Відпустки: кому працювати? Усі способи заміни співробітника. Заміщення основного працівника на період відпустки Співробітник іде у відпустку як його замінити

Коли співробітник йде у відпустку, декрет чи їде у відрядження, колеги додають роботи. Часом пошук заміни схожий на детективну історію. Щоб співробітники підмінили відпускника, оформіть додаткову роботу у зв'язку з тимчасовим виконанням обов'язків, сумісництвом, тимчасовим переведенням або прийміть нового працівника за терміновим трудовим договором. Ми вже розповідали про це в , а тепер звернемо увагу на переваги та недоліки кожного варіанту.

Тимчасове виконання обов'язків

За дорученням роботодавця співробітник може виконувати обов'язки тимчасово відсутнього колеги. в межах робочого дня, зміниодночасно з основною роботою ( ст. 60.2 ТК РФ). Причому як за такою ж, так і за іншою професією посади. Але тільки якщо сам погодиться.

Якщо співробітник готовий попрацювати за двох, укласти з ним угоду про тимчасове виконання обов'язків (зразок нижче). У угоді відобразите термін, протягом якого співробітник виконуватиме додаткову роботу, посаду, професію, за якою вона доручається, зміст та обсяг додаткової роботи, розмір доплати (ст. 60.2, ТК РФ).

документи.Додаткова угода до трудового договору, наказ про тимчасове виконання обов'язків, наказ про припинення додаткової роботи (якщо термін додаткової роботи в угоді вказаний не конкретною датою, а подією).

Безпечніше встановити хоча б невелику доплату тому, хто виконує обов'язки тимчасово відсутнього співробітника одночасно з основною роботою ( абз. 5ч. першої ст. 21, ст. 151ТК РФ).

Плюси.Якщо в посадову інструкцію, трудовий договір включить пункт про те, що працівник виконує обов'язки тимчасово відсутнього колеги з такої посади, це входить у трудову функцію. За таке поєднання не потрібно доплачувати окремо. Оформити виконання обов'язків тимчасово відсутнього співробітника можна будь-який термін.

Щоб достроково скасувати доручення щодо додаткової роботи, достатньо попередити співробітника за три робочі дні (ч. четверта ст. 60.2 ТК РФ). Отримувати його згоду не потрібно.

Мінуси.Додатковий обсяг робіт необхідно розрахувати так, щоб співробітник міг виконувати його без шкоди для основної роботи. Не можна встановити випробувальний термін ( ст. 70 ТК РФ). Співробітник може відмовитися виконувати додаткову роботу у будь-який момент, попередивши про це за три робочі дні ( ч. четверта ст. 60.2 ТК РФ).

Катерина ПРОХОРОВА,юрист, експерт із трудового законодавства, головний редактор журналу «Кадрова справа»

Перевірте, чи відповідає кваліфікація співробітника роботі, що доручається

Перш ніж доручити працівникові виконання обов'язків тимчасово відсутнього колеги, перевірте його кваліфікацію. Для деяких категорій закон встановлює вимоги до освіти та стажу (главбух у ПАТ, медики, педагоги тощо). Переконайтеся, що додаткова робота не завадить виконувати основні обов'язки трудового договору. У законі немає обмежень за обсягом, змістом та видами додаткової роботи для одного працівника. Але уникайте перевантаженості співробітника - це позначиться на якості роботи.

Сумісництво, строковий трудовий договір

За сумісництва співробітник виконує іншу регулярну оплачувану роботу у вільний від основної роботи часу того ж чи в іншого роботодавця ( ч. першаст. 60.1, ст. 282ТК РФ). Щоб доручити роботу відпускника внутрішньому суміснику, укласти з ним терміновий трудовий договір на той час, поки основний співробітник відсутній ( абз. 2ч. першої ст. 59, ст. 79ТК РФ). Виконувати обов'язки тимчасово відсутнього співробітника за строковим трудовим договором може і новий працівник, для якого ця робота буде основною або сумісництвом.

Сформулюйте у терміновому трудовому договорі дату чи подію, у якому він спливає. Наприклад, «до закінчення навчальної відпустки основного працівника». Якщо не визначити термін дії трудового договору, його визнають безстроковим ( ст. 58 ТК РФ).

документи.Терміновий трудовий договір, наказ про прийом на роботу за уніфікованою чи іншим зразком, затвердженим в організації, трудова книжка, особиста картка працівника.

Плюси.Допустимо включити умову про випробування ( ст. 70 ТК РФ). Суміснику можна встановити будь-яку тривалість робочого часу з урахуванням обмежень ( ст. 284 ТК РФ). Загалом трохи більше чотирьох годин на день. У дні, коли за основним місцем роботи співробітник вільний від виконання обов'язків, він має право працювати за сумісництвом повний робочий день (зміну).

У строковому трудовому договорі потрібно вказати термін, на який його укладено, та обставини чи причини, що дозволили оформити трудові відносини на певний період ( абз. 4ч. другої ст. 57 ТК РФ, лист Роструда від 30 листопада 2009 р. № 3523-6-1).

Термін дії трудового договору, укладений на час виконання обов'язків відсутнього працівника, спливає, як тільки основний співробітник вийде на роботу, хоча б на неповний день ( ст. 79 ТК РФ). Роботодавець звільняє тимчасового співробітника, незважаючи на хворобу чи вагітність, якщо не можна перевести жінку до закінчення вагітності на іншу роботу ( ч. третя ст. 261 ТК РФ). Не треба попереджати тимчасового працівника про звільнення за три дні.

Мінуси.Із сумісником укладають окремий трудовий договір. Зарплату внутрішньому суміснику вважають окремо за двома трудовими договорами.

Якщо сумісник внутрішній, потрібно окремо враховувати час, який працівник організації використовує для роботи і за сумісництвом ( ст. 284 ТК РФ). Час роботи за сумісництвом не повинен співпадати з періодом робочого часу за основною роботою. Наприклад, коли графік роботи основного співробітника та сумісника з 9.00 до 18.00, сумісництво не підійде.

приклад

Марина М., дизайнер, пішла у відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами, а потім у відпустку з догляду за дитиною. На її місце за терміновим трудовим договором прийняли нового працівника Світлану М. Проте тимчасова співробітниця теж пішла у декретну відпустку. Кадровик ухвалила за терміновим трудовим договором іншого співробітника. У договорі та наказі вона вказала, що його прийнято на період відсутності тимчасового працівника Новикової Світлани Петрівни, але до виходу на роботу основного працівника Мітусової Марини Олександрівни (зразок нижче). А підставу розірвання договору сформулювала так: «До виходу на роботу Митусової Марини Олександрівни чи Новікової Світлани Петрівни».

Завантажити та роздрукувати зразок

Тимчасовий переклад

За письмовою угодою сторін на посаду відсутнього співробітника до виходу на роботу можна тимчасово перевести працівника організації, що виконує схожі функції ( ст. 72.2 ТК РФ). Тоді він виконуватиме обов'язки лише за посадою, на яку тимчасово переведено. Співробітник повинен погодитись на переклад та не мати протипоказань за станом здоров'я.

документи.Додаткова угода до трудового договору про тимчасове переведення на іншу роботу, наказ про тимчасовий переклад.

Плюси.Співробітник зможе виконувати обов'язки тимчасово відсутнього працівника у повному обсязі.

Мінуси.При тимчасовому перекладі іншу роботу потрібно шукати того, хто виконуватиме обов'язки з посади переведеного співробітника. Якщо термін перекладу закінчився, а колишню роботу працівникові не надати і він продовжить працювати на новому місці, то умова про тимчасовий характер перекладу втрачає чинність. Переклад вважається постійним. Безпечніше видати наказ про закінчення тимчасового перекладу.

приклад

Начальник відділу кадрів Ірина В. пішла у відпустку з 8 по 21 серпня 2016 р. На її місце тимчасово перевели Таїсію З. з посади менеджера з персоналу. Керівник підписав із Таїсією угоду про нові умови до трудового договору на період з 8 по 21 серпня, видав наказ. 22 серпня, коли Ірина В. вийшла з відпустки, Таїсія повернулася до роботи менеджера з персоналу. Якби 22 серпня Таїсія продовжила працювати на посаді начальника відділу кадрів, умова про тимчасовий переклад втратила б силу і переведення стало постійним з 8 серпня. І роботодавець вже не має права без згоди Таїсії перевести її на колишню роботу.

Щоб вибрати варіант заміни тимчасово відсутнього співробітника, враховуйте термін заміни, обсяг роботи, можливість та бажання персоналу виконувати додаткову роботу. Якщо обсяг додаткової роботи великий, прийміть нового працівника за терміновим трудовим договором. Якщо стороннього фахівця брати не бажаєте, оформіть внутрішній переклад, внутрішнє сумісництво.

Коли очевидно, що співробітник успішно впорається і зі своєю безпосередньою роботою, і додатковою, зупиніться на тимчасовому виконанні обов'язків. Цей спосіб менше організаційних складностей. За потреби ви можете розподілити обов'язки тимчасово відсутнього працівника між кількома співробітниками. Наприклад, одному передати управлінську функцію, а іншому – безпосереднє виконання робочих завдань. Трудовий кодексце не забороняє. Щойно термін тимчасового заміщення закінчиться, зобов'язання, пов'язані з дорученням додаткової роботи, припиняться (

Є кілька варіантів тимчасово замінити відсутнього працівника, за яким зберігається робоче місце, – тимчасове переведення, зовнішнє чи внутрішнє сумісництво, поєднання професій (посад).

Розберемося з юридичними нюансами, плюсами та мінусами, а також процедурою оформлення кожного з них.

Сезон відпусток – «головний біль» кадровика. Адже доводиться раз у раз закривати «кадрові дірки»: робочий та управлінський процеси у відпустку не відправиш. Як швидко та безболісно вирішити проблему оформлення заміщення тимчасово відсутнього працівника, розповість наша стаття.

ТК РФ пропонує кілька варіантів заміни тимчасово відсутнього працівника, за яким зберігається його робоче місце:

• тимчасове переведення на його місце іншого співробітника;
• працевлаштування людини із боку (зовнішнє сумісництво);
• поєднання професій (посад);
• внутрішнє сумісництво.

Всі перелічені варіанти мають свої юридичні аспекти і до того ж відрізняються один від одного порядком оформлення. У деяких випадках можливий лише один варіант оформлення, а інший буде визнаний незаконним. Щоб бути голослівними, розглянемо особливості всіх варіантів заміни відпускника.

Тимчасовий переклад співробітника

Один із способів закриття «кадрової діри» у сезон відпусток – тимчасове переведення співробітника. Як свідчить ст. 72.2 ТК РФ, тимчасове переведення працівника, крім інших обставин, «здійснюється для заміщення тимчасово відсутнього працівника, за яким відповідно до закону зберігається місце роботи». Термін – до його виходу працювати.

До відома

При тимчасовому перекладі співробітник перестає виконувати свої основні обов'язки, передбачені трудовим договором, і працює за іншого співробітника.

Обов'язковою умовою такого тимчасового перекладу є угода сторін . У ст. 72 ТК РФ сказано, що зміна певних сторонами умов трудового договору, у тому числі переведення на іншу роботу, допускається лише за згодою сторін трудового договору, яка має бути оформлена письмово. Таким чином, при тимчасовому переведенні працівника для заміщення тимчасово відсутнього працівника слід скласти документ під назвою «Угода сторін про зміну певних сторонами умов трудового договору згідно з тимчасовим переведенням працівника на іншу роботу для заміщення тимчасово відсутнього працівника». У ньому необхідно вказати всі зміни умов праці, що сталися у зв'язку з переведенням (нова трудова функція, режим робочого часу, заробітна плата, структурний підрозділ тощо). Зразок оформлення документа див. у Прикладі 1.

Приклад 1

Пояснимо різницю між отриманням згоди працівника (як, наприклад, у разі суміщення) і угодою сторін (при тимчасовому переведенні).

По-перше, угода сторін – це окремий документ, оформлений письмово, а не підпис працівника на пропозиції роботодавця про тимчасовий переказ із зазначенням «згодний» або підпис працівника у наказі про переведення. По-друге, угода сторін є обов'язковою для обох сторін і передбачає рівноправну можливість визначення майбутніх умов праці. Отже, і у разі дострокового переведення працівника на колишню посаду недостатньо буде лише наказу роботодавця або повідомлення працівника. Також потрібно буде укласти ще одну угоду – про зміну умов трудового договору.

До відома

У пункті про термін тимчасового переведення краще не вказувати передбачувану дату виходу відпускника на роботу, навіть якщо вона, начебто, відома. Адже людина може раптово захворіти у відпустці – і дата виходу зрушить на невизначений час.

На підставі зміни до трудового договору роботодавець повинен видати наказ про тимчасовий переведення працівника за уніфікованою формою № Т-5 (порядок заповнення форми див. у Прикладі 2).

Далі відображаємо відомості про тимчасове переведення в особистій картці працівника (форма № Т-2) у розділі III «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу». Підставою внесення запису буде виданий наказ за формою № Т-5 (див. Приклад 3).

Існує думка, що відомості про тимчасовий переказ не вносяться до особистої картки. Воно засноване на тому, що до розділу III вносяться відомості лише на підставі записів, зроблених у трудовій книжці працівника. А, як випливає з п. 4 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 "Про трудові книжки", запис про тимчасовий переведення в трудову книжку не робиться.

Однак ми вважаємо, що інформація про тимчасовий переказ таки має бути відображена в особистій картці працівника. І ось чому. В Вказівках щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджених постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1, є згадка про те, що у розділі «Прийом на роботу, переклади на іншу роботу» з кожним записом, що вноситься виходячи з наказу (розпорядження) про переведення в іншу роботу (форма № Т-5), адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під особистий підпис. Як бачимо, законодавець говорить просто про переклад без поділу його на постійний або тимчасовий. Ще одним доказом на користь нашої точки зору є те, що тимчасове переведення (як і постійне) також оформляється за допомогою наказу за формою № Т-5. При цьому у розділі про заповнення наказу за зазначеною формою сказано, що на підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу в тому числі робляться позначки в особистій картці працівника (форма № Т-2 або Т-2ГС(МС)).

Повертаємо працівника «на місце»

Коли основний працівник з'явиться після відпустки, працівника, який його замінює, треба повернути на колишню посаду. Як це оформити?

З одного боку, ТК РФ не наказує складати жодних угод про зворотний переведення (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). З буквального тлумачення кодексу випливає, що зворотний переказ здійснюється автоматично, з виходом колишнього працівника на своє місце. Але якщо основний працівник повернеться, а співробітник, що його замінює, не вимагатиме надання йому колишнього місця і роботодавець не надасть йому його (таке може статися з різних причин, найбанальніші з яких – відсутність керівника організації та «забудькуватість» його заступника), виникне неприємна ситуація – дві особи опиняться на одній посаді. Тому рекомендуємо письмово повідомити працівника про надання йому колишнього місця роботи у довільній формі (див. приклад 4).

Якщо ви внесли запис про переведення в особисту картку працівника, слід там відобразити і зворотний переклад (див. Приклад 3). Підставою такого запису може бути наказ про надання колишньої роботи. На його складанні, як правило, наполягає саме бухгалтерія, особливо якщо у наказі про тимчасовий переказ не вказано конкретної дати повернення співробітника. Скласти наказ за формою № Т-5 досить складно, оскільки не ясно, що вказувати у графах «Колишнє місце роботи» та «Нове місце роботи». Тому рекомендуємо скласти наказ у довільній формі (див. приклад 5).

Поєднання професій (посад)

Питання виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи, а просто – поєднання регулюються ст. 60.2 та 151 ТК РФ.

Основні моменти, які слід врахувати при суміщенні:

Працівник виконує додаткову роботу, не звільняючись від роботи, визначеної трудовим договором. При цьому він виконує її в рамках основного робочого часу.

Працівнику можна доручити додатково виконувати як аналогічну роботу (у разі йдеться про збільшення обсягу робіт, розширення зон обслуговування), і роботу з іншої посади чи професії (тут відбувається поєднання).

Доручити виконання додаткової роботи можна лише за письмовою згодою працівника.

Відповідно до ст. 151 ТК РФ при поєднанні професій (посад), розширенні зон обслуговування, збільшенні обсягу роботи або виконанні обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи працівнику провадиться доплата. Її розмір встановлюється за згодою сторін трудового договору.

До відома

ТК РФ зобов'язує роботодавця провадити доплату навіть без угоди. У угоді лише прописується розмір цієї доплати. Такий висновок підтверджує рішення Аркадацького районного суду Саратовської області від 30.03.2010 № 24. Суд зобов'язав виплатити бухгалтеру певну суму як доплату за суміщення посади касира, оскільки угоди про цю доплату не було.

Працівник має право достроково відмовитись від виконання додаткової роботи, а роботодавець – достроково скасувати доручення про її виконання. Тільки для цього необхідно попередити іншу сторону в письмовій формі не пізніше ніж за три робочі дні.

Увага: обмеження! Існує ряд нормативних правових актів, які забороняють працівникам, які обіймають певні посади, поєднувати деякі інші посади (професії). Наприклад, згідно з п. 6 ст. 35 Закону РФ від 10.02.1997 № 3266-1 «Про освіту» керівникам державних та муніципальних освітніх установ поєднання їх посад з іншими керівними посадами (крім наукового та науково-методичного керівництва) усередині або поза освітніми установами не дозволяється.

Досі діє Положення про головних бухгалтерів, затверджене постановою Радміну СРСР від 24.01.1980 № 59, у п. 7 якого сказано, що на головного бухгалтера не можуть бути покладені обов'язки, пов'язані з безпосередньою матеріальною відповідальністю за кошти та матеріальні цінності. Можна заперечити, що нормативні акти, прийняті під час СРСР, діють лише частини, не суперечить ТК РФ, а ньому такого заборони немає. Однак, керуючись здоровим глуздом та Положенням про порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою Банку Росії на території Російської Федерації, затвердженим Банком Росії 12.10.2011 № 373-П, при зазначеному поєднанні головний бухгалтер стає підзвітним сам собі, оскільки матеріально відповідальні особи підпорядковуються саме головбуху. Тому краще не допускати такого поєднання посад.

Виходячи зі сказаного, наведемо приклади документів, які необхідно оформити при суміщенні. Отже, спершу отримуємо письмову згоду працівника на виконання додаткової роботи. Воно може бути виражене у вигляді відповідної позначки на письмовій пропозиції роботодавця про заміщення тимчасово відсутнього співробітника (див. Приклад 6). Також сам працівник може виявити ініціативу та подати заяву з проханням про заміщення (див. Приклад 7).

Наступним етапом буде укладання угоди. Зауважимо, що з розширенні зон обслуговування чи збільшення обсягу робіт певні сторонами умови трудового договору не змінюються. Тому слід укладати угоду про розширення зон обслуговування чи угоду про збільшення обсягу робіт, а чи не додаткову угоду до трудового договору. Інша ситуація виникає при суміщенні посад (професій). Тут змінюється трудова функція працівника. Тому необхідно оформити угоду про зміну певних сторонами умов трудового договору у зв'язку з поєднанням посад (професій).

На підставі ст. 151 ТК РФ основний момент, який слід відобразити в угоді - розмір доплати, покладеної працівнику за суміщення. Якщо змінюється трудова функція, це також необхідно вказати в угоді.

Третім етапом буде видання наказу про суміщення посад/професій (розширення зон обслуговування або збільшення робіт). Уніфікованої форми такого наказу немає, тому можна видати наказ у довільній формі (див. Приклад 9). У наказі мають бути відображені термін, на який оформляється поєднання, вид, зміст та обсяг додаткової роботи, а також розмір доплати.

Штатний заступник

Насправді нерідко виникає питання, чи покладено доплата штатному заступнику керівника, якщо у відпустку йде керівник та її обов'язки покладаються на штатного заступника. З одного боку, здавалося б, не належить - адже на те він і штатний заступник, щоб «перехоплювати прапор» на час відсутності безпосереднього начальства. Але насправді у заступників повно своїх обов'язків. Як правило, вони займаються окремими напрямками діяльності компанії, а не сидять склавши руки, чекаючи відлучки керівника. А з відходом у відпустку керівника заступнику доводиться буквально ночувати на роботі. Плюс додаткова відповідальність. На чиєму боці закон?

Повторимося, що з буквальному прочитанні ТК РФ за працівника. Він зобов'язує роботодавця провадити доплату навіть без угоди. У угоді лише прописується розмір цієї доплати. Крім того, згідно з абз. 2 п. 1 роз'яснення Держкомпраці СРСР № 30, ВЦРПС № 39 від 29.12.1965 «Про порядок оплати тимчасового заступника» при заміщенні вищого за посадою працівника заступнику виплачується різниця між його фактичним окладом (посадовим, персональним) та посадовим окладом надбавки). При цьому застереження, що така доплата не належить штатним заступникам, визнана недійсною визначенням Касаційної колегії ЗС РФ від 11.03.2003 № КАС03-25.

Але як бути, якщо в посадовій інструкції заступника чітко прописано, що одним із його обов'язків є «виконувати обов'язки керівника у разі його відсутності на робочому місці»? Чи передбачається тут доплата? У листі МОЗсоцрозвитку РФ від 12.03.2012 № 22-2-897 вказано наступне. Якщо в посадових інструкціях окремих категорій працівників передбачені випадки, коли в період відсутності на робочому місці іншого працівника зі схожою трудовою функцією вони виконують їхні обов'язки, доплата не належить. Зазначений висновок ґрунтується на тому, що в описаних випадках робота виконується в рамках укладеного трудового договору, оскільки посадова інструкція є його невід'ємною частиною.

Проте хотілося б посперечатися з цим висновком. Як ми вже казали, заступник заступнику різниця. Десь заступника беруть працювати саме для заміщення керівника, оскільки той за характером роботи постійно в роз'їздах. Відповідно, і заробітну плату заступника встановлюють з урахуванням такої особливості та не роблять жодних доплат. Тут усе слушно. В інших компаніях заступник виконує абсолютно інший функціонал і період від'їзду керівника стає для нього просто авралом. Крім того, згаданий вище лист не враховує «збільшення обсягу робіт», про який йдеться у ст. 60.2 ТК України. А в даному випадку збільшення явно відбувається, та ще й яке! Тому, на наш погляд, доплата заступнику таки належить.

Сумісництво – внутрішнє та зовнішнє

Роботі за сумісництвом присвячена гол. 44 ТК РФ. Для заміни відпускника сумісник – досить незручний варіант, оскільки він неминуче спричиняє укладання із сумісником трудового договору, оформлення гори інших паперів, ведення табеля обліку робочого дня. Крім того, за сумісництва існує чимало обмежень.

Однак бувають випадки, коли замінити працівника, який пішов у відпустку, крім сумісника, більше немає ким. Наприклад, якщо потрібно замінити вузькоспеціалізованого працівника, який виконує специфічні обов'язки, та знайти йому заміну дуже непросто.

Тому не будемо докладно зупинятися на цьому варіанті, а виділимо лише основні моменти, які актуальні саме в нашому випадку – коли на роботу за сумісництвом приймається людина, щоб замінити відпускника.

Звернути увагу слід на таке:

Відповідно до ст. 282 ТК РФ працівник-сумісник виконує роботу у вільний від основної роботи час. Ця робота є регулярною (на відміну понаднормової роботи) і оплачуваної.

Сумісником може стати як працівник організації (тут матиме місце внутрішнє сумісництво), і людина із боку (зовнішній сумісник).

Із сумісником обов'язково укладається трудовий договір (у нашому випадку – терміновий)! Отже, якщо ви вирішили замінити відпускника сумісником з числа своїх працівників, то з ним потрібно укладати окремий терміновий трудовий договір, в якому прописується умова про сумісництво, а не додаткову угоду до основного трудового договору.

Тривалість робочого часу сумісника має перевищувати чотирьох годин щодня (чи половини місячної норми робочого дня). Проте працівник може працювати за сумісництвом повний робочий день (зміну) у дні, коли він:

• вільний від основної роботи;
• призупинив роботу відповідно до ч. 2 ст. 142 ТК РФ;
• відсторонено від роботи відповідно до ч. 2 та 4 ст. 73 ТК РФ.

1. Не можна приймати на роботу за сумісництвом наступних осіб:

   • неповнолітніх (ч. 5 ст. 282 ТК РФ);
   • громадян, яких приймають працювати зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, якщо їх основна робота пов'язана з такими ж умовами (ч. 5 ст. 282 ТК РФ);
   • прокурорських працівників (крім викладацької, наукової та творчої діяльності) (п. 5 ст. 4 Закону від 17.01.1992 № 2202-1 «Про прокуратуру Російської Федерації»);
   • громадян, яких приймають працювати, пов'язану з керуванням транспортними засобами чи керуванням рухом транспортних засобів, якщо за основним місцем роботи вони виконують ті ж трудові обов'язки (ч. 1 ст. 329 ТК РФ). Перелік посад та професій, на які поширюється це обмеження, затверджений постановою Уряду РФ від 19.01.2008 № 16;
   • суддів (крім викладацької, наукової та творчої діяльності) (п. 3 ст. 3 Закону від 26.06.1992 № 3132-1 «Про статус суддів у Російській Федерації»).

2. Запис у трудову книжку про сумісництво вносять лише за бажанням працівника.

Питання у тему

В одному структурному підрозділі нашого хімзаводу числяться три спеціалісти-технологи. Один із співробітників пішов у відпустку на місяць. Замінити його може лише один із фахівців. Але оформити поєднання ми йому не можемо, тому що в основний робочий час він не зможе виконувати ще чужу роботу. Чи можна оформити внутрішнє сумісництво на ту ж посаду, на якій він уже працює як на основній, чи краще залучати його до понаднормової роботи щодня на час відпустки його колеги?

Спочатку з'ясуємо, чи можна оформити сумісництво того ж роботодавця на ту ж посаду. З одного боку, не можна, оскільки згідно зі ст. 282 ТК РФ під сумісництвом розуміється виконання інший регулярної оплачуваної роботи у того чи іншого роботодавця. Але що розуміється під «іншою роботою»? Чіткого визначення ТК РФ не дає. Звернемося до офіційних роз'яснень. У листі Роструда від 01.06.2011 № 1495-6.1 сказано, що під іншою роботою можна розуміти діяльність у вільний від основної роботи час у рамках самостійного (іншого) трудового договору. У цьому ст. 98 ТК РФ, яка раніше дозволяла внутрішнє сумісництво лише з іншої професії, спеціальності чи посади, втратила чинність з 06.10.2006.

Таким чином, робота з внутрішнього та зовнішнього сумісництва може бути за будь-якою професією, спеціальністю, посадою, у тому числі аналогічною тій, яка виконується за основним місцем роботи.

У питанні читач не вказав на умови праці спеціалістів-технологів. Під час вирішення питання про сумісництво слід врахувати, що згідно з ч. 5 ст. 282 ТК РФ не допускається робота за сумісництвом, зокрема, на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці, якщо основна робота співробітника пов'язана з такими ж умовами.

Щодо понаднормової роботи, то згідно зі ст. 99 ТК РФ крім інших обмежень її тривалість має перевищувати кожному працівника 4 годин протягом двох днів поспіль і 120 годин на рік. Тобто вона може мати епізодичний, а не постійний характер. За порушення порядку залучення працівника до понаднормової роботи роботодавець відповідає за ст. 5.27 КпАП РФ.

Наскільки видно із питання, роботодавець має намір залучати працівника до понаднормової роботи регулярно. Тому навряд чи вдасться дотриматися цього обмеження. Таким чином, у ситуації краще зупинитися на внутрішньому сумісництві.

Укладаємо терміновий трудовий договір

Щодо термінового трудового договору читайте статтю «Проблеми термінових трудових договорів» на стор. 28 журналу № 7’ 2012

Відповідно до ч. 1 ст. 59 ТК РФ строковий трудовий договір полягає у тому числі тимчасово виконання обов'язків відсутнього працівника, за яким зберігається місце роботи.

Оскільки, найімовірніше, терміновий договір буде укладено терміном менш як два місяці, щодо нього будуть застосовні правила, встановлені главою 45 ТК РФ. А саме:

• неможливо встановити працівникові випробувальний термін;
• при достроковому звільненні працівник зобов'язаний попередити роботодавця не за 2 тижні, а лише за три календарні дні;
• працівникам виплачується компенсація при звільненні з розрахунку два робочі дні протягом місяця роботи.

Розглянемо складні ситуації, які можуть виникнути практично.

Продовження договору

Чи можна продовжити терміновий договір, якщо відпускник, на час відсутності якого взяли «термінника», захворів чи, припустимо, взяв відпустку власним коштом? Почнемо з поради: під час укладання термінового договору не варто обмежувати його конкретними датами. Будь-яке може статися. Тому краще вказувати на подію, при настанні якої терміновий договір буде припинено. Яке формулювання слід застосувати у цьому випадку? Якщо ми напишемо «на час щорічної оплачуваної відпустки працівника N», то знову опинимося в складній ситуації: відпустка закінчилася, а працівник на робочому місці не з'явився. Тому слід написати: «до виходу працювати тимчасово відсутнього працівника N, яким зберігається основне місце роботи».

Якщо ви все-таки вказали конкретну дату закінчення дії термінового договору, а припинити його в цей день ви не можете, слід звільнити співробітника у зв'язку із закінченням терміну трудового договору і укласти з ним новий терміновий договір. Давайте розберемося, чому не можна продовжити існуючий.

При буквальному прочитанні ТК РФ видно, що після закінчення свого терміну терміновий трудовий договір або припиняє свою дію, або, якщо жодна із сторін не зажадала його припинення, продовжує свою дію, але вже у статусі ув'язненого на невизначений термін. Можливості продовження термінового договору ТК РФ не надає. Це правило побічно підтверджують винятки з нього, коли строковий трудовий договір продовжується за письмовою заявою вагітної співробітниці до закінчення вагітності (ч. 2 ст. 261 ТК РФ) або коли співробітник обирається за конкурсом на заміщення раніше займаної ним за терміновим трудовим договором посади науково-педагогічного працівника (ч. 8 ст. 332 ТК РФ).

Вагітна «строковиця»

Як бути, якщо робітниця, яка тимчасово виконує обов'язки відпускника, з якою укладено терміновий трудовий договір, принесла довідку про вагітність? Тут лише один варіант: запропонувати вагітній співробітниці іншу роботу. Якщо роботодавець не має такої можливості або «строковиця» сама відмовилася від запропонованої вакансії, то терміновий трудовий договір припиняється.

Врахуйте, що вагітній можна пропонувати лише роботу, яку вона може виконати за станом здоров'я (навіть на посаді нижче). Про це зазначено у ч. 2 ст. 83 ТК РФ.

Звільнення «термінника»

Буває, що терміновик, якого прийняли на роботу тимчасово виконувати обов'язки відпускника, захворів. На його місце взяли на роботу нового працівника, з яким також уклали терміновий трудовий договір. Чи можна звільнити першого терміновика до закінчення терміну дії його договору? Згадаймо про загальне правило, яке забороняє звільняти працівника з ініціативи роботодавця в період його тимчасової непрацездатності та у період перебування у відпустці (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Виняток становлять лише випадки ліквідації організації чи припинення діяльності індивідуальним предпринимателем. Такий висновок також підтверджує постанову ФАС ПівнічноКавказького округу від 23.08.2011 у справі № А32-6455/2010, де робітницю «строковицю», яка перебуває у щорічній оплачуваній відпустці, звільнили з ініціативи роботодавця.

Літо – довгоочікуваний час для співробітників та справжній головний біль для кадровиків. Адже тимчасова відсутність навіть одного лінійного фахівця потребує перерозподілу людських ресурсів. Як і ким замінити працівника, який іде у відпустку?

Поєднання посад

Мабуть, це найпоширеніший спосіб заміни співробітника, що відпочиває. І тут функції відпускника виконує його колега, продовжуючи у своїй займатися своїми основними обов'язками, прописаними у трудовому договорі (ст. 60. 2 Трудового кодексу РФ). Звичайно, працюючи «за себе і за того хлопця» співробітник має право розраховувати на збільшення заробітної плати. Відповідно до статті 151 ТК РФ, розмір доплати встановлюється за згодою сторін трудового договору з урахуванням змісту та обсягу додаткової роботи.

«Для покладання на співробітника додаткової роботи необхідно оформити письмову угоду до трудового договору, – пояснює Ганна Брандукова, провідний спеціаліст Департаменту трудового права та кадрового діловодства ТОВ Центр абонентського обслуговування. - У ньому має бути прописаний перелік обов'язків, які додатково доручаються працівникові, терміни суміщення, а також розмір доплати». Якщо обов'язки відпускника виконує декілька осіб, то додаткова трудова угода має бути укладена з кожною з них.

Тим часом працівник, який тимчасово виконує обов'язки колеги, протягом усього терміну суміщення має право відмовитися від додаткового «навантаження», так само як і роботодавець має право достроково припинити угоду. Обидві сторони повинні повідомити один одного про це рішення не пізніше ніж за три дні (ст. 60. 2 ТК РФ).

Тимчасовий переклад

У разі тимчасового переведення співробітника на посаду відпускника він на якийсь час звільняється від основних обов'язків і повністю замінює відпочиваючого спеціаліста. Порядок оформлення трудових відносин такий самий, як і в попередньому пункті - необхідно укласти із співробітником додаткову угоду.

За певних обставин тимчасове переведення працівника відбувається без укладання додаткової угоди. Наприклад, у разі катастрофи природного чи техногенного характеру, виробничої аварії, нещасного випадку на виробництві та інших надзвичайних ситуаціях. Термін тимчасової роботи не повинен перевищувати одного місяця. Оплата праці працівника провадиться по виконуваній роботі, але вона повинна бути не меншою за середній заробіток за колишнім місцем роботи (ст. 72. 2 ТК РФ).

Також варто зазначити: якщо після закінчення терміну перекладу колишня посада тимчасовому співробітнику не надана і він сам цього не зажадав і продовжує працювати, то умова угоди про тимчасовий характер перекладу втрачає чинність і переклад вважається постійним.

Внутрішнє сумісництво

Виконувати обов'язки працівника, що перебуває у відпустці, можна і за сумісництвом. У цьому випадку співробітник працює повний робочий день на своєму основному місці, а після закінчення займається справами відпускника. Такий вид заміщення вимагає оформлення нового трудового договору, у якому має бути зазначено, що робота є сумісництвом. Також видається наказ про прийом працювати, і співробітника оформляється окрема картка. Крім того, за бажанням фахівця до його трудової книжки вноситься відповідний запис.

Згідно зі статтею 284 ТК РФ, тривалість роботи за сумісництвом не може перевищувати 4 години на день. У дні, коли за основним місцем роботи співробітник вільний від виконання трудових обов'язків, може працювати за сумісництвом повний робочий день (зміну).

Проте не варто розцінювати заміщення колеги виключно як трудовий обов'язок. Потрібно пам'ятати, що робота в компанії - це не лише заробіток грошей, а й певна відповідальність за її розвиток. «Робота в команді – дуже важливий елемент будь-якої структури, – вважає Софія Баженова, керівник відділу персоналу групи компаній “Елком”. - Якщо сьогодні ти допоможеш, то завтра допоможуть тобі. У деяких організаціях побудована ціла система взаємозамінності співробітників. Наприклад, у нашій компанії менеджер з продажу обов'язково повинен мати партнера, і якщо один перебуває у відпустці або у відрядженні, інший може виконувати його роботу та вести його клієнтську базу. Звичайно, будь-яка додаткова праця має бути гідно оцінена. Наші співробітники, які встигають робити не тільки свою роботу, а й додатково поєднувати, регулярно винагороджуються і завжди заслуговують на подяку компанії».

Однак далеко не завжди організація може підібрати заміну співробітнику, що відпочиває. Наприклад, якщо штат компанії нечисленний або якщо відпускник є "вузьким" фахівцем, рівного якому на підприємстві немає. У цьому випадку виходом із ситуації може стати залучення людських ресурсів ззовні.

Зовнішнє сумісництво

Є практично повним аналогом внутрішнього сумісництва – порядок оформлення ідентичний. Різниця полягає в тому, що працівник за сумісництвом раніше не працював на цьому підприємстві, тому часу на його навчання може бути витрачено більше.

Строковий трудовий договір

Для заміни відпускника можна укласти терміновий трудовий договір із тимчасовим працівником. Порядок оформлення трудових відносин у цьому випадку такий самий, як і під час укладання договору на невизначений термін. Але є й невеликі відмінності. «У терміновому договорі обов'язково прописуються причини та підстави його укладання з посиланням на відповідну статтю ТК РФ, а також терміни його дії, – пояснює Ганна Брандукова. - При цьому термін може визначатися як конкретною датою, так і настанням будь-якої події».

Останній пункт особливо важливий при заміщенні співробітника, що відпочиває. Нерідко виникає ситуація, коли працівник спізнюється з виходом із відпустки, наприклад, через несподівану хворобу. Якщо ж у терміновому трудовому договорі заміщуючого співробітника вказано конкретну дату закінчення роботи, але він продовжує працювати, то відносини з роботодавцем стають безстроковими. Це означає, що при виході відпускника доведеться шукати якусь причину звільнення тимчасового співробітника.

Ганна Брандукова звертає увагу на те, що у разі багаторазового укладання строкового трудового договору за тією ж трудовою функцією суд може визнати такий договір укладеним на невизначений термін (пункт 14 Постанови Пленуму Верховного Суду РФ від 17.03.2004 № 2 «Про застосування судами Російської Федерації Трудового кодексу Російської Федерації»).

Трудовий кодекс пропонує різні варіанти заміщення відпускника. Але найголовніше, про що варто пам'ятати співробітнику та роботодавцю, - будь-які трудові відносини обов'язково мають бути закріплені юридично.

Держава гарантує своїм громадянам не лише право на працю, а й щорічне право на відпочинок. Коли співробітник йде у відпустку, слід доручити виконання його професійних обов'язків комусь іншому. Як оформити заміщення на час відпустки працівника із дотриманням вимог законодавства? Як сплатити працю працівника, який працює і за себе, і за відпочиваючого колегу? А як бути, якщо у відпустку йде керівник організації чи головний бухгалтер?

Як оформити заміщення працівника?

Якщо працівник іде у відпустку кілька днів, то необхідності шукати заміну у роботодавця зазвичай немає. Але якщо відпустка тривала, наприклад, декретна, то слід знайти нового працівника або доручити комусь виконання цих обов'язків.

Роботодавець може вчинити так:

Заміщення співробітника через найм за строковим трудовим договором

Одним із варіантів заміщення співробітника на час відпустки є. Таким чином організація може прийняти співробітника з боку виконання трудових обов'язків працівника, який пішов у відпустку. Але строковий трудовий договір може бути оскаржено в суді при подальшому звільненні тимчасового працівника, якщо не буде надано доказів виходу на роботу основного. Якщо в угоді написано, що працівник приймається до повернення з відпустки іншого працівника, то звільнити його можна після цієї події. Розірвання трудового договору до закінчення періоду, зазначеного у ньому, буде незаконним і може бути оскаржено до суду. У цьому випадку роботодавцю доведеться сплатити час вимушеного прогулу за весь період, доки триватимуть судові позови. Одним із варіантів заміщення може бути найм віддаленого співробітника (фрілансера), → .

У документі необхідно вказати період дії та підстави для його укладання, наприклад, надання відпустки працівникові. Якщо з основою все зрозуміло, то питання терміну дії трудових відносин дуже неоднозначне. Коли чітко відомо, на який час надається відпустка, то проблем із відображенням терміну у договорі виникати не повинно. Але можливо, що співробітник, який пішов у відпустку, захворів у цей період і вийшов на роботу пізніше. Адже якщо в угоді вказано один термін, а працівник продовжує працювати після його завершення, то вона може стати постійною. Щоб уникнути такої проблеми, рекомендується вказувати не точну дату завершення трудових відносин, а формулювання «на період тимчасової відсутності (П.І.Б. працівника, якого замінюють)».

Заміщення працівника через суміщення кількох професій

Щоб правильно оформити заміщення працівника на час його відпустки, слід отримати письмову згоду на суміщення посад. Цей варіант, як правило, економічно підходить роботодавцю більше. Витрати на оплату у разі поєднання посад менші, ніж заробітна плата нового працівника, прийнятого на роботу. Працівник, який поєднує обов'язки, не звільняється від своєї роботи.

При оформленні суміщення на встановлений період необхідно правильно скласти наказ.Часто в цьому документі не вказують термін, протягом якого буде здійснюватись доплата за суміщення. У такому разі зняти їх із працівника не можна, він матиме право на отримання виплат, і суд надалі підтвердить це.

Можлива ситуація, коли співробітник не погоджується тимчасово виконувати функціональні обов'язки іншого. Змусити його роботодавець неспроможна, будь-які дії у цьому напрямі будуть протизаконними і може мати серйозні неприємні наслідки в організацію.

Усі рішення щодо виконання додаткових обов'язків працівником повинні оформлюватися письмово. Усні домовленості немає ніякої сили, що неспроможні бути основою наступної оплати.

Поєднання професій є виконання додаткових обов'язків з іншої професії. Якщо працівник виконуватиме додаткові обов'язки за своєю професією (посадою), це оформляється як збільшення обсягу работ.

Оформляючи поєднання професій, важливо дотриматись певного порядку дій:

• укласти додаткову угоду до трудового договору з обов'язковим відображенням терміну виконання додаткових функцій, їх характеру та величини доплати;
• скласти наказ про суміщення. Форма документа довільна, але слід відобразити такі реквізити – обов'язки, термін суміщення, розмір доплати;
• отримати розпис співробітника про ознайомлення із наказом.

Трудові функції відсутнього можна передати не одному, а розподілити між кількома працівниками. У такому разі з кожним слід укласти додаткові угоди до трудового договору, письмово відобразити обов'язки та оплату, заручитися письмовою згодою працівника.

Заміщення працівника через тимчасове переведення

Не вимагають письмової згоди випадки, пов'язані з виробничою необхідністю (аварії, нещасні випадки з виробництва і т.д.). Але такий переказ можливий лише на один місяць. При цьому оплата праці має бути не нижчою за середню зарплату на попередній роботі, обов'язково складання наказу з письмовою відміткою про ознайомлення з ним співробітника.

Тимчасовий переклад можливий на період, коли відсутній працівник знову розпочне виконання своїх обов'язків.

При тимчасовому перекладі слід скласти:

• додаткову угоду до трудового договору;
• наказ;
• заручитись письмовою відміткою співробітника про ознайомлення з наказом.

Особливо ретельного підходу вимагає оформлення працівників, які заміняють матеріально-відповідальних осіб.

Внутрішнєта зовнішнє сумісництво

Характерною відмінністю в оформленні внутрішнього сумісництва є укладання окремої трудової угоди. Пов'язано це з тим, що працівник робитиме нову роботу в інший, вільний від основної праці час. Цей документ можна укласти з тими особами, на яких не поширюються обмеження, відображені у ст. 282 ТК (вік до 18 років, шкідливі чи небезпечні умови праці тощо). У трудовому угоді має бути зазначено, що працівник приймається посаду за умов сумісництва.

Порядок оформлення внутрішнього сумісництва:

• видання наказу про прийняття на роботу за сумісництвом;
• ознайомлення працівника із наказом під розпис;
• внесення запису до трудової книжки;
• заповнення окремої особистої картки.

За зовнішніми сумісниками зберігається та ж послідовність документального оформлення, перелік обмежень, тривалість роботи та порядок оплати, що й для внутрішніх.

Як відбувається заміщення керівника

До заміщення керівника на час відпустки висуваються певні вимоги. Зазвичай це зобов'язання доручається заступника, у трудовому договорі якого така обставина обумовлено. Це дозволяє не видавати жодних додаткових угод. Якщо ж така можливість у трудовій угоді не обумовлена, необхідно видати наказ про заміщення керівника. Також порядок заміщення керівника можна відобразити у посадовій інструкції заступника. У цьому документі слід зазначити, чи має право підпису заступник під час відсутності керівника.

Відповіді на актуальні запитання

Відповідь.Оплату праці під час заміщення голови слід проводити згідно з наказом, який слід видати керівнику перед відходом у відпустку. У період суміщення обов'язків, збільшення обсягів роботи заступнику належить доплата, величина якої встановлюється за згодою сторін залежно від обсягу додаткових функцій. Якщо ж наказом чи додатковою угодою не передбачено доплату, то оплата праці залишиться на цей період у колишньому розмірі.

Запитання №2.Керівник підприємства пішов у чергову відпустку. На період відпочинку директора його обов'язки наказом доручено виконувати головному інженеру. Як правильно це класифікувати, як заміщення чи поєднання? Чи потрібно робити доплату?

Відповідь.Оскільки головний інженер не припиняє виконувати свої професійні обов'язки на час заміщення директора, це слід розцінювати як поєднання. Тому необхідно провадити доплату працівникові. Розмір доплати визначається угодою сторін. Закон не регламентує ні мінімального, ні максимального розміру такої доплати.

Запитання №3.Графік продавця в магазині "шість днів через шість". У вересні один продавець іде у відпустку, другий працюватиме за нього після своєї зміни. Чи допустимо це? Як оплачувати працю під час заміщення?

Відповідь.Такий випадок не стосується заміщення співробітника. Це робота у вихідні дні. За згодою працівника закон цього не забороняє. Основний аспект полягає в оплаті праці. Оскільки це робота у вихідні дні, то роботодавцю доведеться сплачувати її не менше, ніж у подвійному розмірі.

Запитання №4.Головний бухгалтер йде у відпустку. Чи може право другого підпису отримати директор, а решта обов'язків на цей період покласти на бухгалтера із зарплати?

Відповідь. Ні. Надати директору можливість підписувати фінансові документи за себе та головного бухгалтера не можна. Перед відходом у відпустку головного бухгалтера необхідно звернутися до обслуговуючого банку із заявою про зміну зразків підписів у картці та передати право другого підпису іншому співробітнику. Крім того, необхідно укласти додаткову угоду з бухгалтером із заробітної плати з відображенням суми доплати за суміщення. Потім потрібно видати наказ про передачу обов'язків головбуху бухгалтеру із зарплати та вказати, що право підпису фінансових документів не передається.

Запитання №5.Як правильно провести документальне оформлення заміщення обов'язків касира головним бухгалтером на період перебування його у черговій відпустці?

Відповідь.Перед наданням касиру чергової відпустки потрібно скласти додаткову угоду до трудового договору з працівником, який його замінюватиме. У цьому документі слід відобразити величину доплати, якщо така буде здійснюватися. Крім того, виконання обов'язків касира вимагає укладання договору про повну матеріальну відповідальність. Потім слід видати наказ про суміщення. Касир повинен передати справи головному бухгалтеру, навіщо обов'язково проводиться інвентаризація каси.