Видача під авансовий звіт на картку працівників. Заява про перерахування підзвітних на картку. Про перерахування коштів під звіт на картку

Для оплати як майбутніх, так і вже понесених працівником витрат на відрядження або для придбання товарів, робіт на користь організації-роботодавця працівнику видаються кошти під звіт. Про те, як ведеться бухгалтерський облік розрахунків із підзвітними особами, ми розповідали у нашій .

Кошти під звіт можуть видаватися як у готівковій, так і безготівковій формі, в т.ч. шляхом перерахування на банківську картку працівника.

А чи має працівник писати заяву про перерахування на картку підзвітних сум?

Перерахування підзвітних сум на банківські картки

Законодавство не забороняє видавати працівникові кошти під звіт шляхом їх перерахування на банківську картку такого працівника. При цьому не має значення, чи це особиста карта працівника, відкрита ним самостійно, чи так звана «зарплатна» карта, оформлена на працівника в рамках угоди роботодавця з банком для перерахування на неї заробітної плати (Листи Мінфіну від 21.07.2017 № 09-01 -07/46781, від 25.08.2014 № 03-11-11/42288, від 05.10.2012 № 14-03-03/728, Лист Мінфіну № 02-03-10/37209, Казначейства № 4 5.2-554 від 10.09.2013).

Можливість перерахування підзвітних коштів на картку працівника доцільно передбачити у локальному нормативному акті. Наприклад, у Положенні про відрядження.

Перерахування коштів підзвітній особі на картку провадиться на підставі наказу роботодавця, службової записки або заяви працівника, завізованих керівником. У цьому документі потрібно буде вказати реквізити картки, на яку слід перерахувати суми підзвіту.

Заява працівника на перерахування підзвітних сум на банківську картку може бути як безстроковою і стосуватися всіх належних йому підзвітних сум, так мати відношення лише до конкретного відрядження або купівлі ТМЦ для роботодавця.

У самому платіжному дорученні у призначенні платежу слід зазначити, що кошти перераховуються під звіт. Наприклад, позначити «оплата витрат на відрядження».

Наведемо приклад заяви на перерахування підзвітних сум на зарплатну картку.

Призначення платежу під час перерахування підзвітній особі— важлива інформація, оскільки в ній вказується, на які цілі витрачаються кошти. Правильно оформлене платіжне доручення не викличе питань у органів, що перевіряють, а банк без проблем відправить кошти за призначенням.

Необхідність правильного призначення платежу підзвітній особі у платіжці

Організації можуть видавати співробітникам підзвітні суми шляхом перерахування коштів на їх карткові рахунки в банку, причому картка може бути як особистою, так і корпоративною. І хоча законодавчо безпосередньо безготівкового підзвіту не прописано, у листі Мінфіну РФ від 25.08.2014 № 03-11-11/42288 є чіткий дозвіл на проведення зазначених операцій.

Дізнайтеся про внутрішній документ компанії, який описує нюанси розрахунків з підзвітними особами, з матеріалу .

При цьому найголовніше, на що слід звертати увагу, — правильне оформлення платіжного доручення поля «Призначення платежу».

Про роль реквізиту «Призначення платежу» дізнайтеся з цієї статті.

Можливий варіант, коли реквізити для перерахування вказані правильно, а поле призначення містяться помилки. Це може призвести до організації додатковими витратами чи анулюванням платіжного доручення. Про це поговоримо далі.

Про нюанси «підзвітної» роботи бухгалтера можна дізнатися у статті .

Наслідки неправильного оформлення призначення платежу

При неправильному оформленні призначення платежу можливий розвиток подій за 2 варіантами:

1. Банк може прийняти платіжне доручення, оскільки у деяких кредитних установах встановлено конкретні вимоги щодо заповнення цієї графи. Про те, як заповнити призначення платежу по підзвітним коштам, слід дізнаватись у банку, який обслуговує організацію.
2. Контролюючі органи можуть вважати, що перераховані працівникові безготівкові суми — це його заробітна плата, а тому податкова служба вимагатиме утримати та перерахувати ПДФО та внески на соцстрахування.

ВАЖЛИВО! Мінфін Росії вважає ці претензії з боку податкової служби неправомірними, про що зазначено в його листі від 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Про помилки при обліку розрахунків із підзвітними особами читайте у статті .

Оформлення платіжного доручення під час видачі у підзвіт

Щоб правильно оформити платіжне доручення для перерахування коштів співробітнику у підзвіт, необхідно дотримуватись стандартного порядку дій:

• По-перше, слід мати у розпорядженні реквізити карткового рахунку, на який будуть переказуватися підзвітні суми, щоб кошти пішли за призначенням.
• По-друге, у призначенні платежу необхідно прописати, що саме являють собою ці гроші: підзвітні суми на витрати на відрядження або на придбання товарів для господарської діяльності організації.

Порядок обліку витрат на відрядження в 2018 році див.

Саме вказівка ​​у призначенні платежу, що перераховані кошти є підзвітними сумами, дозволяє убезпечити організацію від претензій контролерів. Сформулювати призначення платежу можна за таким зразком:

• «Перерахування підзвітних коштів на рахунок співробітника Іванова С. Р. згідно з наказом від 12.03.2018 № 18/П. Без ПДВ» — така фраза буде доречною під час перерахування безготівкового авансу.
• «Компенсація перевитрати співробітнику Іванову С. Р. за авансовим звітом від 15.03.2018 № 32. Без ПДВ» — таке формулювання може використовуватись при відшкодуванні перевитрати працівникові.

Детальніше про видачу підзвітних сум на витрати на відрядження читайте в матеріалі .

Підсумки

Правильно оформлене призначення платежу під час перерахування безготівкового підзвіту дозволить уникнути претензій контролерів. Найголовніше при цьому — вказувати, що суми, що перераховуються, є підзвітними коштами. Це стане переконливим доказом того, що вони не є доходом співробітника.

Підзвіт на картку співробітника з розрахункового рахунку можна перераховувати лише після належного оформлення документації. Про подробиці читайте далі.

Чи можна здійснювати видачу підзвіту на картку працівника?

У законодавстві РФ немає окремого нормативного документа, що встановлює порядок видачі підзвітних коштів на картку працівника. Відоме бухгалтерам вказівка ​​Банку Росії «Про порядок ведення касових операцій ЮЛ та ІП» від 11.03.2014 № 3210-У регулює видачу підзвіту лише у готівковій формі.

Але спираючись на положення ЦБ РФ «Про емісію платіжних карток» від 24.12.2004 № 266-П, можна дійти невтішного висновку: організації та ІП вправі оплачувати свої витрати через картку, оформлену на уповноважену ними фізособу (пп. 1.5, 2.5). Ця позиція підтверджується офіційними роз'ясненнями Мінфіну РФ:

• листом від 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
• листом від 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
• листом від 05.10.2012 № 14-03-03/728.

У положенні ЦП від 24.12.2004 № 266-П також подано список витрат, які організаціям та ІП дозволено оплачувати через картку уповноваженої фізособи (див. п. 2.5):

• оплата витрат, пов'язаних з діяльністю організації (ІП) біля РФ;
• оплата витрат на відрядження та представницьких витрат на території РФ і за її межами;
• проведення інших операцій, які не заборонені законодавством РФ.

Документальне оформлення видачі грошей у підзвіт на картку працівника

Перераховані на картку співробітника підзвітні кошти перевіряючі інспектори з ФНП, ПФР та ФСС можуть легко віднести до його заробітної плати. Підсумком стане донарахування зарплатних податків, страхових зборів та штрафних санкцій. Щоб уникнути цих неприємностей, необхідно зафіксувати в документальній формі обґрунтованість видачі підзвіту на карту співробітника.

Насамперед до облікової політики або до інструкції з використання підзвітних сум треба внести такі положення:

«Видача коштів під звіт може проводитися як у готівковій, так і безготівковій формі.

При безготівковій формі розрахунків з підзвітними особами кошти перераховуються з їхньої зарплатні чи особисті картки з розрахункового рахунки організації.

Повернення невикористаних підзвітних коштів може бути здійснено у безготівковій формі – у вигляді переказу з картки підзвітної особи на розрахунковий рахунок організації – або у готівковій формі – у вигляді передачі готівки до каси організації».

Потім потрібно ввести в дію наказ про підзвітних осіб та зафіксувати в ньому список посадових осіб, які можуть отримати кошти у підзвіті. За невеликого робочого штату зручніше буде вказати просто перелік посад без особистих даних співробітників. У такому разі не доведеться переробляти наказ під час зміни співробітників.

Зі зразком наказу можна ознайомитись у нашій статті «Складаємо наказ про підзвітних осіб - зразок 2018-2019» .

Наступним документальним обґрунтуванням надання підзвітних коштів на картку буде особиста заява співробітника або наказ керівника про видачу коштів під звіт. Законодавство дозволяє оформляти лише один із цих документів.

Докладніше про чинні правила видачі грошей під звіт читайте.

До обов'язкових реквізитів заяви (наказу) про видачу підзвіту на картку належать:

• мета одержання підзвітних грошей;
• сума запитуваного підзвіту;
• банківські реквізити картки, яку виробляється видача підзвіту;
• період, який надаються підзвітні гроші;
• дозвільний підпис керівника (або особи, яка може підписувати такі документи за дорученням від керівника);
• підпис підзвітної особи;
• дата складання.

Нижче представлені готові зразки заяви та наказу на видачу підзвіту на картку.

Термін подання авансового звіту за підзвітом, виданим на карту співробітника, на відміну підзвіту, виданого готівкою, законодавством РФ не встановлено. Щоб працівники, які отримали безготівковий підзвіт, своєчасно складали авансові звіти, у наказі на видачу підзвіту або інструкції для підзвітних осіб додайте положення:

«За коштами, отриманими під звіт безготівковим способом, авансовий звіт надається у строк не пізніше 3 робочих днів після закінчення періоду, на який видано підзвітні кошти».

Для доказу того, що вироблені витрати були оплачені за рахунок отриманих на картку підзвітних сум, до авансового звіту слід додати чеки з карткою. Це може бути як чеки, видані продавцем під час оплати карткою товарів чи послуг, і чеки, роздруковані банкоматом під час отримання з картки готівки.

З порядком складання авансового звіту ознайомтеся у цій статті.

Що вказувати у призначенні платежу під час видачі підзвіту на картку працівника?

При перерахуванні підзвітних грошей на картку співробітника в полі (24) платіжного доручення найбільш ємно вказуйте їхнє призначення. Тоді при отриманні податкових запитів буде легше знайти всі документи, що підтверджують (заяви, накази, авансові звіти). Наприклад:

"Видача під звіт на купівлю проїзних квитків за заявою від 28.02.2019 № 124".

Всі інші реквізити заповнюються у звичайному порядку.

З правилами та зразком заповнення платіжних доручень ознайомтеся у цій статті.

Проведення з перерахування коштів на картку співробітника у підзвіт

Видача підзвітних коштів на картку співробітника в бухобліку фіксується наступним проведенням:

Дп 71 Кт 51 (52).

При поверненні невикористаних підзвітних коштів готівкою через касу робиться запис:

Дт 50 Кт 71.

При перерахуванні невикористаного підзвіту безготівковим способом – з картки співробітника на розрахунковий рахунок фірми – вноситься запис:

Дт 51 (52) Кт 71.

Повний перелік проводок при видачі підзвітних сум, у тому числі якщо вони потрібні для відрядження, читайте у цьому матеріалі.

Підсумки

У законодавстві РФ немає ні заборон, ні чітких інструкцій щодо надання підзвіту на карту співробітника. Тому організації та ІП мають самі визначати порядок видачі підзвіту на картку. Основна мета цього порядку – документальне підтвердження правомірності видачі та належного використання підзвітних сум. Інакше виданий на карту підзвіт буде віднесено органами, що перевіряють, до оподатковуваного доходу співробітника.

Законодавство не містить прямої заборони на компенсацію витрат працівника на користь організації. І водночас не дає конкретних рекомендацій щодо оформлення цієї операції. При цьому такі операції хоча б раз виникали в кожній організації.

У разі, якщо з конкретного питання ведення бухгалтерського обліку (БО) у федеральних стандартах не встановлено способів ведення СУ, то організація сама розробляє відповідний спосіб (п. 7.1 ПБО 1/2008).

Відшкодування витрат працівникові без видачі підзвіту

Таким чином, Організації необхідно в Облікової політикипрописати спосіб і порядок компенсації витрат працівників, вироблених потреб організації, включаючи затвердження документа, виходячи з якого проводитиметься компенсація витрат працівнику.

На наш погляд, використання рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» не доречно, оскільки рахунок призначений для розрахунків з працівниками за сумами, виданими йому під звіт (Інструкція із застосування Плану рахунків, затв. Наказом Мінфіну РФ від 31.10.2000 N 94н ). А підзвітних сум у цій ситуації працівникові не видавалося.

Для відображення розрахунків із співробітником на нашу думку коректнішим буде використання рахунку 73.03 «Розрахунки за іншими операціями».

Так як при купівлі товару за власні кошти співробітник діяв з дозволу та на користь організації, необхідно документально підтвердити, що організація схвалила таку угоду (п. 1 ст. 183 ЦК України). Такими документами можуть бути:

1. Заява співробітника про відшкодування видатків, схвалена керівником (резолюція на заяві – «сплатити»).
2. Затверджений звіт про витрачені кошти із прикріпленими до нього документами на купівлю та оплату (товарний чек, накладна, рахунок-фактура тощо), у тому числі у формі взятого за основу АТ-1.
3. Наказ від імені керівника про відшкодування витрат працівникові.

Кошти, витрачені співробітником на придбання товарів чи послуг для потреб організації та відшкодовуються співробітнику організацією на підставі підтверджуючих документів (чеків, квитанцій), не визнаються доходом працівника та, відповідно, не є об'єктом оподаткування ПДФО (Лист Мінфіну РФ від 08.04.2010 N 03- 04-06/3-65). Також ця компенсація не оподатковується страховими внесками (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

У 1С операцію найкраще оформити такими документами:

• Вступ (акт, накладна);
• Списання ПДВ;
• Видача готівкиабо Списання з розрахункового рахунку. Вид операції - Інші витрати, рахунок дебету – 73.03 «Розрахунки за іншими операціями».

Надходження матеріальних цінностей

Надходження товарів, матеріалів, послуг оформляється документом Вступ (акт, накладна)з розділу Покупки – Надходження (акти, накладні).

• Рахунок розрахунку з контрагентами – 73.03 «Розрахунки за іншими операціями»;
• Рахунок-фактура не реєструється.

Проведення за документом

Автоматично аналітика за рахунком 73.03 «Розрахунки за іншими операціями» у документі Вступ (акт, накладна)не підставляється. Необхідно, використовуючи ручне коригування, підставити прізвище працівника, який зробив витрати.

Списання ПДВ

Оскільки товар купувався вроздріб і счет-фактура не виписувався, до відрахування ПДВ приймається. На підставі документа Надходження (акти, накладні)необхідно створити документ Списання ПДВ.

Проведення за документом

Компенсація коштів, витрачених співробітником

Компенсувати витрати співробітнику можна видачею коштів із каси підприємства: розділ Банк та каса – Каса – Касові документи – Видача готівки. Або перерахуванням коштів на картку співробітника: розділ Банк та каса – Банк – Платіжні доручення.

• вид операції - Інше списання.

Перевірка розрахунків із співробітником

Для перевірки взаєморозрахунків із співробітником необхідно сформувати Оборотно-сальдову відомістьза рахунком 73.03 «Розрахунки за іншими операціями» розділ Звіти – Стандартні звіти – Оборотно-сальдова відомість за рахунком.

• придбання може бути розглянуто податковими органами як витрати, понесені на користь працівників з донарахуванням ПДФО (п. 2 ст. 226 НК РФ та пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
• за відсутності договору купівлі-продажу між працівником та організацією податковий орган може не визнати витрати за документами, оформленими на співробітника, з метою оподаткування.

Також варто максимально докладно розібратися із процедурою повернення невикористаних сум. Повернення невикористаних підзвітних сум Безпосередньо у законодавстві термін, протягом якого працівник зобов'язаний повернути невитрачені кошти, не позначається. Але він має обов'язково вказуватись у спеціальній звітній документації.

Як відшкодувати витрати працівникові, якщо гроші під звіт не видавалися?

Більшість роботодавців означає термін 3 дні. Якщо через якусь причину гроші вчасно повернути працівник не зміг, то податківці будуть зобов'язані донараховувати ПДФО як за заробітну плату. Повернення коштів можна здійснити двома способами:

• у касу підприємства;
• безготівковим переказом.

Сам факт перерахування невикористаних коштів має бути зазначений у платіжному дорученні або ж спеціальній пояснювальній записці. Цю вимогу слід суворо дотримуватися.

Призначення платежу під час перерахування підзвітній особі

Здійснити зворотне перерахування коштів можна:

1. за допомогою безготівкового переказу;
2. у касі організації.

Факт повернення підзвітних грошей необхідно зазначити:

1. у платіжному дорученні;
2. спеціальної пояснювальній записці.

У разі, коли працівнику не вдалося у зазначений термін здійснити повернення, податкова служба буде зобов'язана відрахувати з цієї суми прибутковий податок. Отже, займаючись оформленням призначення платіжки для підзвітної особи, слід зазначити, що реальні кошти є підзвітними. Так ви зможете легко довести, що надіслані фінанси не мають нічого спільного з доходом працівника.

Як перерахувати підзвіт на картку співробітника

Існує певний регламент, він закріплений у чинному біля РФ законодавстві. Порядок необхідних дій Необхідно пам'ятати, що для зведення до нуля податкових ризиків підприємства при видачі підзвітних сум працівникові для здійснення будь-яких витрат потрібно сформувати такі документи: Спеціальний наказ про направлення працівника у відрядження за формою №Т-9, Т-9а Максимально точно складене службове завдання Для цього застосовується уніфікована форма №Т-10а Посвідчення для здійснення поїздки на відрядження №Т-10 Дані документи повинні бути після прибуття здані до бухгалтерії та відділу кадрів.

Призначення платежу при поверненні підзвітних сум

У разі слід уточнити у співробітників банку, як правильно вказати призначення платежу подотчет.

• Податкова інспекція може сприйняти кошти, перелічені за призначенням платежу підзвітній особі, як зарплату. У зв'язку з цим податкові співробітники можуть вимагати утримати із перерахованої суми ПДФО. У свою чергу, фонди можуть вимагати сплатити внески на соціальне страхування.
• Але якщо співробітник не використовував підзвітні кошти, він повинен їх повернути.

  Повернення підзвітних коштів У законодавстві не вказується конкретний час, протягом якого співробітнику необхідно виконати повернення не використаних підзвітних коштів. Але такий термін встановлюється у спеціальних звітних документах. Як правило, багато роботодавців надають 3-денний термін.

Як оформити підзвіт на картку співробітника з розрахункового рахунку

• Запишіть правильні реквізити рахунку, який мають бути перераховані кошти;
• Пропишіть у платежі його призначення, тобто на те, що мають бути витрачені гроші.
• Зміст:

• Призначення платежу під час перерахування підзвітній особі
• Як перерахувати підзвіт на картку співробітника
• Призначення платежу на господарські потреби
• Як оформити підзвіт на картку співробітника з розрахункового рахунку
• Видача грошей під звіт безготівкою на картку працівника
• Призначення платежу при поверненні підзвітних сум

Призначення платежу під час перерахування підзвітній особі Сьогодні нерідко виникають ситуації, коли з різних причин організації необхідно здійснювати видачу коштів своєму співробітнику у всіляких доходів, що з обов'язками.

Призначення платежу: приклади та опис

Перерахування на картку заробітної плати давно нікого не дивує. Сьогодні багато компаній перераховують на карту співробітнику та гроші під звіт. Використання карток співробітників у розрахунках за підзвітними сумами є зручним інструментом і для співробітника, і для організації.

Але в ньому йдеться про готівку. Законодавчо не обмежена видача у підзвіт на картку працівника.

Призначення платежу на господарські потреби

Ким здійснюються операції Уповноваженими особами, на підставі рішення яких може бути здійснена операція, що розглядається, є:

• директор - виконавчий, генеральний;
• головний бухгалтер або інша уповноважена особа;
• касир.

Директор та головний бухгалтер, а також усі працівники обов'язково мають проставити свої підписи на спеціальному наказі. Інакше дійсним він не вважатиметься. Сама ж операція з видачі підзвітних коштів здійснюється такими особами: Бухгалтером і розрахунком При перерахуванні необхідної кількості коштів прямо на картку Касиром Якщо гроші видаються на руки (обов'язково формування РКО – розрахункового касового ордера) При цьому процедура такого типу має деякі важливі особливості, пов'язані саме з формою власності конкретного підприємства.

Призначення платежу у платіжному дорученні підзвіт

Увага Готове звернення передаємо керівнику.

• Роботодавець приймає рішення щодо наданої заяви. Рішення оформляється окремим розпорядженням (наказом) чи візується заяву.
• Бухгалтер на підставі наказу або завізованої заяви готує платіжне доручення на видачу у підзвіт на картку працівника та направляє його до банку.
• За отримані гроші працівник повинен звітувати у встановлений термін, надавши відповідальному бухгалтеру заповнений авансовий звіт та документи, що підтверджують. Заповнюємо платіжне доручення на підзвіт Покрокова інструкція заповнення платіжного доручення наочно представлена ​​у статті «Зразок заповнення платіжного доручення у 2018 році».

Розглянемо, як заповнити платіжку у підзвіт на конкретному прикладі. Секретар ГБОУ ДІД ДЮСШОР «АЛЮР» Печатіна І.А.

Призначення платежу під звіт у платіжному дорученні

При цьому слід пам'ятати про необхідність дотримання досить великого переліку різних правил і особливостей подібної дії. Насамперед, варто розібратися із призначенням платежу у підзвіт на картку. Зразок його можна буде знайти в інтернеті або отримати консультацію в спеціалізованих організаціях, що займаються подібними питаннями.
Обов'язковою умовою проведення такого роду операції є наявність співробітника у відповідному наказі про підзвітних осіб. Не допускається переказ коштів на картку працівникам, відсутнім у цьому переліку. Дана дія є в обов'язковому порядку караною.

Сьогодні практично кожному підприємстві є спеціальний документ, у якому позначається перелік підзвітних співробітників. Він дає право роботодавцю здійснювати видачу коштів своєму страждальнику через касу або безготівковим чином, на карту. При цьому слід пам'ятати, що процедура цього типу має бути відповідним чином відображена у бухгалтерському обліку.

У разі йому через касу, виходячи з РКО, видається певну кількість коштів.

Підзвітні кошти видаються співробітнику витрати, безпосередньо пов'язані з роботою організації, де він перебуває у штаті. Наприклад, це можуть бути гроші на відрядження або фінанси, що виділяються щомісяця на купівлю канцтоварів, або оплату поліграфічних матеріалів.

Видача грошей у підзвіт проводиться у певному порядку, що вимагає дотримання всіх правил. Насамперед має бути написано заяву від підзвітної особи про необхідність виділити їй кошти на виробничі витрати. Заява також складається, коли кошти потрібні керівнику підприємства, оскільки ці витрати обов'язково підлягають бухгалтерській проводці.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Отримувати підзвітні кошти можна як готівкою у касі підприємства, і на карту банку. Щодо терміну, який видаються гроші, то визначається він керівником фірми.

Як відбувається процес видачі коштів? Про які нюанси мають знати працівники підприємства? І як здійснюється перевірка щодо витрат?

Центральні деталі

Усі підзвітні особи, отримали гроші на виробничі витрати, зобов'язані у встановлений термін подавати повний звіт того, на що було витрачено кошти підприємства. Відомість за витратами надається до бухгалтерії підприємства, до якої повинні додаватися квитанції та чеки від покупок, плати за проживання в готелі, оплату проїзду та ін.

Правила оформлення видачі підзвітних грошей, і навіть подальшої звітності з витрат, встановлені Порядком ведення касових операцій на РФ. Так, згідно з ними, підприємства мають право видавати підзвітні кошти не лише співробітникам основного офісу, а й філіям, які не перебувають на самостійному .

Крім того, законодавством щодо підзвітних коштів встановлено таке:

• видача фінансів може здійснюватися співробітникам лише з оплати витрат, що з діяльністю підприємства (наприклад, оплата відрядження);
• особа, яка отримала підзвітні кошти, зобов'язується протягом трьох робочих днів після закінчення терміну, зазначеного в заяві при видачі грошей, або з дня приїзду з відрядження, звітувати про витрачені суми бухгалтеру підприємства;
• співробітники організації, які раніше не відзвітували за попередні видані ним підзвітні гроші, не можуть отримати нові кошти.

Щодо передачі виданих грошей третій особі, то підзвітна особа не має права вчиняти такі угоди.

Головна основа для видачі підзвітних коштів – розпорядження директора підприємства. Проте без згоди співробітника отримання грошей, бухгалтерія немає права виписати їх співробітнику.

Щоб отримати відрядження або представницьку готівку, підзвітній особі необхідно написати відповідну заяву, із зазначенням суми, терміну використання грошей та інформації щодо мети їх видачі.

Заява складається у вільній формі, оскільки спеціальних бланків для отримання підзвітних коштів немає. Зразковий зразок заяви можна попросити у співробітника бухгалтерії.

Загальні моменти

Порядком ведення касових операцій немає конкретної встановленої суми, що дозволяється видавати у підзвіт. Розмір господарсько-операційних витрат організація визначає самостійно залежно від виду призначення.

Те саме стосується і термінів використання коштів: бухгалтерія встановлює їх відповідно до наказу керівника організації. При цьому якщо у розпорядженні зазначено, що кошти видаються, наприклад, на півроку, то співробітник не зобов'язаний повертати їх раніше чи щомісяця пред'являти звіт про витрати.

Винятком є ​​особиста ініціатива, в інших випадках ніхто не має права змушувати підзвітну особу складати авансовий звіт до закінчення терміну користування грошима.

Готівкові підзвітні кошти, що виписуються співробітникам на оплату господарських потреб, відшкодування витрат за купівлю бензину чи оплату проїзду у громадському транспорті, видаються конкретному колу осіб. Список даних співробітників визначається керівником організації та ним же затверджується.

Готівка під звіт для цілей відрядження видаються в межах суми, встановленої на конкретному підприємстві. Визначає суму керівництва організації. При необхідності вона може бути збільшена.

Підставою для видачі відрядження є наказ керівника про направлення співробітника у службову поїздку.

Якщо у заяві на видачу працівник організації не вкаже термін, який він отримує гроші, то звіт про витрати треба буде надати протягом трьох робочих днів після їх отримання.

Наказ та документи

Основою процедури видачі підзвітних коштів є складання наказу вищого керівництва. Тільки на його підставі бухгалтерія організації має право списати з основного рахунку підприємства обумовлену суму на виробничі витрати. Бланк наказу можна завантажити в інтернеті або скласти його у вільній формі, приклад якої також легко знайти на просторах інтернету.

Розпорядження має містити таку інформацію:

• перелік осіб, яким належить видача підзвітних коштів;
• посади працівників;
• суми, що подаються до видачі під звіт;
• термін використання коштів;
• дата подання авансової звітності.

Усі працівники, яким належить видача грошей під подальший звіт, повинні обов'язково ознайомитися з наказом та поставити свої підписи, тим самим підтверджуючи факт того, що вони прочитали розпорядження та дають згоду на отримання коштів.

Також з цими особами обов'язково укладається договір про матеріальну відповідальність і тільки після цього вони можуть вирушати до каси для отримання готівки.

Які документи необхідні для оформлення підзвітних витрат?

Законодавством РФ про ведення касових справ встановлено перелік документів, необхідних для надання під час видачі грошей під звіт:

• , що містить у собі причину видачі коштів, а також дані про ініціатора видачі та одержувача (записка не потрібна, якщо ініціатором є директор підприємства);
• , який складає та запевняє керівник;

Якщо кошти списуються з рахунку організації на виробничі витрати, пов'язані з трудовими дорученнями, то для отримання готівки може додатково знадобитися один із таких документів:

• посвідчення про відрядження;
• книга реєстрації співробітників відрядження;
• робоче завдання;
• доручення на оплату витрат від імені підприємства;
• книга обліків існуючих довіреностей.

Навіщо й основні цілі

Підзвітні виплати з метою оплати витрат, необхідні нормальної роботи підприємства. Видаються дані кошти як співробітникам фірми, і підрядникам, які надали організації свої послуги.

Законодавством встановлено перелік основних витрат, які підприємство має право компенсувати підзвітними грошима.

Так, призначення платежу може бути таким:

• оплата службових поїздок (відрядження);
• найм житла співробітнику рахунок фірми;
• на придбання товарно-матеріальних цінностей;
• представницькі витрати;
• оплата робіт та послуг, виконаних для організації;
• купівля канцелярського та побутового приладдя для офісів фірми та ін.

Заборонено залучати підзвітні кошти до процесу основного грошового обороту організації: здійснювати великі розрахунки між підприємствами та приватними підприємцями. Максимальний ліміт, який директор має право виписати під звіт для операцій, пов'язаних з збільшенням основних засобів, не перевищує 100 тис. рублів.

Встановлені терміни

Обов'язкова умова підзвітних виплат - пред'явлення бухгалтерії повний звіт про витрати. слід подавати після закінчення терміну використання коштів, а саме через три дні після його закінчення.

Видача грошей на підзвіт здійснюється на той термін, який вкаже керівництво фірми. Кожне підприємство самостійно визначає як суму, а й тривалість використання грошей під звіт.

Справа в тому, що законом не передбачено конкретних термінів повернення цих коштів. Організації можуть видати їх, наприклад, як три дні, і півроку. Для кожного працівника директор сам визначає час подання звітності.

Гроші під звіт підприємство вправі видавати як співробітникам, які перебувають у їхньому штаті, і підрядним організаціям. Проте з останніми можуть виникнути проблеми, пов'язані з поданням авансового звіту.

Справа в тому, що нерідко бувають випадки найму недобросовісних підрядників, які знаючи, що не числяться в компанії і з них ніяких коштів утримати не можуть, просто не виконують зобов'язання по пред'явленні звіту про витрати, через що в бухгалтерії фірми виникають проблеми.

Що робити у цьому випадку? Видавати кошти під час роботи підприємства, що не перебуває у штаті, слід лише після того, як підрядник підпише папери про матеріальну відповідальність перед фірмою. Також керівництво організації з метою перестрахування вправі внести до договору деякі зміни, наприклад, зазначити, що за несвоєчасної подання звіту, на суму, видану підряднику, нараховуватиме пеня у розмірі 1% за кожен прострочений день.

Крім того, надаючи кошти під звіт, необхідно дотримуватись наступних правил:

• при перерахуванні грошей на банківську картку бухгалтеру необхідно вказувати призначення платіжки як підзвітний;
• заява отримання коштів має містити інформацію щодо форми видачі: готівкова чи безготівкова;
• проінструктувати працівника щодо того, що отримані ним кошти не можна передавати іншим співробітникам, інакше під час перевірки не уникнути складнощів;
• не виписувати гроші без попередньо складеної підзвітною особою заяви, інакше підприємству загрожуватиме штраф у розмірі 50 тис. руб.;
• гроші, витрачені іноземній валюті, при звітності слід переказувати в рублі.

В останньому випадку співробітнику для більш точного підрахунку витрат необхідно мати документ, що підтверджує курс валют, яким він здійснював обмін. Якщо такого документа немає, то бухгалтерія конвертує валюту в рублі за поточним курсом ЦБ РФ.

Нюанси процедури

Видавати нові підзвітні гроші можна лише після авансового звіту працівника попередньо отримані кошти на витрати. Якщо співробітник має незакриті борги за цим фактом, то виписавши йому гроші, компанія порушить касову дисципліну, що карається штрафом.

Щодо подання звіту, то вона здійснюється письмово. Законодавством передбачено спеціальну форму бланку, що підлягає заповненню, а також перелік обов'язкових документів, необхідних для пред'явлення, щоб довести факт здійснених витрат.

Авансовий звіт здається співробітником протягом трьох днів з дня закінчення відрядження або терміну, зазначеного у заяві на видачу.

Що варто пам'ятати

Вимагати від співробітника звіт про витрати за отримані кошти потрібно, тільки якщо гроші на витрати він отримав заздалегідь. Якщо він витрачав особисті гроші, які компанія потім відшкодувала, видавши підзвітні, то авансовий звіт він подавати не повинен. У цьому випадку достатньо перед видачею грошей взяти у працівника заяву на компенсацію витрат на користь підприємства та документи, що підтверджують їх: квитанції, чеки, накладні та ін.

Якщо співробітник не пред'явить відповідні документи, то під час перевірки підзвітні кошти сприйматимуться податківцями як прибуткові та на них нарахують ПДФО.

Щодо повернення коштів, що залишилися, то повернути працівник їх має право будь-яким зручним для нього способом:

• готівкою до каси;
• на розрахунковий рахунок підприємства.

Однак у цьому випадку може виникнути проблема із самим банком. Так, деякі фінансові установи відмовляються приймати готівку, якщо підприємство видавало їх в електронному вигляді.

Щоб уникнути цієї проблеми, перераховуючи кошти через банк, не треба згадувати, що це підзвітне повернення. Найкраще вказати гроші, як інші надходження, або анулювавши прибутковий ордер, повернути залишок коштів працівникові та провести повернення як утримання заборгованості із заробітної плати.

Спірні моменти та перевірка

Часто при отриманні та видачі підзвітних коштів виникають проблемні моменти, вирішувати які необхідно одразу і на місці. Нерідко недосвідчені бухгалтери відкладають їх рішення потім і виписують співробітнику необхідну суму, що потім закінчується штрафами чи звільненням.

У таблиці нижче наведено приклади спірних моментів, що виникають часто:

Ситуація	Рішення
Співробітнику терміново були потрібні підзвітні, а керівника немає на роботі.	Оформити наказ може заступник директора чи бухгалтер, але лише за наявності довіреності для проведення цієї процедури.
Керівник у усній формі попросив виділити йому гроші під подальший звіт.	Видача підзвітних здійснюється виключно за наявності письмової заяви та директор не виняток.
Співробітнику необхідна сума більша за встановлений ліміт у 100 тис.	Оформити угоду можна лише у готівковій формі. Якщо гроші необхідно переказати на картку банку, то перевищення ліміту вважатиметься порушенням касового відання.
Гроші виписуються підряднику з каси для купівлі будматеріалів.	2019 року всі особи, працевлаштовані за правовим цивільним договором, юридично є співробітниками підприємства. Тому видача підзвітних у разі не є порушенням касової дисципліни.
У бухгалтерії наполягають підписання договору матеріальної відповідальності.	Якщо співробітник перебуває у штаті організації, підписання такого договору перестав бути обов'язковим. У разі повернення коштів борг можна буде утримати з його заробітної плати.

Готівка з каси

Щоб підприємство могло здійснювати видачу готівки під звіт воно має мати касу. Тому підзвітні гроші можна отримати виключно через касу торгової організації, яка для таких цілей веде спеціальну .

Будь-які суми, що видаються з каси, чи то зарплата чи кошти на витрати підприємства, виділяються співробітникам на підставі видаткового ордера, в якому фіксується така інформація:

• дані співробітника, який отримав гроші;
• сума;
• цільове призначення;
• номер наказу;
• термін використання;
• дата видачі.

Розмір підзвітних визначає директор фірми, і він знімає необхідну суму з розрахункового рахунку підприємства. Якщо грошей потрібно небагато, їх можна взяти з залишку готівки, що перебуває в касі на момент звернення співробітника.

Схема для директора

Видача підзвітних коштів керівника фірми проводиться у такому порядку, як й у випадку з іншими співробітниками. Жодних особливостей та привілеїв в отриманні видаткових грошей під звіт для директорів законом не передбачається, адже вони такі ж працівники компанії, як і всі.

Процедура оформлення, як і загальних випадках, починається зі складання наказу та написання заяви. Відмінність лише в тому, що в заяві не потрібно писати «Директору ТОВ…», достатньо вказати найменування компанії та завірити документ підписом та печаткою.

Якщо за податкової перевірки з'ясується факт видачі директору підзвітних коштів, але з виявиться заяви, то фірмі загрожує штраф у вигляді 50 тис. порушення законодавства щодо ведення касових операцій.

Алгоритм

Для нарахування підзвітних коштів у законодавстві встановлено певний порядок, що складається з кількох етапів:

• перевірка щодо боргів за раніше видані суми;
• складання заяви;
• оформлення видаткового ордера;
• проведення ордера у касі;
• перевірка касової книги.

Пишеться заява у вільній формі на ім'я керівника підприємства та особисто співробітником, на який виділятимуться гроші. У ньому обов'язково вказується сума готівки та термін використання.

Видатковий ордер оформляється основним бухгалтером, касиром чи керівником підприємства. Підписує його бухгалтер або директор, залежно від того, хто з них є на робочому місці.

Перед видачею коштів касир зобов'язаний перевірити отриманий розхідник, а також впевнитись у особі підзвітної особи, зажадавши паспорт чи інший документ.

Після цього в касову книгу проводиться запис про отриманий ордер і видані кошти під звіт. Відповідальним за цей процес є бухгалтер або головний бухгалтер, якщо вони відсутні на робочому місці, запис вносить директор.

Відображення у бухобліку

Усі фінансові витрати фірми відбиваються у бухгалтерському звіті. Крім того, кожна фінансова операція має своє кодування, встановлене Податковим Кодексом РФ.

Так, якщо підзвітні були видані для канцелярських або побутових витрат, або на оплату ремонтних робіт для підприємства, то в податковому бухгалтерському звіті дана операція проводиться за 44-фз - Федеральний закон, що відноситься до сфери продажу, послуг та робіт із забезпечення муніципальних та державних потреб .

Бухгалтерська проводка з видачі грошей під звіт проводиться у день списання коштів із загального рахунку підприємства. Якщо у податковому звіті не вказати ці кошти, як підзвітні, то ФНП прийме це за порушення. Крім того, за отримання цих грошей із підзвітної особи буде вилучено податковий збір.

Усі бухгалтерські звіти підприємства ведуться у програмі 1С, підзвітні кошти є винятком. У разі неповернення залишку грошей або звіту з витрат у встановлені терміни, суму, що бракує, відображають як за кредитом — розрахунок з підзвітними особами, так і за дебетом — недостачі та втрати.