідно з п. 1 ст.29 закону № 402-ФЗ термін зберігання накладних становить 5 років та перевищує термін зберігання рахунків фактур) закону не суперечить. Однак при даному способі встановлений термін зберігання рахунків-фактур буде порушений у разі:

їх надходження після закінчення податкового періоду;
наявності помилок, які вимагатимуть внесення виправлень;
виставлення з якихось причин невчасно.

Коли термін зберігання рахунку-фактури має продовжуватись

Обумовлений раніше обов'язковий 4-річний термін зберігання рахунків-фактури може збільшуватися. Це пов'язано з тим, що з 01.01.2015 р. компанії можуть переносити податкові відрахування. Право перенесення відрахувань ПДВ у межах 3-річного терміну з моменту прийняття на облік товарів (робіт, послуг) закріплено у п. 2 ст. 171 НК РФ.

Докладніше про те, як визначити крайній термін для відображення відрахувань у податковій декларації, читайте у матеріалі .

Враховуючи дату оприбуткування товарів із розглянутого прикладу (11.08.2017), заявити його, якщо компанія відкладе відрахування рівно на 3 роки, потрібно у декларації за 3-й квартал 2020 року. 4-річний термін зберігання потрібно буде відраховуватися з 01.10.2020, тобто. у цьому випадку він фактично становитиме 7 років.

Розглядаючи збільшені терміни зберігання рахунків-фактур при перенесенні відрахувань, пам'ятаймо, що у відрахування при поверненні авансу покупцю на 3 року перенести не можна. Вирахування може бути здійснено лише у тому податковому періоді, у якому виконано умови, передбачені статтями ст. 171, 172 НК РФ (лист Мінфіну Росії від 21.07.2015 № 03-07-11/41908).

Термін зберігання електронних рахунків-фактур

Зараз все більше комерсантів переходить на електронний документообіг, використовуючи, зокрема, й електронні рахунки-фактури. Електронний рахунок-фактура рівносильний паперовому (п. 1 ст. 169 ПК), порядок його оформлення регламентований наказом Мінфіну Росії «Про затвердження порядку виставлення та отримання рахунків-фактур в електронній формі по телекомунікаційних каналах зв'язку із застосуванням посиленого кваліфікованого електронного підпису» від 10.11. 2015 № 174н.

Ще до того, як буде організовано зберігання електронного рахунку-фактури, тобто вже при його оформленні, необхідно врахувати, що він повинен бути кваліфікованим електронним підписом (п. 6 ст. 169 НК РФ, лист Мінфіну Росії від 05.05.2015 №07-01-06/25701).

Докладніше про те, який електронний підпис безпечніше використовувати для документів, читайте у матеріалі .

Терміни зберігання електронних рахунків-фактур ті ж, що у паперових - 4 роки (п. 1.13 Порядку, затв. наказом Мінфіну РФ від 10.11.2015 № 174н, підп. 8 п. 1 ст. 23 ПК). Зберігати роздруковані паперові екземпляри електронних рахунків-фактур компанії не зобов'язані (лист ФНП від 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

Підсумки

Звичайний термін зберігання рахунків-фактур - 4 роки незалежно від їхньої форми (електронні або паперові). У цьому термін може збільшуватися, якщо відрахування заявляються більш пізні періоди.

Товарна накладна- первинний бухгалтерський документ, застосовуваний оформлення переходу права власності (шляхом продажу, відпустки) товару чи інші матеріальні цінності від продавця до покупателю.

У накладній вказується найменування (вид) товару, його ціна, кількість та загальна вартість, а також сума ПДВ.

Крім того, товарна накладна повинна містити реквізити передавальної та приймаючої сторін, власноручні підписи уповноважених осіб, печатку організації.

Форма товарної накладної

У силу норм Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" усі факти господарської діяльності організації підлягають оформленню первинними обліковими документами, що затверджуються керівником організації за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.

У цьому організація може використовувати як самостійно розроблені документи, і , які у спеціальних альбомах і затверджуються Держкомстатом Росії.

Так, Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132 затверджено Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій, серед яких - товарна накладна (форма N ТОРГ-12), що застосовується для оформлення продажу товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації.

Тому практично організації для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації застосовують товарну накладну формою ТОРГ-12.

Товарну накладну можна сформувати та зберігати як у паперовому вигляді, так і в електронному.

Оформлення товарної накладної

Складання товарної накладної

Товарна накладна складається у двох примірниках, один із яких залишається в організації-постачальника та є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей.

Другий екземпляр товарної накладної передається покупцю (вантажоодержувачу) і є підставою для оприбуткування цих цінностей та відрахування з ПДВ.

Підписання товарної накладної

Первинні документи підписуються керівником та головним бухгалтером або уповноваженими на те особами.

Перелік осіб, уповноважених підписувати первинні документи, затверджуються керівником за погодженням із головним бухгалтером. Таким чином, керівник може передати право підписувати товарну накладну та оформляє це право довіреністю чи наказом.

При цьому в ТОРГ-12 може бути проставлено 5 підписів:

три з боку продавця: (керівник, бухгалтер, відповідальний за відвантаження). У деяких великих організаціях підпис у товарній накладній під час відвантаження ставить одна людина. Зазвичай це якийсь «оператор», який на підставі інформації, отриманої від бухгалтерії та складу, формує документ та підписує своїм підписом. Такий порядок роботи має бути закріплений або у наказі, або в довіреності, або у посадових інструкціях «оператора»;

одна з боку покупця (відповідальний за прийом товару) – у рядку «Вантаж отримав вантажоодержувач». У цьому рядку має стояти підпис офіційно уповноваженого представника покупця - це може бути особа за довіреністю або за Статутом. Тому розписатися повинен або керівник організації-вантажоодержувача (покупця), або уповноважена на ту особу за довіреністю на право підпису первинних документів.

ще один підпис – у рядку «Вантаж прийняв» – ставиться будь-якою матеріально-відповідальною особою, яка фактично приймає вантаж (у тому ж рядку заповнюються дані про доручення за перевезення ТМЦ). Це може бути як перевізник сторонньої організації-транспортувальника, так і представник організації-покупця. Керівник підприємства може прийняти товар без довіреності – у такому разі він розписується у рядку «Вантаж прийняв» і не заповнює рядки за вказівкою реквізитів довіреності.

При цьому, в обох рядках «Вантаж отримав вантажоодержувач» та «Вантаж прийняв» може розписатися одна й та сама особа (якщо вона має і на ТМЦ, і право підпису первинних документів). У цьому випадку підпис ставиться лише у рядку «Вантаж отримав».

Заповнення товарної накладної

У графі «Вантажовідправник» має бути зазначено відповідно до установчих документів повне або скорочене найменування вантажовідправника, юридичну адресу (можна разом із фактичною), телефон та банківські реквізити (р./рах. та БІК обов'язково!).

У разі коли відвантаження товару здійснюється не постачальником, а його структурним підрозділом, то необхідно вказувати у графі «Структурний підрозділ» його адресу місцезнаходження.

Графи «з ОКПО» та «Вигляд діяльності з ОКДП» вказуються для організації, яка становить товарну накладну, тобто для продавця ТМЦ.

У графі бланка товарної накладної «Вантажоодержувач» зазначається відповідно до установчих документів його повне або скорочене найменування, поштову адресу, телефон та банківські реквізити (р./рах. та БІК обов'язково!).

Графа «за ОКПО», навпроти «Вантажоодержувач», має бути обов'язково заповнена.

У графах бланка товарної накладної «Постачальник» та «Плательник» найчастіше вказується аналогічна інформація, що й у графах «Вантажовідправник» та «Вантажоодержувач» відповідно.

Але буває, що постачальник і відправник вантажу (платник і вантажоодержувач) - різні організації. Тоді у даних графах зазначається відповідно до установчих документів повне чи скорочене найменування організації, юридичну адресу, номер телефону та банківські реквізити.

У графі бланку товарної накладної «Підстава» мають бути зазначені номер та дата договору.

Якщо організація-постачальник доставку товару здійснює не самостійно, а залучаючи перевізника (вантажовідправника), то заповнюється графа «Транспортна накладна» (номер та дата транспортної накладної).

Перед зведеною таблицею бланка товарної накладної у графах «Номер документа» та «Дата складання» зазначається порядковий номер накладної та дата його складання відповідно.

Податкова інспекція наполягає на тому, щоб дата складання співпадала з датою відвантаження ТМЦ.
При заповненні зведеної таблиці слід враховувати такі моменти:

Дані у зведеній таблиці форми ТОРГ-12 повинні відповідати даним із бланку рахунку-фактури.

При цьому:

у стовпці 5 бланка товарної накладної зазначається код одиниці виміру;

у стовпці 6 бланка товарної накладної вказується вид тари (скорочено), у якій перевозиться товар (наприклад: ящики, коробки та ін.). Якщо перевозять невпакований вантаж, то прописується у відповідному рядку «н/в»;

у стовпці 9 бланку товарної накладної вказується маса кожного товару з урахуванням маси тари. Необхідно прописувати одиниці маси (кг., т. ін.).

У графі бланка товарної накладної після слів «Товарна накладна має додаток на» вказується прописом кількість аркушів додатків до цієї форми.

У графі після слів і містить прописом вказується число порядкових номерів стовпця 1 зведеної таблиці.

у графі «Усього місць» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Усього за накладною» та стовпця 8 зведеної таблиці;

у графі «Маса вантажу (нетто, кг.)» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Усього за накладною» та стовпця 10 зведеної таблиці;

у графі «Маса вантажу (брутто, кг.)» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Всього за накладною» та стовпця 9 зведеної таблиці;

у графі «Усього відпущено на суму» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Усього за накладною» та стовпця 15 зведеної таблиці, копійки прописуються цифрами;

З боку постачальника товарна накладна має бути підписана всіма, хто дозволив і зробив відпустку вантажу, а також головним бухгалтером, та завірена печаткою.

Дати з боку продавця та платника повинні співпадати з датою складання накладної.

Електронна форма торгової накладної

Форма та порядок складання електронної накладної нічим не відрізняються від форми та порядку складання її паперового аналога, за винятком того, що електронний документ складається в одному екземплярі, що складається з двох файлів.

Один із них формується на стороні продавця, а другий при пересиланні документа – на стороні покупця.

Для підписання електронних накладних замість власноручного підпису використовуватиметься електронний підпис (ЕП), причому електронний товарний накладний підписується одним електронним підписом з боку продавця, і одним - з боку покупця. Разом два підписи.

При цьому у рядках «Відпустка дозволила», «Головний (старший) бухгалтер», «Відпустка вантажу зробив», «Вантаж прийняв» та «Вантаж отримав вантажоодержувач» зазначаються ПІБ та посади відповідних осіб, а в рядку «За довіреністю №» - інформація про доручення уповноваженої особи.

Об'єднання рахунку-фактури та товарної накладної в один документ

Рахунок-фактуру та товарну накладну (ТОРГ-12) допускається поєднувати в один документ.

Варіанти об'єднання рахунку-фактури та товарної накладної в один документ

Для того, щоб замість рахунку-фактури та товарної накладної складати один документ, існує два варіанти дій:

Варіант 2. Самостійно розробити форму документа. Для цього випливає:

1) доповнити форму рахунка-фактури наступними реквізитами (ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ, п. 9 Правил заповнення рахунка-фактури)):

описом господарської операції - відпустки товарів (наприклад, "товар відпустив" або "відпустку вантажу зробив");

найменуванням посади представника вашої компанії, який відпустив товари, з його підписом, прізвищем та ініціалами;

описом господарської операції - приймання товарів (наприклад, "товари прийняв" або "вантаж отримав");

найменуванням посади представника компанії - покупця або вантажоодержувача, з його підписом, прізвищем та ініціалами;

2) наказом керівника організації затвердити таку доповнену форму рахунка-фактури, як первинний документ, як додаток до бухгалтерської облікової політики.

При цьому виключати будь-які реквізити рахунку-фактури з об'єднаного документа не можна.

Порядок виставлення та реєстрації об'єднаного документа

Доповнений рахунок-фактуру або УПД треба складати:

при відвантаженні, а не протягом п'яти календарних днів від дня відвантаження;

у двох примірниках, один з яких передається покупцю, а другий реєструється у книзі продажів - так само, як звичайний.

Доповнений рахунок-фактура або УПД для обчислення ПДВ, податку на прибуток, а також бухгалтерського обліку будуть документами, що підтверджують відвантаження.

Порядок дій із об'єднаним документом у покупця

На підставі доповненого рахунку-фактури або УПД покупець може:

прийняти товари до бухгалтерського обліку;

прийняти до відрахування ПДВ, так само як за звичайним рахунком-фактурою;

врахувати вартість товарів у податкових витратах.

Облік товарних накладних та зберігання

Законодавчо не закріплено жодних правил обліку товарних накладних.

Тому організація має право сама затвердити правила передачі та зберігання документів.

Насправді, зазвичай складі складається товарний звіт (первинний документ, виходячи з якого у обліку відбиваються дані реалізації товарів та його собівартості), якого у хронологічному порядку прикладаються товарні накладні.

Залишилися ще питання щодо бухобліку та податків? Задайте їх на бухгалтерському форумі.

Товарна накладна: подробиці для бухгалтера

12 відтінків «сірих» схем
Оформлених документів: договори, рахунки-фактури, товарні накладні, довідки про вартість виконаних робіт... відрахування ПДВ: договори, рахунки-фактури, товарні накладні, акти приймання виконаних робіт, протоколи... всі необхідні документи: рахунки фактури, товарні накладні , прибуткові ордери з підписом матеріально... чином оформленими рахунками-фактурами та товарними накладними. А проблемність контрагентів не є...
Чи обов'язково перевіряти повноваження осіб, які підписали первинні документи з боку контрагентів?
Коносаментом товарної накладної за формою, розробленою постачальником. При розробці бланка товарної накладної може бути... по організації), тягне за собою недійсність таких товарних накладних. Це підтверджує і арбітражна... свої посадові обов'язки та підписали товарні накладні від імені організації, є... , що підтверджують повноваження осіб, які підписали товарні накладні, факт постачання товару не спростовує... працівникам повноваження на підписання товарних накладних шляхом видачі довіреності в. ..
Чи можна застосовувати електронний цифровий підпис та факсимільний підпис під час оформлення бухгалтерських документів?
Застосування факсимільного підпису при оформленні товарних накладних (товарно-транспортних накладних) при... документів (у т.ч. товарних накладних) сторони можуть організувати електронний документообіг... у якому постачання обладнання підтверджувалося товарною накладною, яка була підписана факсиміле. .виконаних робіт, підтверджується договором, товарною накладною та актом на виконання робіт... порядок застосування факсиміле при оформленні товарних накладних (товарно-транспортних накладних) доцільно...

Нагадаємо, що 26.12.2011 було прийнято постанову Уряду РФ № 1137 «Про форми та правила заповнення (ведення) документів, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість» (далі - Постанова № 1137). Раніше ця сфера регулювалася постановою Уряду РФ від 02.12.2000 № 914, яку ми називатимемо «Постанова № 914».

Журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур

Постановою № 1137 вперше затверджено форму Журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур (далі – Журнал) (додаток № 3 до Постанови № 1137). Журнал складається з двох частин: частини 1 – «Виставлені рахунки-фактури» та частини 2 – «Отримані рахунки-фактури». Раніше для цих цілей застосовувалися два самостійні Журнали. Див. Приклад 1.

Тепер рахунки-фактури можна виставляти не лише у паперовому вигляді, а й у електронному. Окрім «звичайного» рахунку-фактури, ми зараз маємо ще «коригувальний», причому їхні форми передбачають можливість вносити виправлення шляхом складання нових екземплярів рахунків-фактур. Так от, усі перелічені в цьому абзаці різновиди рахунку-фактури, як на паперовому носії, так і в електронному вигляді, підлягають єдиній реєстрації у хронологічному порядку у новому Журналі.

У «шапці» Журналу вказується повне або скорочене найменування платника податків згідно із установчими документами, його ІПН та КПП, а також податковий період, за який складено Журнал. Раніше Журнал складався за рік загалом, а тепер – за кожен податковий період (для ПДВ податковим періодом є квартал). Таким чином, за рік необхідно буде скласти 4 журнали.

Журнал, складений на паперовому носії, підписується особистим підписом керівника організації/індивідуального підприємця (або уповноваженою ним особою), прошнуровується, сторінки нумеруються. Причому це робиться після закінчення кожного податкового періоду (кварталу), до 20 числа наступного за ним місяця. Сторінки журналу скріплюються печаткою організації.

Коли Журнал ведеться в електронному вигляді за допомогою бухгалтерської програми та у вас немає ЕЦП, його необхідно роздруковувати після закінчення кожного кварталу для оформлення у вказаному вище порядку.

Журнал, складений в електронному вигляді, підписується електронним цифровим підписом (ЕЦП) керівника організації (або ІП або уповноваженої особи). Такий порядок оформлення знадобиться при передачі Журналу до податкової інспекції, у випадках, передбачених у НК РФ (наприклад, у порядку ст. 93 НК РФ).

Журнал слід зберігати протягом не менше 4 років з дати останнього запису(п. 13 «Правил ведення журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур...», затверджених Постановою № 1137).

При реєстрації рахунків-фактуру Журналі передбачено код способу виставлення рахунків-фактур (графа 3). Для документів на паперовому носії цей код – 1, в електронному вигляді – 2.

Продавець повинен реєструвати рахунки-фактури за датою їх виставлення, а покупець – за датою отримання.

У реєстрації електронних рахунків-фактур є особливість. При використанні послуг спецоператора для обміну електронними документами як дата реєстрації виставленого рахунку-фактури в Журналі вказується дата надходження файлу рахунку-фактури спецоператору, яка береться з його підтвердження. А казус полягає в тому, що якщо продавець не отримав повідомлення від покупця про отримання ним рахунка-фактури, то такий документ не може бути зареєстрований у Журналі (навіть якщо продавець має підтвердження спецоператора із зазначенням дати та часу).

При повторному напрямку одного й того самого рахунку-фактури в електронному вигляді вказується дата того напряму, яким отримано повідомлення покупця про отримання рахунку-фактури

Думка фахівця

Згорнути Показати

Наталія Храмцовська, к.і.н., провідний експерт з управління документацією компанії «ЕОС», член Гільдії Керуючих Документацією та ARMA International

З одного боку, при виставленні рахунку-фактури йому має бути присвоєно конкретний реєстраційний номер, і він має бути зареєстрований за датою виставлення. З іншого боку, реєструвати в Журналі виставлені електронні рахунки-фактури можна лише за наявності підтвердження про доставку покупцю.

Враховуючи, що процес передачі рахунку-фактури покупцю та отримання підтвердження від нього може зайняти до 2 днів (згідно з пп. 2.6 - 2.7 «Порядку виставлення та отримання рахунків-фактур...», затвердженого наказом Мінфіну РФ від 25.04.2011 № 50н) , то виходить, що зареєструвати електронний рахунок-фактуру в Журналі в момент виставлення не можна – інформація про нього має десь «зависнути» доти, доки не будуть отримані 2 квитанції (від оператора та від покупця). На практиці це означає, що доведеться вести окремий облік виставлених, але ще не підтверджених рахунків фактур у якомусь «неофіційному» журналі чи базі даних.

Зверніть увагу і на те, що у Постанові № 1137 постійно згадується «електронний цифровий підпис», незважаючи на те, що згідно із Законом про електронний підпис від 06.04.2011 № 63-ФЗ жити їй залишилося кілька місяців (якщо, звичайно, термін її життя не буде продовжено, оскільки державні органи, швидше за все, не встигнуть до липня 2012 року привести свої нормативні документи у відповідність до цього Закону).

Книга покупок та Книга продажів

У новій формі Книги покупок(Додаток №4 до Постанови №1137) склад показників майже не змінився. До табличної частини Книги додатково внесено три графи (2а, 2б та 2в), до яких заносяться номер та дата виправлень та коригувальних рахунків-фактур, у тому числі їх виправлень. Ще трохи змінилися назви граф 6-12. Істотно це лише для графи 6: тепер із її назви випливає, що країну походження потрібно вказувати у вигляді цифрового коду. Див. зразки заповнення цих документів у Прикладах 2 та 3.

Рахунки-фактури, отримані від продавців та зареєстровані у частині 2 Журналу, підлягають реєстраціїу Книзі покупок у міру виникнення права на податкові відрахування з ПДВ. Це стосується всіх різновидів рахунків-фактур: «звичайних», виправлених та коригувальних, оформлених як на паперовому носії, так і в електронному вигляді.

Якщо продавець повторно направив раніше складений рахунок-фактуру в електронному вигляді (до якого на дату повторного спрямування вніс зміни) з виправленими реквізитами, то такий рахунок-фактура, із зазначенням номера та дати виправлення, у міру виникнення права на податкові відрахування реєструється покупцем у Книзі покупок. А спочатку складений рахунок-фактура (до внесення до нього виправлень), спрямований продавцем покупцю і отриманий покупцем, у Книзі покупок покупця не реєструється.

Цікавим є питання реєстрації рахунків-фактур, операції з яких оподатковуються за різними ставками ПДВ або не підлягають оподаткуванню. У цьому випадку реєстрація рахунку-фактури в Книзі покупок провадиться на ту суму, на яку платник податків отримує право на відрахування (п. 13 Правил ведення Книги покупок).

Не менш важливий момент стосується реєстрації коригувальних рахунків-фактур. Якщо відбувається зниження вартості товару, цей документ у Книзі покупок реєструє постачальник. Якщо зростання вартості, то – покупець.

Правила для ведення Книги продажівв основному аналогічні правилам ведення Книги покупок, тому не будемо на них докладно зупинятися.

Однак зверніть увагу: складені рахунки-фактури (в т.ч. електронні) підлягають реєстрації в Книзі продажу незалежно від дати їх отримання покупцями.

У Постанові № 914 не було чітко прописано порядок внесення коригуваньу Книгу купівель та Книгу продажів у ситуаціях, коли рахунки-фактури виправляються у тому самому податковому періоді, в якому вони зареєстровані у відповідній Книзі. Тепер додаткові листи оформляються лише у разі потреби внесення змін до Книги за минулі податкові періоди (п. 4 Правил ведення Книги купівель та п. 3 Правил ведення Книги продажів, затверджених Постановою № 1137). Коригування Книги за поточний період проводиться безпосередньо в ній, а не на додатковому аркуші.

Оформлення Книги покупок та Книги продажів. Складені на паперовому носії вони підписуються особистим підписом керівника організації (або уповноваженої ним особи), прошнуровуються, сторінки пронумеровуються. При цьому сторінки скріплюються печаткою організації. Оформляти документ необхідно після закінчення податкового періоду (кожного кварталу), до 20 числа наступного за ним місяця.

Додаткові аркуші Книг, складених на паперовому носії, також підписуються керівником та прикладаються до тієї Книги, у якій було зареєстровано виправлений рахунок-фактура.

Якщо Книги ведуться в електронному вигляді, то вони та додаткові листи до них мають підписуватись електронним цифровим підписом керівника організації (або ІП або уповноваженого представника). Цей порядок встановлено передачі їх у податковий орган у випадках, передбачених НК РФ.

Книгу продажів та Книгу покупок, складені як на паперовому носії, так і в електронному вигляді, а також додаткові листи до них слідує зберігати не менше 4 років з дати останнього запису(П. 22 Правил ведення Книги продажів, п. 24 Правил ведення Книги покупок). Цей порядок, на відміну раніше чинного, відповідає вимогам подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Нагадаємо, у Постанові № 914 містилася вимога про зберігання даних документів протягом повних 5 років з дати останнього запису (п. 15, 27 Постанови № 914).

Термін зберігання рахунків-фактур, Журналу та Книг

Раніше покупці вели Журнал обліку отриманих від продавців рахунків-фактур, у якому вони зберігалися, а продавці вели Журнал обліку виставлених рахунків-фактур, де зберігали їхні другі екземпляри. При цьому в старій Постанові № 914 зазначено термін зберігання Книги купівель та Книги продажів, призначених для реєстрації рахунків-фактур, що складав 5 років з дати останнього запису (п.п. 15, 27 Постанови № 914). Відповідно, і термін зберігання рахунків-фактур мав бути таким самим.

Але цей порядок не відповідав вимогам підп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, де встановлено обов'язок платників податків забезпечувати збереження даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення та сплати податків, у тому числі документів, що підтверджують сплату (утримання) податків протягом 4 років.

З набранням чинності Постановою № 1137 цю суперечність усунуто. Книгу продажів (Книгу покупок), складену як на паперовому носії, так і в електронному вигляді, а також додаткові листи до неї слід зберігати не менше 4 років з дати останнього запису(п. 22 Правил ведення книги продажів, п. 24 Правил ведення Книги покупок Постанови № 1137). Відповідно, та рахунки-фактури, зареєстровані в Книзі, підлягають зберіганню протягом такого ж терміну.

При цьому рахунки-фактури, підтвердження оператора електронного документообігу, повідомлення покупців про отримання рахунка-фактури, повинні зберігатися в хронологічному порядку в міру їхнього виставлення/отримання за відповідний податковий період.

Зверніть увагу: у Постанові № 1137 усі терміни зберігання вказані лише для Журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, а також Книги купівель та Книги продажів – не менше 4 років з дати останнього запису. На цій підставі ми і робимо висновок, що рахунки-фактури повинні мати той самий термін зберігання. Хоча прямо Постанова №1137 про належний термін зберігання рахунків-фактур не каже! Натомість є пряма вказівка про правила обліку та зберігання (також протягом 4 років) документів, що не реєструються в Журналі обліку, таких як митна декларація, заява про ввезення товару та про сплату непрямих податків тощо.

. У документі вказуються відомості про продавця та покупця.

Скільки екземплярів треба оформити? Товарну накладну обов'язково потрібно виписати у двох примірниках:

один екземпляр повинен залишитися у підприємства, що постачає вантаж, оскільки це первинний бухгалтерський документ для списання товару;
другий має бути в організації, що купує продукцію, і є правом на використання товарно-матеріальних цінностей.

На паперовому варіанті проставляється 5 підписів:

три з боку постачальника;
одна з боку отримувача;
ще одна ставиться відповідальним за вантаж, у рядку «Вантаж отримав вантажоодержувач».

Дізнатися про те, як правильно заповнити товарну накладну, а також вивчити бланк та зразок форми ТОРГ-12 можна у .

Вимоги до електронного варіанта

Формування електронного варіанта аналогічно паперовому, Різниця тільки в тому, що електронна ТН створюється в одному екземплярі. Він і двох файлів: перший файл складається продавцем, другий – за покупця, при пересиланні документа.

Для підписання електронного варіанта використовується електронний підпис. На накладній має бути лише два підписи – по одному з кожного боку.

Таким чином, паперовий варіант ТН не вимагає електронного підпису, він може бути складений та переданий без використання комп'ютера та інтернету.

Електронний варіант ТН може складатися в тих випадках, якщо обидві сторони мають доступ до інтернету, і всі мають електронний підпис.

Загальні правила

Про те, навіщо потрібна товарна накладна, чи може вона замінити собою товарний чек, читайте, а ви дізнаєтеся про те, в чому полягає різниця між рахунком-фактурою і товарною накладною, а також про нюанси використання того й іншого документа.

Хто має оформити?

Цей документ оформляється відправником вантажу. Як приймати товар? Товар отримує співробітник організації-покупця. Він повинен поставити друк та підпис у ТН, або надати довіреність та поставити підпис (про те, хто має підписувати графи «вантаж прийняв», «вантаж отримав» та інші, читайте).

Але перш ніж ставити свій підпис, співробітник повинен провести перевірку товарно-матеріальних цінностей на відповідність даним, які вказані у накладній, а також характеристиками кількості та якості.

Якщо при прийманні виявилося, що характеристики товару не відповідають даним документом, то в першу чергу це фіксується документально – складається акт. Після того, як складено акт, оформляється претензія та відправляється постачальнику разом із екземпляром акта.

Ця процедура має бути виконана у встановлений договором термін(якщо термін не встановлений, то просто якнайшвидше).

Покупець у претензії може заявити, що:

відмовляється від продукції та вимагає повернення грошей (якщо було здійснено оплату);
вимагає передати відсутній товар (при нестачі);
згоден на меншу кількість продукції і вимагає повернення частини коштів, якщо було здійснено оплату.

Облік

Правил обліку цього документа не встановлено законодавством, тому організація має право затверджувати правила транспортування та зберігання накладних самостійно.

Найчастіше складі формують товарний звіт, який є документ, виходячи з якого у звіті відображені дані реалізації об'єктів, їх собівартості.

До звіту прикладають накладні. Вони складаються у хронологічному порядку. При врахуванні об'єктів ведуться записи в журналі або комп'ютерній базі даних, що відображають зміну стану продукції, що враховуються. Ці записи називаються проводками.

Проведення на прийом товару:

Дп 41 Кт 60 - надходження продукції.
Дп 19 Кт 60 – відображення вхідного ПДВ.
Дп 68-ПДВ Кт 19 – ПДВ прийнято до зарахування.
Дт 44-ТЗР Кт 60 – вартість послуг сторонніх компаній.
Дп 60 Кт 51 - перерахування передоплати.
Дп 41 Кт 42- відображення величини торгової націнки.
Дп 15 Кт 60 – відбиток собівартості матеріалів за фактом.

Проведення на відвантаження товару:

У разі, якщо оплата провадиться пізніше.
- Дп 90.02 Кт 43, 41 - відвантаження готових об'єктів, що поставляються.
- Дп 62.01 Кт 90.01 – відображення виторгу з ПДВ.
- Дп 90.03 Кт 68.2 – обсяг ПДВ.
- Дп 51 Кт 62.01 – відображення погашення боргу відвантаження.
У разі, якщо здійснено передоплату
- Дп 51 Кт 62.02 - зарахування передоплати.
- Дп 76. АВ Кт 68.02 - нарахування ПДВ.
- Дп 90.2 Кт 43,41 - відвантаження продукції.
- Дп 62.01 Кт 90.1 – виторг із ПДВ.
- Дп 62.02 Кт 62.01 – зарахування авансу рахунок відвантаження.
- Дт 68.02 Кт 76.АВ – зараховується сума ПДВ із попередньої оплати, яка проведена раніше.

Проведення на реалізацію продукції (оптовий):

Дп 51 Кт 62.02 - зарахування оплати.
Дт 76. АВ Кт 68.02 - оформлення рахунку-фактури на аванс.
Дп 62.01 Кт 90.01.1 – облік виторгу від продажу продукції.
Дп 90.03 Кт 68.02 – нарахування ПДВ.
Дп 90.02.1 Кт 41.01 – списання проданих одиниць.
Дт 62.02 Кт 62.01 - зарахування авансу.
Дп 68.02 Кт 76.АВ – відрахування авансового ПДВ.

Проведення на постачання продукції:

Дп 90.2 Кт 41 – відбиток вибуття товарів.
Дп 62.01 Кт 90.1 – відображення виручки на продажну вартість об'єктів із ПДВ.
Дп 90.3 Кт 68.2 - відображення суми ПДВ.

Про важливі правила заповнення ТОРГ-12 з і без ПДВ, читайте , а ви дізнаєтеся про те, як правильно оформити товарну накладну для ІП.

Що робити, якщо покупець не повертає підписану ТН?

Після того, як на документі проставлено друк та підписи, покупець повинен повернути ТН постачальнику. Робиться це у тому, щоб зафіксувати отримання товару замовником.

У разі, якщо покупець не повернув накладну, постачальник має повне право через суд вимагати оформлення акту приймання продукції від одержувача.

І тому необхідно грамотно підійти до доказів факту вручення товару покупцю. Краще залучити юриста для подання позову про повернення до суду. Щоб самостійно скласти позов, потрібно дотримуватись правил, встановлених законодавством.

Позовна заява подається виключно у вигляді письмового документа. У позові має бути зазначено:

Назва суду, куди подається заява.
Повне офіційне найменування позивача.
Повне офіційне найменування відповідача.
У чому полягають порушення прав. Вимоги позивача.
Ціна позову.
Обставини, виходячи з яких пред'являються позовні вимоги.
Докази.
Документи, що додаються до заяви.
Дата, коли складено документ.

Термін зберігання в організації

Оскільки ТН є первинним бухгалтерським документом, то зберігати її необхідно 5 років після звітного року. Відповідно даний документ необхідно зберігати у безпечних умовах, де він буде захищений від змін:

доступ має бути дозволено лише для певного кола осіб;
мають бути створені належні параметри стану навколишнього середовища та забезпечені умови пожежозахисності.

Такі вимоги пред'являються Федеральним законом.

Такий документ, як товарна накладна, використовується для посвідчення факту переходу тієї чи іншої продукції у власність продавця до покупця. Відповідно до важливості цього документа, до нього пред'являються вимоги щодо суворого дотримання структури при оформленні та належному зберіганні після вчинення правочину.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

З липня 2017 року набувають чинності нові правила зберігання рахунків-фактур. Докладніше про нові правила, а також деякі причини, з яких слід зберігати рахунки-фактури, розповімо в статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Нові правила зберігання рахунків-фактур

Документ: лист ФНП Росії від 19.07.17 № СД-4-3/14079

Наслідки: рідше штрафуватимуть за документи

У підшивці рахунків-фактур можуть бути хронологічні перепустки, якщо ви виставляєте і паперові, і електронні рахунки-фактури.

Це ФНП Росії підтвердила у листі від 19.07.17 № СД-4-3/14079. Компанія має право виставляти рахунки-фактури на папері та в електронному вигляді (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Але у електроннихта паперових документів різні правила зберігання.

Паперові рахунки-фактури компанія зберігає в хронологічному порядку у міру того, як їх виставляють або виправляють (п. 14 Правил, утв. Постановою Уряду РФ від 26.12.11 № 1137). На практиці компанії зшивають рахунки-фактури у хронологічному порядку разом із накладними.

Електронні рахунки-фактури компанія зберігає без роздруківки. Це випливає із пункту 1.13 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 10.11.15 № 174н. Аналогічно зберігаються електронні підтвердження оператора електронного документообігу та сповіщення покупців про отримання рахунка-фактури.

Мінфін вважає, що порушувати ці правила не можна (лист від 30.05.17 № 03-07-09/33048). Наприклад, зберігати паперові рахунки-фактури в електронному вигляді. Але коли компанія виставляє частину рахунків-фактур на папері, а частину електронно, у підшивках паперових рахунків-фактур будуть хронологічні перепустки. Це звичайно, адже електронні рахунки-фактури для зберігання ви не друкуєте. ФНП уточнила, що такі перепустки не є порушеннями.

Спеціально фіксувати їх у зшиві паперових рахунків-фактур не треба.

Чому потрібно зберігати рахунки-фактури

Коли компанія виявить, що через працівника виникло матеріальна шкода, одразу задокументуйте факти, що мають до цього відношення. Складайте все у письмовій формі. Це можуть бути службові, доповідні записки, показання свідків, рахунки-фактури, накладні, чеки. Докладно описуйте обставини, вказуйте час, дату, хто був присутній, що зробив працівник і які наслідки його дій. Також з'ясуйте, чи виконував він у своїй свої посадові обов'язки та інших.

Запитайте письмові пояснення у працівника, який завдав компанії матеріальних збитків (зразок нижче). Це обов'язкова вимога (ч. друга ст. 247 ТК РФ). Трудовий кодекс не визначає, усно чи письмово вимагати пояснення. Але щоб підтвердити, що роботодавець виконав свій обов'язок, робіть це письмово окремим запитом. У відповідь співробітник може все викласти у вільній формі, наприклад у вигляді пояснювальної записки. Якщо працівник відмовлявся письмово коментувати інцидент, складіть акт. Без пояснень працівника роботодавець все одно може притягнути винного до матеріальної відповідальності.

ПРИКЛАД

Старший перегонник 16 жовтня 2017 р. о 10.00 відвантажував із території терміналу товарний автомобіль «Форд Фокус» та виявив на ньому пошкодження. Про це він написав у службовій записці керівнику. По камерах відеоспостереження встановили, що 10 жовтня 2017 р. об 11:30 перегонник Самойлов Іван Петрович на складі зберігання товарних автомобілів переміщував автомобіль з однієї зони зберігання в іншу. Коли заїжджав у ряд зберігання та здавав заднім ходом, не помітив поруч інший автомобіль та пошкодив обидва транспортні засоби.

Керівник виклав у доповідній записці все, що йому стало відомо, попросив пояснення від перегонника Самойлова. У пояснювальній записці той написав, що про пошкоджені товарні автомобілі не знає.

Як використовуються рахунки-фактури у разі заподіяння матеріальних збитків

Щоб працівник відшкодував компанії збитки, роботодавець зобов'язаний провести перевірку та встановити розмір та причину шкоди. Для проведення перевірки роботодавець може створити комісію із спеціалістів різних відділів. Така комісія може діяти як на постійній основі, так і збиратися роботодавцем для кожного конкретного випадку.

Роботодавець має право не збирати комісію, якщо розмір матеріальних збитків можна встановити на підставі рахунків-фактур та інших документів. Наприклад, якщо з вини співробітника сталася ДТП, то роботодавець визначить збитки за документами від страхової компанії, яка ремонтувала транспортний засіб.

Підписаний працівником акт голова комісії передає керівнику компанії. Він вирішить, чи вимагатиме від винного співробітника відшкодувати збитки (ст. 240 ТК РФ). Рішення про стягнення компанія має оформити розпорядженням не пізніше одного місяця з дня, коли роботодавець встановив розмір збитків (ч. перша ст. 248 ТК РФ). Якщо розмір визначала комісія в акті, то термін треба відраховувати з дати, коли його склали.

Угода про добровільне відшкодування збитків

Запропонуйте працівникові добровільно відшкодувати збитки, повністю чи частково (ч. перша, п'ята ст. 248 ТК РФ). За рішенням роботодавця, коли збитки надто великі, сторони можуть домовитися про розстрочку. Таку домовленість оформіть письмовою угодою про добровільне відшкодування збитків (зразок нижче). У разі відмови відшкодовувати будь-що роботодавець може стягнути збитки через суд (ст. 392 ТК РФ).

За загальним правилом, працівник несе матеріальну відповідальність у межах свого середнього заробітку (ст. 241 ТК РФ). Добровільно співробітник може відшкодувати збитки та у більшому розмірі. Але закон закріплює випадки, коли співробітник несе повну матеріальну відповідальність (ст. 242 ТК РФ). Існує закритий перелік підстав, коли працівник зобов'язаний відшкодувати шкоду роботодавцю повністю без договору матеріальної відповідальності (ст. 243 ТК РФ). А укладає цей договір компанія лише з працівниками за певними посадами та видами робіт, щоб стягувати з винних збитків у повному розмірі (ч. друга ст. 244 ТК РФ).

ПРИКЛАД

Мінпраця Росії у постанові від 31 грудня 2002 р. № 85 затвердив посади та роботи, за якими роботодавець може укладати договори про повну матеріальну відповідальність. Посади «перегонщик» немає у переліку. Але в посадовій інструкції перегонника є обов'язки: «забезпечувати безпеку автомобілів та товарно-матеріальних цінностей; виконувати комплекс робіт із приймання та видачі автомобіля», тобто функціонал дозволяє оформити договір про повну матеріальну відповідальність відповідно до абзацу 4 розділу II постанови Мінпраці Росії від 31 грудня 2002 р. № 85.